Zarządzenie Starosty Tarnogórskiego nr 67/2010 z dnia 7.10.2010 r. ws. wykonywania czynności kontrolnych oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach.

Zarządzenie nr 67/2010
Starosty Tarnogórskiego
z dnia 7 października 2010 roku

w sprawie wykonywania czynności kontrolnych oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli
w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (j.t. Dz.U. z 2001 nr 142, poz. 1592 r. z późn. zm.) oraz art. 69 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku
o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 roku nr 157 poz.1240 r. z późn. zm.)

zarządzam co następuje:

POSTANOWIENIA  OGÓLNE

§ 1

1. Zarządzenie określa zasady wykonywania czynności kontrolnych w Starostwie Powiatowym
w Tarnowskich Górach oraz wykorzystania ich wyników.

2. Ilekroć w zarządzaniu jest mowa o:
a) Starostwie - rozumie się Starostwo Powiatowe w Tarnowskich Górach;
b) Staroście - rozumie się przez to osobę Starosty Tarnogórskiego;
c) bezpośrednim przełożonym - rozumie się przez to osobę sprawującą bezpośredni nadzór nad stanowiskiem zajmowanym przez danego pracownika Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach na podstawie odrębnych przepisów wewnętrznych,
d) samokontroli - rozumie się przez to badanie wykonywania własnej pracy (czynności) w toku codziennej realizacji zadań przez każdego pracownika Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach bez względu na zajmowane stanowisko oraz rodzaj wykonywanej pracy;
e) kontroli funkcjonalnej - rozumie się przez to badanie wykonywania pracy (czynności) innych pracowników dokonywane przez pracowników Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach
w ramach posiadanego zakresu obowiązków i uprawnień kontrolnych;
f) kontroli instytucjonalnej - rozumie się przez to badanie wykonywania pracy (czynności) innych pracowników przez wyodrębnioną komórkę organizacyjną Starostwa Powiatowego
w Tarnowskich Górach na podstawie unormowań zawartych w odpowiednich regulacjach wewnętrznych Starostwa;
g) wynikach badań - rozumie się przez to ustalenia oraz wnioski osób przeprowadzających czynności kontroli wstępnej, bieżącej oraz następczej.

3. Na czynności kontrolne w Starostwie składają się czynności kontroli wstępnej, bieżącej oraz następczej wykonywane w ramach samokontroli, kontroli funkcjonalnej oraz kontroli instytucjonalnej, stanowiące zespół działań uregulowanych w aktualnie obowiązujących przepisach prawa i wewnętrznych aktach prawnych, realizowanych w głównej mierze dla zapewnienia zgodności działalności Starostwa Powiatowego z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi i obejmujących m.in.:
a) gospodarowanie środkami publicznymi
b) planowanie i realizowanie zadań,
c) prowadzenie dokumentacji,
d) prowadzenie operacji gospodarczych i technicznych,
e) sporządzanie sprawozdań oraz dokonywanie zapisów księgowych,
f) funkcjonowanie systemu przepływu informacji,
g) gospodarowanie zasobami ludzkimi,
d) wykorzystanie i ochronę składników majątkowych.

4. W celu skutecznego i efektywnego wykonywania czynności kontrolnych w Starostwie:
a) zapoznaje się pracowników wykonujących czynności kontrolne z obowiązującymi normami
i przepisami, w tym z obowiązującymi wewnętrznymi aktami prawnymi oraz zapewnia się rozwój ich kompetencji zawodowych;
b) w zakresach czynności pracowników wykonujących czynności kontrolne dokładnie i jednoznacznie określa się związane z tym uprawnienia, obowiązki oraz zakres odpowiedzialności;
c) powierza się obowiązki sprawowania kontroli (z wyłączeniem samokontroli), pracownikom, którzy nie są odpowiedzialni za wykonywanie kontrolowanych zadań.

5. Osoby dokonujące kontroli funkcjonalnej zobowiązani są w ramach powierzonego im zakresu zadań do:
a) badania i oceny realizowanych zadań z punktu widzenia sprawności, prawidłowości, efektywności i skuteczności przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań;
b) wykorzystania wyników przeprowadzonych badań i ocen w celu doskonalenia metod pracy oraz zwiększenia efektywności i skuteczności funkcjonowania, a także likwidacji niekorzystnych zjawisk
w bieżącej działalności oraz zapobiegania ich powstawaniu w przyszłej działalności;
c) wspomagania Starosty w usprawnieniu organizacji pracy i funkcjonowania systemu kontroli zarządczej.

6. Zasady wykorzystania wyników kontroli następczej wykonywanej w Starostwie Powiatowym
w Tarnowskich Górach przez organy kontroli zewnętrznej uregulowane są w odrębnych przepisach wewnętrznych.

KONTROLA WSTĘPNA

§ 2

1. Czynności kontroli wstępnej stanowią ogół działań podejmowanych przed wykonaniem zamierzonych czynności i operacji, obejmują one wstępną ocenę ich celowości, racjonalności, efektywności oraz zgodności z obowiązującymi przepisami i procedurami wewnętrznymi.

2. Stwierdzeniem dokonania czynności kontroli wstępnej jest złożenie podpisu na projekcie dokumentu wraz odnotowaniem daty dokonania czynności.

3. Kontrola wstępna wykonywana jest w ramach samokontroli oraz kontroli funkcjonalnej.

4. Wyniki badań kontroli wstępnej w przypadku ujawnienia nieprawidłowości, ujmowane są w notatkach służbowych lub adnotacjach.

5. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie kontroli wstępnej osoba dokonująca tej kontroli winna podjąć następujące czynności:
a) zwrócić niezwłocznie projekt dokumentu osobie która go sporządziła z wnioskiem o dokonanie stosownych zmian, uzupełnień bądź weryfikacji danych;
b) poinformować sporządzającego projekt dokumentu o wykrytych błędach ze wskazaniem ich rodzaju;
c) pouczyć sporządzającego projekt dokumentu o sposobie jego opracowania celem uwolnienia go od wad merytorycznych, formalnych bądź rachunkowych;
d) odmówić złożenia podpisu na projektach dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami prawa, niecelowych lub niegospodarnych, albo też których realizacja może spowodować narażenie życia lub zdrowia oraz znaczne straty materialne;
e) w razie potrzeby poinformować bezpośredniego przełożonego i Starostę o stwierdzonych nieprawidłowościach, celem podjęcia przez nich stosownych decyzji dotyczących dalszego toku postępowania odpowiednich do wagi stwierdzonych nieprawidłowości.

KONTROLA BIEŻĄCA

§ 3

1. Czynności kontroli bieżącej stanowią ogół działań polegających na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia czy przebiegają zgodnie z obowiązującymi przepisami
i procedurami wewnętrznymi, zamierzeniami wstępnymi, planami, umowami, ustalonymi wzorcami, normami i terminami, stanem faktycznym, w sposób sprawny, efektywny i skuteczny oraz oszczędnie poprzez uzyskanie najlepszych efektów z danych nakładów przy optymalnym doborze metod i środków służących osiągnięciu założonego celu.

2. Stwierdzeniem dokonania czynności kontroli bieżącej jest złożenie podpisu na dokumencie wraz odnotowaniem daty dokonania czynności.

3. Kontrola bieżąca wykonywana jest w ramach samokontroli oraz kontroli funkcjonalnej.

4. Wyniki badań kontroli bieżącej w przypadku ujawnienia nieprawidłowości, ujmowane są w notatkach służbowych lub adnotacjach.

5. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie kontroli bieżącej osoba dokonująca tej kontroli winna podjąć następujące czynności:
a) zwrócić niezwłocznie dokument osobie która go sporządziła z wnioskiem o dokonanie stosownych zmian, uzupełnień bądź weryfikacji danych;
b) poinformować sporządzającego dokument o wykrytych błędach ze wskazaniem ich rodzaju;
c) wydać osobie, która sporządziła dokument dyspozycje dotyczące prawidłowego sposobu wykonania zadania;
d) odmówić złożenia podpisu na dokumentach nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych
z obowiązującymi przepisami prawa, niecelowych lub niegospodarnych, albo też których realizacja może spowodować narażenie życia lub zdrowia oraz znaczne straty materialne;
e) ustalić warunki, które sprzyjały zaistnieniu nieprawidłowości;
f) ustalić osobę winną zaniedbań i podjąć ewentualnie stosowne działania dyscyplinujące;
g) w razie potrzeby poinformować bezpośredniego przełożonego i Starostę o stwierdzonych nieprawidłowościach celem podjęcia przez nich stosownych decyzji dotyczących dalszego toku postępowania odpowiednich do wagi stwierdzonych nieprawidłowości;
h) w razie potrzeby zwołać naradę z udziałem osób dokonujących kontroli bieżącej oraz winnych zaniedbań, a także ich bezpośrednich przełożonych celem przedyskutowania wyników przeprowadzonej kontroli bieżącej oraz wypracowania środków zaradczych mających na celu przeciwdziałanie zaistnieniu podobnych nieprawidłowości w przyszłości.

6. W przypadku stwierdzenia czynu mającego cechy przestępstwa, wykroczenia lub naruszającego dyscyplinę finansów publicznych, w trakcie kontroli bieżącej osoba dokonująca tej kontroli winna podjąć następujące czynności:
a) niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego i Starostę o popełnionym czynie mającym cechy przestępstwa, wykroczenia lub naruszającym dyscyplinę finansów publicznych;
b) zabezpieczyć dokumenty i przedmioty mogące stanowić dowód przestępstwa;
c) przeprowadzić przy udziale Starosty postępowanie wyjaśniające mające na celu:
ustalenie warunków i okoliczności, które umożliwiły popełnienie czynu noszącego znamiona przestępstwa, wykroczenia lub naruszającego dyscyplinę finansów publicznych lub sprzyjały jego popełnieniu wraz z wypracowaniem środków zaradczych mających na celu przeciwdziałanie zaistnieniu podobnych naruszeń w przyszłości,
ustalenie związku przyczynowego pomiędzy stwierdzonym czynem a zaniedbaniem obowiązków w zakresie nadzoru i kontroli przez osoby zobowiązane do ich wykonywania wraz z ewentualnym podjęciem stosownych działań dyscyplinujących;
d) niezwłocznie sporządzić i przedłożyć Staroście projekt zawiadomienia skierowany do właściwych organów o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, wykroczenia lub czynu naruszającego dyscyplinę finansów publicznych.

KONTROLA NASTĘPCZA

§ 4

1. Czynności kontroli następczej stanowią ogół działań polegających na badaniu czynności i operacji już dokonanych w celu stwierdzenia czy przebiegły one zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami wewnętrznymi, zamierzeniami wstępnymi, planami, umowami, ustalonymi wzorcami, normami
i terminami, stanem faktycznym, w sposób sprawny, efektywny i skuteczny oraz oszczędnie poprzez uzyskanie najlepszych efektów z danych nakładów przy optymalnym doborze metod i środków służących osiągnięciu założonego celu.

2. Stwierdzeniem dokonania czynności kontroli następczej jest adnotacja, notatka służbowa, sprawozdanie lub protokół.

3. Kontrola następcza wykonywana jest w ramach kontroli funkcjonalnej oraz kontroli instytucjonalnej.

4. Wyniki badań kontroli następczej ujmowane są w adnotacjach, notatkach służbowych, sprawozdaniach lub protokołach, zgodnie z przyjętą procedurą uregulowaną w innych aktualnie obowiązujących przepisach prawa oraz przepisach wewnętrznych.

5. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie kontroli następczej osoba dokonująca tej kontroli winna podjąć następujące czynności:
a) ustalić warunki, które sprzyjały zaistnieniu nieprawidłowości;
b) podjąć w miarę możliwości działania mające na celu eliminację powstałej nieprawidłowości bądź jej skutków;
c) ustalić osobę winną zaniedbań i ewentualnie podjąć stosowne działania dyscyplinujące;
d) poinformować osobę winną zaniedbań o wykrytych błędach ze wskazaniem ich rodzaju;
e) wydać osobie winnej zaniedbań dyspozycje dotyczące prawidłowego sposobu wykonywania zadania;
f) w razie potrzeby poinformować bezpośredniego przełożonego i Starostę o stwierdzonych nieprawidłowościach;
g) w razie potrzeby zwołać naradę z udziałem osób dokonujących kontroli następczej oraz winnych zaniedbań, a także ich bezpośrednich przełożonych celem przedyskutowania wyników przeprowadzonej kontroli następczej oraz wypracowania środków zaradczych mających na celu przeciwdziałanie zaistnieniu podobnych nieprawidłowości w przyszłości.

6. W przypadku stwierdzenia czynu mającego cechy przestępstwa, wykroczenia lub naruszającego dyscyplinę finansów publicznych, w trakcie kontroli następczej osoba dokonująca tej kontroli winna podjąć czynności określone w §3 ust.6, z zastrzeżeniem działań uregulowanych w odrębnych przepisach wewnętrznych.

§5

Traci moc:
zarządzenie nr 16/2002 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 19 lipca 2002 roku w sprawie procedury kontroli wydatków budżetowych oraz wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych
i wydatkowania środków publicznych,
zarządzenie nr 17/2002 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 19 lipca 2002 roku w sprawie wyników badań kontrolnych oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny funkcjonowania systemu.

§6

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu Tarnogórskiego.

§7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Dokument utworzono: Wydział Kontroli
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski - Józef Korpak