Zarządzenie Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 91/2009 z dnia 25.11.2009 r. ws. systemu obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach

ZARZĄDZENIE Nr 91/2009
STAROSTY POWIATU TARNOGÓRSKIEGO
Z DNIA 25.11.2009 r.

w sprawie systemu obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym
w Tarnowskich Górach.

Na podstawie art. 34 ust 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym
(tj. DZ.U. nr 142,poz. 1592 z 2001 r. z późn. zm.), § 55 ust 1 Statutu Powiatu Tarnogórskiego oraz § 54 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160, poz. 1074 z późn. zm.).

zarządzam co następuje:

I.  REJESTRACJA I OBIEG DOKUMENTÓW

§ 1

Przez użyte w zarządzeniu określenia rozumie się:
1.szef pionu - właściwy członek zarządu, sekretarz lub skarbnik,
2.korespondencja - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd.

§ 2

1.Pracownicy Kancelarii Starostwa otwierają wszystkie przesyłki, za wyjątkiem korespondencji:
a)adresowanej imiennie, którą przekazują adresatom, jeśli nie wyrazili oni pisemnej zgody na otwieranie ww. przesyłek. Jeżeli korespondencja ta nie ma charakteru prywatnego adresat niezwłocznie przedkłada ją do zarejestrowania i opatrzenia właściwą pieczęcią i numerem rejestru.
b)innej, wynikającej z odrębnych przepisów (ofert przetargowych, konkursowych),
c)kopert opatrzonych klauzulą informacji niejawnej,
d)wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub do właściwej komórki organizacyjnej.
2.Korespondencja przyjęta przez komórkę organizacyjną bezpośrednio od klienta zewnętrznego podlega obowiązkowej rejestracji w Kancelarii Starostwa w dniu jej przyjęcia.
3.Pisma wpływające bez danych dotyczących nadawcy (tzw. anonimy) nie są rejestrowane, a jedynie opatrzone pieczęcią wpływu i kierowane do Starosty Powiatu.
4.Wpływająca do urzędu korespondencja rejestrowana jest przez pracowników Kancelarii Starostwa w elektronicznym rejestrze kancelaryjnym, wprowadzana
do systemu elektronicznego i kierowana do szefów pionów.
5.Korespondencja wpływająca bezpośrednio do Wydziału Gospodarki Nieruchomościami przekazywana jest do Kancelarii Starostwa w celu zarejestrowania jej w systemie elektronicznym.
6.Korespondencja wpływająca bezpośrednio do Geodety Powiatowego, przekazywana jest do Kancelarii Starostwa w celu zarejestrowania jej w systemie elektronicznym
z wyjątkiem dokumentacji wymienionej w § 2 pkt. 2 Zarządzenia nr 90/09 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 25.11.2009 r. w sprawie przyjmowania korespondencji przez Sekretariaty Powiatowego Zespołu ds. Orzekania
o Niepełnosprawności, Geodety Powiatowego i Wydziału Gospodarki Nieruchomościami.
7.Korespondencja wpływająca bezpośrednio do Powiatowego Zespołu ds. Orzekania
o Niepełnosprawności rejestrowana jest w Elektronicznym Krajowym Rejestrze Monitorowania Orzekania o Niepełnosprawności.
8.Wpływające do urzędu dokumenty księgowe rejestrowane są w osobnym rejestrze.
9.Rejestracji w elektronicznym systemie nie wymagają:
a)zwolnienia lekarskie,
b)zwroty potwierdzenia odbioru,
c)korespondencja o charakterze informacyjnym.

§ 3

I.Wpływająca do urzędu korespondencja kierowana jest na następujące piony:

1.Pion Starosty:
a)Wydział Transportu i Dróg Publicznych,
b)Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych,
c)Wydział Kontroli
d)Biuro ds. Audytu,
e)Biuro Rzecznika Prasowego,
f)Biuro Bezpieczeństwa Publicznego,
g)Geodeta Powiatowy,
h)Specjalista ds. BHP,
i)Sprawy dotyczące postępowań sądowych, prokuratorskich i innych związanych
z wymiarem sprawiedliwości i bezpieczeństwem państwa.

2.Pion Wicestarosty:
a)Wydział Kultury,
b)Wydział Sportu, Turystyki, Promocji i Komunikacji Społecznej,
c)Wydział Budownictwa i Architektury,
d)Powiatowy Konserwator Zabytków,
e)Wydział Strategii i Funduszy Zewnętrznych.

3.Pion Członka Zarządu:
a)Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa,
b)Wydział Gospodarki Mieniem,
c)Wydział Gospodarki Nieruchomościami,
d)Wydział Inwestycji.

4.Pion Członka Zarządu:
a)Wydział Edukacji i Kultury Fizycznej,
b)Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności,
c)Pełnomocnik ds. Osób Niepełnosprawnych.

5.Pion Skarbnika:
a)Wydział Budżetu i Finansów.

6.Pion Sekretarza:
a)Wydział Organizacyjny,
b)Biuro Rady Powiatu,
c)Wydział Komunikacji,
d)Biuro Kadr,
e)Powiatowy Rzecznik Konsumentów.

II.Korespondencja przeznaczona dla:

1.Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności kierowana jest bezpośrednio do Przewodniczącej Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności.
2.Geodety Powiatowego kierowana jest bezpośrednio do Geodety Powiatowego
z wyjątkiem korespondencji wymienionej w § 2, pkt 2, ppkt.2.4 i 2.5 Zarządzenia
nr 90/09 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 25.11.2009 r. w sprawie przyjmowania korespondencji przez Sekretariaty Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności, Geodety Powiatowego i Wydziału Gospodarki Nieruchomościami.
3.Wydziału Gospodarki Nieruchomościami kierowana jest zgodnie z § 2, pkt 3 Zarządzenia nr 90/09 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 25.11.2009 r. 
w sprawie przyjmowania korespondencji przez Sekretariaty Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności, Geodety Powiatowego i Wydziału Gospodarki Nieruchomościami.

§ 4

1.Szefowie pionów, po zadekretowaniu przyjętej korespondencji, przesyłają ją
do wskazanych w dekretacji naczelników i kierowników komórek organizacyjnych.
2.Wyznaczeni pracownicy komórek organizacyjnych, na podstawie elektronicznego rejestru dla danej komórki organizacyjnej i dekretacji szefów pionu odbierają oryginały dokumentów z Kancelarii Starostwa, potwierdzając ten fakt w wydrukowanym rejestrze
i przekazują je do wskazanych w dekretacji szefa pionu pracowników komórek organizacyjnych.
3.Korespondencja przeznaczona do obiegu wewnętrznego może być przesyłana bezpośrednio do poszczególnych komórek organizacyjnych.

§ 5

1.W uzasadnionych przypadkach odbioru oryginałów korespondencji dla danej komórki organizacyjnej może dokonać pracownik wyznaczony do odbioru korespondencji dla innej komórki organizacyjnej.
2.Naczelnicy lub kierownicy zobowiązani są do bieżącego kontrolowania sposobu
i terminowości odbioru oryginałów korespondencji z Kancelarii Starostwa oraz właściwego załatwiania spraw skierowanych do podporządkowanych im pracowników.

II  PRZEKAZYWANIE KORESPONDENCJI DO PODPISU STAROSTY I INNYCH OSÓB UPOWAŻNIONYCH ORAZ WYSYŁKA KORESPONDENCJI

§ 6

1.Korespondencję, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, przeznaczoną do wysłania podpisują:
a)Starosta,
b)Szefowie pionów,
c)Naczelnicy/kierownicy komórek organizacyjnych, po uzgodnieniu z szefem pionu.
2.Korespondencja przeznaczona do podpisu Starosty w formie elektronicznej, po zaakceptowaniu przez naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej oraz właściwego szefa pionu zostaje przesłana do Starosty. Po jej podpisaniu komórka organizacyjna, która ją przygotowała dokonuje wydruku pisma opatrzonego faksymile Starosty, które należy opieczętować.
3.Korespondencja przeznaczona do podpisu szefa pionu w formie elektronicznej, po zaakceptowaniu przez naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej zostaje przesłana do właściwego szefa pionu. Po jej podpisaniu komórka organizacyjna, która ją przygotowała dokonuje wydruku pisma opatrzonego faksymile szefa pionu, które należy opieczętować.
4.Korespondencja przeznaczona do podpisu naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej w formie elektronicznej zostaje przesłana do naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej. Po jej uzgodnieniu z właściwym szefem pionu i podpisaniu przez naczelnika/kierownika komórka organizacyjna, która ją przygotowała dokonuje wydruku pisma opatrzonego faksymile naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej, które należy opieczętować.
5.Korespondencję przeznaczoną do wysłania, wymagającą własnoręcznego podpisu Starosty, szefa pionu lub naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej należy w formie elektronicznej opatrzyć właściwą "uwagą" i równocześnie przedłożyć do podpisu formę papierową.
6.Korespondencja wymieniona w pkt. 2, 3 i 5 jest składana w Sekretariacie Starosty lub Sekretariacie Członków Zarządu a po jej podpisaniu i opieczętowaniu Sekretariat Starosty lub Sekretariat Członków Zarządu przekazuje ją z powrotem do właściwych komórek organizacyjnych celem przygotowania do wysyłki.
7.Korespondencję przeznaczoną do wysłania drogą elektroniczną, po zaakceptowaniu przez naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej, właściwego szefa pionu i Starosty, komórka organizacyjna, która ją przygotowała wysyła drogą elektroniczną do odbiorcy.

§ 7

1.Wysyłki korespondencji dokonuje Kancelaria Starostwa, opatrując kopię pisma pozostającego w aktach datą jej wysłania oraz podpisem pracownika urzędu odpowiedzialnego za wysyłkę korespondencji.
2.Do korespondencji, o której mowa w § 7, przeznaczonej do wysyłki, komórka składająca ją dołącza prawidłowo zaadresowaną kopertę (koperty) i, w razie konieczności, wypisane potwierdzenie odbioru.
3.Korespondencja przeznaczona do wysyłki w danym dniu winna zostać złożona
w Kancelarii Starostwa do godz. 14:00.

§ 8

Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.

§ 9

W sprawach nie objętych zarządzeniem ma zastosowanie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.12.1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160, poz. 1074 z późn. zm.).

§ 10

Uchyla się zarządzenie Starosty Powiatu nr 96/2007 z dnia 18 grudnia 2007 r. ze zmianami w sprawie systemu obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2009 r.

Dokument utworzono: Wydział Organizacyjny
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego - Józef Korpak