Zarządzenie Starosty Tarnogórskiego nr 9/2011 z dnia 04.02.2011 roku w sprawie ustalenia procedury rejestracji, opiniowania i podpisywania umów i porozumień

Zarządzenie nr 9/2011
Starosty Tarnogórskiego
z dnia 4.02.2011 r.

w sprawie:
ustalenia procedury rejestracji, opiniowania i podpisywania umów i porozumień.

Działając na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz. 1592 z późn.  zm.) oraz § 43, ust. 2, lit. a) Regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach przyjętego uchwałą
Nr XLV/425/2009 Rady Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 24 listopada 2009 r. ze zmianami

Zarządzam,
co następuje:

§ 1

1. Projekty umów i porozumień są przygotowywane przez wydziały merytorycznie odpowiedzialne za załatwienie sprawy, której umowa i porozumienie dotyczy.
2. Projekty umów i porozumień, których stroną jest Powiat Tarnogórski, przed sporządzeniem właściwych dokumentów i przedłożeniem ich do podpisu przez osoby reprezentujące, muszą być zaopiniowane, zaparafowane i opatrzone pieczęcią przez Radcę Prawnego lub Adwokata.
3. Projekty umów i porozumień skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych wymagają kontrasygnaty Skarbnika Powiatu opatrzonej pieczęcią.
4. Projekty umów na pracę zleconą, umów o dzieło i umów o świadczenie usług przed przedłożeniem do podpisu przez osoby reprezentujące wymagają uzyskania akceptacji Biura Kadr.
5. Czynności określone w ust. 2, 3 i 4 dokonuje się na jednym egzemplarzu projektu umowy/porozumienia oznaczonym literą "P", który przedstawia się do akceptacji  osób reprezentujących Powiat i wskazanych w treści umowy/porozumienia.
6. Po uzyskaniu na egzemplarzu "P" wymaganych opinii i akceptacji, przedstawia się do podpisu przez osoby reprezentujące Powiat,  oryginały umów i porozumień, w treści zgodnej z zaakceptowanym projektem. Wszystkie oryginały umów i porozumień, dwa lub trzy egzemplarze, muszą zawierać podpisy: Członka Zarządu, upoważnionego Kierownika/Naczelnika komórki organizacyjnej, Radcy Prawnego lub Adwokata i, jeśli jest to wymagane, Skarbnika Powiatu oraz osób, z którymi dokonano uzgodnień. W przypadku nieobecności Naczelnika komórki organizacyjnej umowę lub porozumienie podpisuje drugi Członek Zarządu. 
7. W przypadku umów /porozumień dotyczących inwestycji budowlanych, Starosta Powiatu Tarnogórskiego może zwołać specjalne spotkanie w celu uzyskania akceptacji osób wskazanych w treści umowy/porozumienia.
W powyższym spotkaniu oprócz Naczelnika/Kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za realizację umowy/porozumienia uczestniczą: Radca Prawny i, jeśli wymagana jest kontrasygnata - Skarbnik Powiatu oraz osoby reprezentujące Powiat Tarnogórski, wskazane w treści umowy/porozumienia. Podpisanie oryginałów umów/porozumień, w trzech egzemplarzach, nastąpi w trakcie spotkania, po dokonaniu ewentualnych korekt przez wydział merytoryczny.
8. Naczelnik Wydziału dokonującego uzgodnienia parafuje umowę lub porozumienie i opatruje pieczęcią.
9. Egzemplarz "P" przechowywany jest w wydziale sporządzającym umowę  i sprawującym nadzór nad jej realizacją.
10. Zobowiązuje się komórki merytoryczne do przekazywania do Wydziału Organizacyjnego wszystkich oryginalnych egzemplarzy umów i porozumień przeznaczonych dla Powiatu celem umieszczenia ich w rejestrze umów i porozumień Starostwa Powiatowego. W przypadku umów i porozumień skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych przez Powiat Tarnogórski, jeden egzemplarz umowy, porozumienia lub kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem Wydział Organizacyjny przekazuje do Wydziału Budżetu i Finansów.
11. Wpisania daty wejścia w życie umowy i jej przekazania stronie dokonuje właściwy wydział nadzorujący realizację umowy. Przekazanie umowy następuje po spełnieniu przez strony wszystkich niezbędnych warunków do jej podpisania, dotyczy to w szczególności wypłacenia kaucji przez najemcę przed podpisaniem umowy najmu, jeżeli jest ona wymagana w danym przypadku.
12. Za dopełnienie wszystkich warunków niezbędnych do podpisania umowy i wpisanie daty wejścia umowy
w życie odpowiada naczelnik właściwego wydziału nadzorującego realizację umowy.

§ 2

Umowy/porozumienia zawierane pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Powiatu Tarnogórskiego przed ich zawarciem muszą uzyskać akceptację Zarządu Powiatu.

§ 3

Umowy sporządzone na podstawie wzorów stanowiących załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie wymagają sporządzania projektu.

§ 4

1. W celu usprawnienia i skrócenia czasu uzgadniania umów i porozumień, zarówno na etapie projektu jak
i dokumentu ostatecznego, wprowadza się kartę obiegową umowy i porozumienia (wzór karty zawiera załącznik do niniejszego Zarządzenia).
2. Karta obiegowa umowy lub porozumienia jest sporządzana i dołączana do dokumentu przez komórkę organizacyjną sporządzającą dany dokument.
3. Umowy i porozumienia, zaparafowane przez naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej sporządzającej je,
z załączoną kartą obiegową, są składane w komórce organizacyjnej, która jako pierwsza figuruje na karcie obiegowej. Dalej dokumenty te są przekazywane zgodnie z załączoną kartą obiegową kolejnym komórkom organizacyjnym. Po zakończeniu obiegu dokumenty są przekazywane do właściwych komórek organizacyjnych.
4. Osoby dokonujące uzgodnień umów i porozumień oraz podpisujące je zobowiązane są do umieszczenia na karcie obiegowej odpowiednich adnotacji zawierających: datę przyjęcia, datę przekazania do kolejnej komórki organizacyjnej, podpisy, pieczęcie imienne, uwagi.
5. Karty obiegowe przechowywane są w komórce sporządzającej daną umowę i porozumienie wraz z projektem dokumentu, zgodnie z § 1 Zarządzenia.

§ 5

Traci moc obowiązującą Zarządzenie nr 104/2009 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 17 grudnia 2009 roku
w sprawie ustalenia procedury rejestracji, opiniowania i podpisywania umów i porozumień.

§ 6

Za wykonanie Zarządzenia odpowiedzialni są naczelnicy i kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach.

§ 7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Dokument utworzono: Wydział Organizacyjny
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski - Lucyna Ekkert