Tarnowskie Góry, dnia 20 września 2017 roku
AKN.1712.4.2017
Pani
Elżbieta Susek
Naczelnik
Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu Starostwa Powiatowego
w Tarnowskich Górach
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie § 31 zarządzenia nr 48/2015 Starosty Tarnogórskiego z dnia 16 października 2015 roku w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz w powiatowych służbach, inspekcjach i strażach związanych z budżetem Powiatu Tarnogórskiego, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Wydziale Edukacji, Kultury i Sportu Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach, przesyłam Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne.
W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach w temacie: „Prawidłowość procedury udzielania zamówień publicznych realizowanych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych”, stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Panią jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1) braku adnotacji „nie dotyczy” przy klauzuli dotyczącej uzgodnienia zamówienia z wnioskiem aplikacyjnym i umową o dofinansowanie ze środków zewnętrznych na wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 30.000,00 Euro znak: AZ.ZP.272.3.308.2016, co niezgodne jest z załącznikiem nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień przez komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach (Uchwała nr 3/18/2014 Zarządu Powiatu Tarnogórskiego z dnia 15 grudnia 2014 roku) oraz na wniosku o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 30.000,00 złotych netto znak: AZ.272.3.131.2017, co niezgodne jest z załącznikiem nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień przez komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach (Uchwała nr 185/747/2016 Zarządu Powiatu Tarnogórskiego z dnia 22 grudnia 2016 roku),
2) braku parafowania przez osobę sporządzającą i Naczelnika wydziału merytorycznego oraz braku pieczęci imiennej wraz z podpisem i daty podpisu osoby sporządzającej i Naczelnika wydziału merytorycznego na Porozumieniu nr 4 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 05 grudnia 2016 roku, co niezgodne jest z § 3 ust. 2 w związku z § 2 ust. 5 pkt 1 i pkt 2 zarządzenia nr 44/2014 Starosty Tarnogórskiego z dnia 24 lipca 2014 roku w sprawie ustalenia procedury opiniowania, podpisywania i rejestracji umów i porozumień w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach oraz wprowadzenia wzoru umów, porozumień i aneksów do umów i porozumień zawieranych przez Powiat Tarnogórski z późn. zm.,
3) niezgodnym ze stanem faktycznym opisie faktury VAT nr F/000052/05/17/CKPiDZ z dnia 24 maja 2017 roku pod kątem zamówienia publicznego, co niezgodne jest z § 5 Regulaminu udzielania zamówień przez komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach (Uchwała nr 185/747/2016 Zarządu Powiatu Tarnogórskiego z dnia 22 grudnia 2016 roku), a także pkt 5 w związku z pkt 2 ppkt 4 Rozdziału III Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach (Zarządzenie nr 33/2011 Starosty Tarnogórskiego z dnia 12 kwietnia 2011 roku).
W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: AKN.1712.4.2017, zobowiązuję do:
1) zamieszczania adnotacji „nie dotyczy” przy klauzuli dotyczącej uzgodnienia zamówienia z wnioskiem aplikacyjnym i umową o dofinansowanie ze środków zewnętrznych na wnioskach o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, finansowanych w całości ze środków budżetowych Powiatu Tarnogórskiego, zgodnie z załącznikiem nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień przez komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach (Uchwała nr 185/747/2016 Zarządu Powiatu Tarnogórskiego z dnia 22 grudnia 2016 roku),
2) parafowania każdej strony umowy, aneksu i porozumienia przez osobę sporządzającą i Naczelnika wydziału merytorycznego oraz opatrywania pieczęcią imienną wraz z podpisem i datą podpisu osoby sporządzającej i Naczelnika wydziału merytorycznego na stronie ostatniej umów, aneksów i porozumień, zgodne z § 3 ust. 2 w związku z § 2 ust. 5 pkt 1 i pkt 2 zarządzenia nr 91/2017 Starosty Tarnogórskiego z dnia 15 września 2017 roku w sprawie ustalenia procedury opiniowania, podpisywania i rejestracji umów i porozumień w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach oraz wprowadzenia wzoru umów, porozumień i aneksów do umów i porozumień zawieranych przez Powiat Tarnogórski,
3) opisywania faktur VAT pod kątem zamówień publicznych w sposób zgodny ze stanem faktycznym, zgodnie jest z § 5 Regulaminu udzielania zamówień przez komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach (Uchwała nr 185/747/2016 Zarządu Powiatu Tarnogórskiego z dnia 22 grudnia 2016 roku), a także pkt 5 w związku z pkt 2 ppkt 4 Rozdziału III Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach (Zarządzenie nr 33/2011 Starosty Tarnogórskiego z dnia 12 kwietnia 2011 roku).
Jednocześnie oczekuję od Pani w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji wskazującej sposób realizacji zalecenia pokontrolnego.