Tarnowskie Góry, dnia 04.02.2021 r.

KNT.1712.7.2020

Pani
Joanna Krawczyńska
Naczelnik Wydziału 
Inwestycji i Drogownictwa
Starostwa Powiatowego
w Tarnowskich Górach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

     Na podstawie § 26 ust.1 Zasad i trybu przeprowadzania kontroli wewnętrznych (zarządzenie nr 97/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 02 października 2018 roku), w związku z przeprowadzoną kontrolą w Wydziale Inwestycji i Drogownictwa Starostwa Powiatowego, ul. Karłuszowiec 5, 42-600 Tarnowskie Góry w temacie: „Prawidłowość procedury zawierania umów”, przesyłam niniejsze wystąpienie pokontrolne.
   W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w okresie od 08.12.2020r. do 14.01.2020 r. stwierdzono następujące nieprawidłowości: 
1. niezgodny z § 2 ust. 5 pkt 1 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r. w sprawie ustalenia procedury opiniowania, podpisywania i rejestracji umów i porozumień w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach oraz wprowadzenia wzoru umów, porozumień i aneksów do umów i porozumień zawieranych przez Powiat Tarnogórski:
‒ brak podpisu osoby sporządzającej na ostatniej stronie na 2 projektach umów, 12 umowach oraz 2 aneksach do umów, 
‒ brak opatrzenia pieczęcią podpisu osoby sporządzającej na ostatniej stronie na 2 projektach umów, 26 umowach oraz 2 aneksach do umów, 
‒ brak opatrzenia datą podpisu osoby sporządzającej na ostatniej stronie na 3 projektach umów, 44 umowach oraz 6 aneksach do umów, 
‒ brak parafowania stron 12 umów przez osobę sporządzającą,
2. niezgodny z § 2 ust.5 pkt 2 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.:
‒ brak podpisu Naczelnika Wydziału Merytorycznego na 1 aneksie do umowy, 
‒ brak opatrzenia pieczęcią podpisu Naczelnika Wydziału Merytorycznego na ostatniej stronie na 1 umowie oraz 1 aneksie do umowy, 
‒ brak opatrzenia datą podpisu Naczelnika Wydziału Merytorycznego na ostatniej stronie na 1 projekcie umowy, 3 umowach oraz 1 aneksie do umowy, 
‒ brak parafowania stron 8 umów przez Naczelnika Wydziału Merytorycznego,
3. niezgodny z § 2 ust.5 pkt 4 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.:
‒ brak podpisu Naczelnika Wydziału Współdziałającego na ostatniej stronie na 1 projekcie umowy, 
‒ brak opatrzenia pieczęcią podpisu Naczelnika Wydziału Współdziałającego na ostatniej stronie na 1 projekcie umowy oraz 1 umowie, 
‒ brak opatrzenia datą podpisu Naczelnika Wydziału Współdziałającego na ostatniej stronie na 1 projekcie umowy oraz 1 umowie,
4. niezgodny z § 2 ust.5 pkt 5 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.:
‒ brak podpisu Skarbnika na ostatniej stronie na 1 umowie,
‒ brak opatrzenia pieczęcią podpisu Skarbnika na ostatniej stronie na 1 umowie,
‒ brak opatrzenia datą podpisu Skarbnika na ostatniej stronie na 12 projektach umów, 42 umowach oraz 13 aneksach do umów,
5. niezgodny z § 2 ust.5 pkt 6 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.:
‒ brak podpisu Radcy Prawnego na ostatniej stronie na 3 umowach oraz 1 aneksie do umowy,
‒ brak opatrzenia pieczęcią podpisu Radcy Prawnego na ostatniej stronie na 3 umowach oraz 1 aneksie do umowy,
‒ brak opatrzenia datą podpisu Radcy Prawnego na ostatniej stronie na 4 projektach umów, 16 umowach oraz 2 aneksach do umów,
6. niezgodny z § 2 ust.5 pkt 7 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r. brak opatrzenia pieczęcią podpisu osoby reprezentującej Powiat na ostatniej stronie jednego projektu umowy,
7. przekazanie dwóch umów do Wydziału Administracji i Zarządzania celem umieszczenia ich w rejestrze umów Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach po upływie 5 dni roboczych od dnia ich zawarcia, co niezgodne jest z § 6 ust. 1 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
8. dołączenie do dwóch umów, przekazanych do Wydziału Administracji i Zarządzania celem umieszczenia ich w rejestrze umów Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach, których daty zawarcia są dawniejsze niż termin określony w § 6 ust. 1 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r., kserokopii kopert z datą wpływu umowy do Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach, co niezgodne jest z § 6 ust. 3 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
9. przekazanie jednej umowy zlecenia do Biura Kadr w celu wykonania obowiązków płatnika składek, szóstego dnia roboczego licząc od dnia zawarcia umowy, co niezgodne jest z § 6 ust. 2 pkt 1 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
10. wpisanie w nagłówku jednego aneksu do umowy numeru zmienianej umowy pod którym została ona wprowadzona do rejestru umów Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach, co niezgodne jest ze wzorem Załącznika nr 5 do Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
11. jednostronne wydrukowanie 12 umów, co niezgodne jest z § 10 ust. 3 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
12. sporządzenie oraz przekazanie do podpisywania 8 umów oraz 2 aneksów do umów przed zaakceptowaniem ich projektów przez osoby reprezentujące Powiat, co niezgodne jest z § 3 ust. 1 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
13. brak na jednej karcie obiegowej do aneksu do umowy daty przyjęcia, daty przekazania, podpisu i pieczęci osoby reprezentującej Powiat - Członka Zarządu, co niezgodne jest z § 8 ust. 4 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
14. prowadzenie wydziałowego Rejestru umów niezgodnego ze wzorem ustalonym w Załączniku nr 2 do Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.
   W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: KNT.1712.7.2020, wnoszę o:
1. zapewnienie dopełniania wszystkich czynności składających się na procedurę opiniowania i podpisywania projektów umów/aneksów do umów oraz oryginałów umów/aneksów do umów określonych w § 2 ust. 5 pkt 1, 2, 4, 5, 6 i 7 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.:
2. zapewnienie kompletności adnotacji nanoszonych na kartach obiegowych do projektów umów/aneksów do umów oraz oryginałów umów/aneksów do umów zgodnie z § 8 ust. 4 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
3. przekazywanie umów do Wydziału Administracji i Zarządzania celem umieszczenia ich w rejestrze umów Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania podpisanej umowy bądź zawarcia umowy, zgodnie z § 6 ust. 1 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
4. dołączanie do umów przekazywanych do Wydziału Administracji i Zarządzania celem umieszczenia ich w rejestrze umów Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach, w przypadku gdy data ich zawarcia jest dawniejsza niż termin określony w § 6 ust.1 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r., oryginałów kopert z datą wpływu umowy do Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach, zgodnie z § 6 ust. 3 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
5. przekazywanie umów zlecenia do Biura Kadr w celu wykonania obowiązków płatnika składek w następnym dniu roboczym licząc od dnia zawarcia umowy zgodnie z § 6 ust. 2 pkt 1 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
6. wpisywanie w nagłówkach aneksów do umów numeru zmienianej umowy, zgodnie ze wzorem określonym w  Załączniku nr 5 do Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
7. dwustronne drukowanie umów, zgodnie z § 10 ust. 3 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
8. sporządzanie oraz przekazywanie do podpisywania umów oraz aneksów do umów po zaakceptowaniu przez osoby reprezentujące Powiat projektów tych umów i aneksów do umów, zgodnie z § 3 ust. 1 Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.,
9. prowadzenie wydziałowego Rejestru umów zgodnie ze wzorem ustalonym w Załączniku nr 2 do Zarządzenia nr 120/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 18.12.2018 r.
     Na podstawie § 26 ust. 6 Zasad i trybu przeprowadzania kontroli wewnętrznych (zarządzenie nr 97/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 02 października 2018 r.), proszę o udzielenie w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji wskazującej sposób realizacji zaleceń pokontrolnych.

Dokument sporządził:
Inspektor w Wydziale Kontroli Andrzej Dembończyk

Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Krystyna Kosmala