Zarządzenie Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 22/2009 z dnia 23.03.2009 roku w sprawie wprowadzenia procedury przeprowadzenia służby przygotowawczej wraz z egzaminem kończącym służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach

ZARZĄDZENIE NR 22/2009
STAROSTY POWIATU TARNOGÓRSKIEGO
Z DNIA 23 MARCA 2009R.

Na podstawie art.19 ust.8 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223 poz.1458) w związku z art.34 ust.1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001r. Nr 142 poz.1592 z późn. zm.) oraz § 46 ust. 2  lit.a  Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach (Uchwała Nr XXVIII/274/2008 Rady Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 26 sierpnia 2008r.)

zarządzam, co następuje:

Wprowadza się procedurę przeprowadzania służby przygotowawczej wraz z egzaminem kończącym służbę  dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach, w następującej treści:

§1

Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
- Staroście - rozumie się przez to Starostę Powiatu Tarnogórskiego,
- Sekretarzu - rozumie się przez to Sekretarza Powiatu Tarnogórskiego,
- Starostwie - rozumie się przez to Starostwo Powiatowe w Tarnowskich Górach
- naczelniku - rozumie się przez to naczelnika wydziału, kierownika komórki organizacyjnej lub samodzielne stanowisko pracy
- pracowniku - rozumie się przez to pracownika, który po raz pierwszy podejmuje pracę na stanowisku 
urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku, który nie był wcześniej zatrudniony w urzędach określonych w art.2 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223 poz.1458) i nie odbył służby przygotowawczej zakończonej zdaniem egzaminu z wynikiem pozytywnym
- komisji - rozumie się przez to Komisję Egzaminacyjną

§2

I. Przepisy ogólne.
1. Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych.
2. Bezpośredni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem egzaminów dla pracowników Starostwa sprawuje Sekretarz.
3. Wszyscy pracownicy Starostwa, w szczególności naczelnicy są zobowiązani do współpracy w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.
4. Pozytywny wynik egzaminu kończącego służbę przygotowawczą jest warunkiem dalszego zatrudnienia pracownika.
5. Procedura przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu końcowego określa w szczególności:
1) sposób skierowania pracownika do służby przygotowawczej i czas jej trwania,
2) osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie służby przygotowawczej,
3) zakres służby przygotowawczej,
4) zasady zwalniania z obowiązku odbywania służby przygotowawczej,
5) powołanie komisji przeprowadzającej egzamin kończący służbę przygotowawczą,
6) sposób przeprowadzenia końcowego egzaminu.

§3

II.   Skierowanie do odbycia służby przygotowawczej i czas jej trwania.
1. Do odbycia służby przygotowawczej pracownik zostaje skierowany, nie wcześniej niż po upływie jednego miesiąca od zatrudnienia i nie później niż przed upływem dwóch miesięcy od zatrudnienia.
2. Służba przygotowawcza trwa od jednego miesiąca do trzech miesięcy i jest odbywana bez przerwy.
3. Termin i okres odbywania służby przygotowawczej uzależniony jest od wiedzy i kwalifikacji pracownika, zdolności do nabywania umiejętności niezbędnych na zajmowanym stanowisku urzędniczym i dotychczasowego przebiegu zatrudnienia w Starostwie.
4. Decyzję w sprawie skierowania pracownika do służby przygotowawczej podejmuje Starosta, biorąc pod uwagę poziom przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska oraz na podstawie opinii naczelnika wydziału, w którym pracownik jest zatrudniony. W decyzji określa się termin skierowania oraz okres trwania służby.
5. Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w pracy, spowodowanej przyczyną losową. Czasu takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.
6. Na umotywowany wniosek naczelnika, Starosta może zwolnić z obowiązku odbywania służby przygotowawczej pracownika, którego wiedza i umiejętności umożliwiają należyte wykonywanie obowiązków służbowych.
Powyższe nie zwalnia pracownika z obowiązku przystąpienia do egzaminu, o którym mowa w §6.

§4

III. Zakres tematyczny służby przygotowawczej.
1. Zakres służby przygotowawczej określony w decyzji Starosty obejmuje zapoznanie się zadaniami i strukturą organizacyjną Starostwa oraz podstawowymi aktami prawnymi normalizującymi jego funkcjonowanie, w tym w szczególności:
a) ustawy o samorządzie powiatowym,
b) ustawy o pracownikach samorządowych,
c) Statutu Powiatu Tarnogórskiego,
d) Regulaminu Organizacyjnym Starostwa,
e) kodeksu postępowania administracyjnego,
f) ustawy o ochronie danych osobowych,
g) ustawy o informacji niejawnej,
h) ustawy - prawo zamówień publicznych,
i) instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu,
j) innych aktów prawnych, merytorycznie związanych z powierzonym zakresem obowiązków.
2. W czasie trwania służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek szczegółowego zaznajomienia się z rodzajem spraw, sposobem prowadzenia niezbędnej dokumentacji oraz przepisami prawnymi, których znajomość jest niezbędna do realizacji obowiązków na stanowisku oraz w komórce organizacyjnej, w której jest zatrudniony.
3.    Szczegółowy zakres tematyczny służby przygotowawczej jest ustalany indywidualnie dla każdego pracownika w planie służby, o którym mowa w §6.

§5

IV.  Plan i przebieg służby przygotowawczej.
1. Pracownik odbywa służbę przygotowawczą zgodnie z planem służby, ustalonym przez Sekretarza w porozumieniu z naczelnikiem.
2. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik przez ž tygodniowego czasu pracy wykonuje czynności na swoim stanowisku pracy oraz w komórce organizacyjnej, w której jest zatrudniony, a w pozostałym czasie odbywa praktyki w innych komórkach organizacyjnych Starostwa.
3. Podczas praktyk w innych komórkach organizacyjnych pracownik zaznajamiania się z podstawowymi czynnościami tych komórek, w szczególności pod kątem współpracy z komórką organizacyjną, w której jest zatrudniony.
4. W planie służby przygotowawczej wskazuje się komórki organizacyjne, w których pracownik ma odbyć praktyki. Każdy pracownik obowiązkowo odbywa praktyki w: Biurze Rady Powiatu, Wydziale Organizacyjnym, Wydziale Budżetu i Finansów oraz Biurze Bezpieczeństwa Publicznego.
5. Plan służby przygotowawczej określa, w szczególności:
1) termin rozpoczęcia i czas trwania służby przygotowawczej,
2) szczegółowy plan i rozkład godzinowy odbywania praktyk w innych komórkach organizacyjnych,
3) wykaz zagadnień i aktów prawnych, których znajomość jest dla pracownika obowiązkowa, 
4) zestawienie umiejętności praktycznych, które pracownik zobowiązany jest nabyć podczas służby przygotowawczej,
5) wykaz zagadnień egzaminacyjnych,
6) termin egzaminu, który powinien przypadać 7-10 dni od zakończenia służby przygotowawczej.
6. Naczelnik przez okres służby przygotowawczej pełni rolę opiekuna pracownika. Do jego zadań należy zapoznanie pracownika z obowiązkami, wspomaganie w trakcie ich wykonywania, wspieranie w rozwijaniu kompetencji oraz utrwalanie doświadczeń.
7. Praca na stanowisku pracy oraz w komórce organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony, w okresie służby przygotowawczej polega przede wszystkim na praktycznym zaznajamianiu się z obowiązkami i przepisami prawa dotyczącymi spraw załatwianych w danej komórce organizacyjnej i prowadzenia niezbędnej dokumentacji.
8. Naczelnik komórki organizacyjnej, w której pracownik odbywał praktykę w trakcie służby przygotowawczej, sporządza pisemną informację o przebiegu tej praktyki, powierzonych pracownikowi czynnościach, sposobie wywiązania się pracownika z przydzielonych zadań i predyspozycjach pracownika do wykonywania tych zadań.
9. Na zakończenie służby naczelnik sporządza pisemną informację o przebiegu pracy w trakcie służby przygotowawczej i przed jej rozpoczęciem.
10. Informacje, o których mowa w ust. 8 i 9, przekazuje się Sekretarzowi. Informacje te są jawne dla pracownika.
11. Po zakończeniu okresu służby przygotowawczej Sekretarz podejmuje decyzję o dopuszczeniu pracownika do egzaminu, o przedłużeniu służby przygotowawczej albo o odmowie dopuszczenia pracownika do egzaminu i złożeniu wniosku o rozwiązanie stosunku pracy. Ponowne przedłużenie okresu służby przygotowawczej jest dopuszczalne, wyłącznie gdy z przyczyn losowych pracownik nie mógł odbyć całości lub części służby przygotowawczej.

§6

V. Egzamin
1. Egzamin odbywa się w terminie ustalonym w planie służby przygotowawczej, a w razie przedłużenia okresu służby przygotowawczej - w terminie wyznaczonym przez Sekretarza.
2. Po zakończeniu służby przygotowawczej Starosta w drodze zarządzenia powołuje Komisję Egzaminacyjną, w skład której wchodzą: .
1) Sekretarz jako jej Przewodniczący,
2) Naczelnik wydziału, w którym pracownik jest zatrudniony,
3) od 1 do 2 osób spośród pracowników Starostwa, dysponujących odpowiednią wiedzą z zakresu objętego programem służby.
3. W przypadku Komisji przeprowadzającej egzamin dla pracownika zatrudnionego na kierowniczym stanowisku urzędniczym Starosta może wyznaczyć inny skład Komisji.
4. Egzamin składa się z części pisemnej, części  ustnej, oraz części praktycznej.
1) Część pisemna egzaminu składa się z testu 30 pytań dotyczących znajomości aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej, a także spraw załatwianych w komórce organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony. Część pisemna trwa 60 minut. Każda prawidłowa odpowiedź jest punktowana 1 punktem.
2) Część ustna obejmuje pięć pytań zadanych przez członków komisji egzaminacyjnej dotyczących struktury organizacyjnej Starostwa i kwestii dotyczących pracy w innych komórkach organizacyjnych, w których pracownik odbywał praktyki. Pracownik otrzymuje pytania na kartce i ma 10 minut na przygotowanie się do odpowiedzi. Każda odpowiedź jest punktowana od  0 do 5 punktów.
3) Część praktyczna polega na opracowaniu jednego lub dwóch zadań z zakresu obowiązków służbowych pracownika, w szczególności przygotowania projektu decyzji administracyjnej, odpowiedzi na pismo lub innej czynności praktycznej. Pracownik po otrzymaniu pisemnie sformułowanego zadania (zadań) ma 45 minut na jego wykonanie. Członkowie komisji mogą zadawać pytania uzupełniające związane z zadaniami praktycznymi. Część praktyczna jest punktowana od 0 do 10 punktów. W części praktycznej pracownik korzysta z komputera z oprogramowaniem, takim jak na stanowisku pracy oraz z tekstów niezbędnych aktów prawnych.
5. Komisja opracowuje pytania i zadania egzaminacyjne, ustala maksymalną liczbę punktów za każde pytanie i zadanie oraz ocenia odpowiedni  sposób wykonania zadań przez pracownika oraz ustala wynik egzaminu.
6. Wszystkie części egzaminu odbywają się w ciągu tego samego dnia roboczego. Pomiędzy poszczególnymi częściami egzaminu zarządza się 15 minutowe przerwy. Poza przerwami pracownik nie może opuszczać pomieszczenia, w którym przeprowadzany jest egzamin.
7. Egzamin przeprowadza się w zamkniętym pomieszczeniu, w którym mogą przebywać wyłącznie członkowie komisji i egzaminowany pracownik.
8. Dopuszczalne jest jednoczesne przeprowadzenie części pisemnej egzaminu dla więcej niż jednego pracownika.
9. Podczas przeprowadzania części pisemnej egzaminu w pomieszczeniu wraz z egzaminowanym (egzaminowanymi) musi stale przebywać co najmniej dwóch członków komisji.
10. Podczas przeprowadzania części ustnej i praktycznej egzaminu muszą być obecni wszyscy członkowie komisji.
11. Komisja niezwłocznie po przeprowadzeniu wszystkich części egzaminu, tego samego dnia, przystępuje do sprawdzenia i oceny. Obrady komisji są niejawne.
12. Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół. Protokół zawiera: imię i nazwisko pracownika, rodzaj umówionej pracy (stanowisko i nazwa wydziału), datę odbycia egzaminu, informację o wyniku egzaminu. Do protokołu dołącza się: plan służby przygotowawczej, pisemną informację, o której mowa w § 5 ust.8 i 9, listę pytań i zadań wyznaczonych pracownikowi wraz z odpowiedziami. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Egzaminacyjnej. Protokół zostaje przekazany Staroście.
13. Komisja oblicza punkty za każdą część egzaminu i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez kandydata w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwej do uzyskania za każdą część egzaminu.
14. Pracownik, który uzyskał co najmniej 60% punktów za każdą część egzaminu, zaliczył egzamin z wynikiem pozytywnym.   
15. Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po ustaleniu wyniku.
16. Pracownik, który zaliczył egzamin pozytywnie otrzymuje zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej  i zaliczeniu egzaminu z wynikiem pozytywnym. Kopię zaświadczenia dołącza się do akt osobowych pracownika.
17. Pracownik, który nie zaliczył egzaminu z wynikiem pozytywnym nie ma możliwości powtórnego przystąpienia do egzaminu.
18. Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się w Biurze Kadr.

§ 7

VI. Przepisy końcowe
1. Wszystkie czynności zastrzeżone w zarządzeniu dla Sekretarza może przejąć do wykonywania Starosta.
2. Starosta może uchylać i zmieniać decyzje Sekretarza.
3. Wobec pracownika zatrudnionego na kierowniczym stanowisku urzędniczym lub samodzielnym stanowisku pracy  kompetencje naczelnika - określone w zarządzeniu - wykonuje bezpośredni przełożony.

§ 8

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Dokument utworzono: Biuro Kadr
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego - Józef Korpak