Zarządzenie Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 2/2009 z dnia 07.01.2009 r. ws. zmiany zarządzenia Nr 1/2008 z dnia 2 stycznia 2008 r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach

Zarządzenie nr 2/2009
Starosty Powiatu Tarnogórskiego
z dnia 07 stycznia 2009 r.

w sprawie zmiany zarządzenia Nr 1/2008 z dnia 2 stycznia 2008r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach

na podstawie:

art.10 ust 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości ( tekst jednolity Dz.U.
z 2002r. nr 76 poz. 694 ze zm.) oraz art. 34 ust.1 ustawy o samorządzie powiatowym ( Dz.U. z 2001r. nr 142 poz. 1592 wraz ze zm.)

zarządzam co następuje:

§ 1

1. W rozdziale V zmienia się dotychczasowe brzmienie punktu 2 na brzmienie: Dokumentacja dotycząca wynagrodzeń oraz innych wypłat. Ponadto dodaje się ppkt w brzmieniu:

2.8. Dodatkowe listy wypłat dotyczące wypłat nagród oraz stypendiów dla uczniów i studentów płatnych ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych wraz z informacją o wysokości wypłaconego stypendium PIT-8S i informacją o dochodach oraz o pobranej zaliczce na podatek dochodowy PIT-11 sporządza wydział merytoryczny, zgodnie ze złożonymi danymi od osób które są uprawnione do otrzymania przedmiotowego stypendium lub nagrody. Natomiast Wydział Budżetu i Finansów sprawdza przedmiotową listę pod względem kontroli formalno-rachunkowej i przekazuje do zatwierdzenia do Skarbnika Powiatu oraz Członka Zarządu Powiatu.

2. W rozdziale V  zmienia się dotychczasowe brzmienie punktu 3.4. na brzmienie:
W wydziałach Organizacyjnym, Kultury, Sportu, Turystyki, Promocji i Komunikacji Społecznej oraz w Biurze Strategii i Funduszy Zewnętrznych prowadzi się ewidencję wydanych akcesorii i części komputerowych oraz materiałów promocyjnych. Prowadzi się także rejestry wydanych nagród. Ewidencje powinny zawierać następujące dane:
a. Ilość i nazwę zakupionego materiału,
b. Numer i datę wystawienia faktury, będącej podstawą zakupu,
c. Ilość i nazwę wydanego materiału,
d. Datę i podpis pracownika pobierającego lub, u którego zamontowano akcesoria lub części komputerowe lub imię i nazwisko osoby otrzymującej nagrodę rzeczową oraz potwierdzony przez tę osobę odbiór wystawionej przez wydział merytoryczny informacji o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych PIT-8C zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.

3. W rozdziale V zmienia się dotychczasowe brzmienie punktu 3.6. na brzmienie: Wszystkie faktury rejestrowane są w Kancelarii Jednostki, która na okoliczność otrzymania przybija pieczątkę wpływu (datownik). Z kancelarii faktury przekazywane są do Wydziału Budżetu i Finansów tam podlegają rejestracji a następnie przekazywane są do wydziałów jednostki celem ich sprawdzenia pod względem merytorycznym oraz pod katem zgodności operacji z ustawą "Prawo zamówień publicznych", fakt ten powinien być potwierdzony datą i podpisem pracownika.

4. W rozdziale V zmienia się dotychczasowe brzmienie punktu 3.7. na brzmienie: Faktury na podstawie których dokonało się zakupu środków trwałych, wyposażenia lub wartości niematerialnych i prawnych wymagają potwierdzenia przez Wydział Gospodarki Mieniem. Wydział ten zakupione składniki majątkowe wprowadza do księgi inwentarzowej Jednostki, nadając im jednocześnie numer inwentarzowy. Fakt wciągnięcia do księgi inwentarzowej Jednostki odnotowuje się na odwrocie faktury wpisując stosowny numer oraz  potwierdzając ten fakt datą i  podpisem pracownika, który wykonuje te czynności.

5. W rozdziale V zmienia się dotychczasowe brzmienie punktu 3.9. na brzmienie: Ustala się następujący schemat obiegu dokumentów potwierdzających fakt zakupu  materiałów, robót i usług, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych łącznie z terminami ich przekazywania:

* Wydział Organizacyjny dokonuje sprawdzenia legalności wydatku lub zobowiązania  oraz zgodności operacji z ustawą "Prawo zamówień publicznych".
* Wydział Gospodarki Mieniem wprowadza zakupione składniki majątkowe do księgi inwentarzowej Powiatu Tarnogórskiego.
* Skarbnik dokonuje kontroli finansowej dokumentu tj. zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
* Starosta, Wicestarosta lub Członkowie Zarządu dokonują zatwierdzenia faktury

6. W rozdziale VI zmienia się dotychczasowe brzmienie punktu 6 na brzmienie Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
a. księgi rachunkowe - 5 lat,
b. karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych - nie krócej niż 5 lat,
c. dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
d. dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
e. dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
f. pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
g. dowody księgowe dotyczące projektów dofinansowanych w ramach perspektywy 2004-2006  - do końca 2013 roku.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Powiatu oraz Naczelnikowi Wydziału Budżetu i Finansów.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Dokument utworzono: Wydział Budżetu i Finansów
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego - Józef Korpak