Zarządzenie Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 44/2009 z dnia 24.06.2009 r. ws. ustalenia procedury rejestracji, opiniowania i podpisywania umów i porozumień

ZARZĄDZENIE NR 44/2009
STAROSTY POWIATU TARNOGÓRSKIEGO
Z DNIA 24.06.2009 r.

w sprawie ustalenia procedury rejestracji, opiniowania i podpisywania umów i porozumień.
Działając na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.) oraz § 10, ust. 1, § 46 pkt 2), lit. a. Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach (Uchwała Nr XXVIII/274/2008 Rady Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 26 sierpnia 2008 w sprawie przyjęcia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach)

zarządzam co następuje:

§ 1

1. Projekty umów i porozumień są przygotowywane przez wydziały merytorycznie odpowiedzialne za załatwienie sprawy, której umowa i porozumienie dotyczy.
2. Projekty umów i porozumień, których stroną jest Powiat Tarnogórski, przed sporządzeniem właściwych dokumentów i przedłożeniem ich do podpisu przez osoby reprezentujące, muszą być zaopiniowane i zaparafowane przez Radcę Prawnego.
3. Projekty umów i porozumień skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych wymagają kontrasygnaty Skarbnika Powiatu.
4. Projekty umów na pracę zleconą, umów o dzieło i umów o świadczenie usług przed przedłożeniem do podpisu przez osoby reprezentujące wymagają uzyskania akceptacji Biura Kadr.
5. Czynności określone w ust. 2, 3 i 4 dokonuje się na jednym egzemplarzu projektu umowy/porozumienia oznaczonym literą "P", który przedstawia się do akceptacji  osób reprezentujących Powiat i wskazanych w treści umowy/porozumienia.
6. Po uzyskaniu wymaganych opinii i akceptacji do podpisu przez osoby reprezentujące Powiat przedstawia się oryginały  umów/porozumień w treści zgodnej z zaakceptowanym projektem. Oryginały umów/porozumień, dwa lub trzy egzemplarze, oprócz podpisów Członków Zarządu Powiatu, powinny zawierać podpisy Radcy Prawnego i, jeśli jest to wymagane, Skarbnika Powiatu oraz inne niezbędne uzgodnienia.
7. W przypadku umów /porozumień dotyczących inwestycji budowlanych, Starosta Powiatu Tarnogórskiego może zwołać specjalne spotkanie w celu uzyskania akceptacji osób wskazanych w treści umowy/porozumienia. W powyższym spotkaniu oprócz Naczelnika/Kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za realizację umowy/porozumienia uczestniczą: Radca Prawny i, jeśli wymagana jest kontrasygnata - Skarbnik Powiatu oraz osoby reprezentujące Powiat Tarnogórski, wskazane w treści umowy/porozumienia. Podpisanie oryginałów umów/porozumień, w trzech egzemplarzach, nastąpi w trakcie spotkania, po dokonaniu ewentualnych korekt przez wydział merytoryczny.
8. Data zawarcia umowy/porozumienia jest datą otrzymania podpisanych przez wszystkie strony egzemplarzy i taka winna być wpisana do umowy/porozumienia.
9. Egzemplarz "P" przechowywany będzie w wydziale sporządzającym umowę  i sprawującym nadzór nad jej realizacją.
10. Zobowiązuje się komórki merytoryczne do przekazywania do Wydziału Organizacyjnego wszystkich oryginalnych egzemplarzy umów i porozumień przeznaczonych dla Powiatu celem umieszczenia ich w rejestrze umów i porozumień Starostwa Powiatowego. W przypadku umów i porozumień skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych przez Powiat Tarnogórski, jeden egzemplarz umowy, porozumienia lub kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem Wydział Organizacyjny przekazuje do Wydziału Budżetu i Finansów.
11. Wpisania daty wejścia w życie umowy i jej przekazania stronie dokonuje właściwy wydział nadzorujący realizację umowy. Przekazanie umowy następuje po spełnieniu przez strony wszystkich niezbędnych warunków do jej podpisania, dotyczy to w szczególności wypłacenia kaucji przez najemcę przed podpisaniem umowy najmu, jeżeli jest ona wymagana w danym przypadku.
12. Za dopełnienie wszystkich warunków niezbędnych do podpisania umowy i wpisanie daty wejścia umowy w życie odpowiada naczelnik właściwego wydziału nadzorującego realizację umowy.
13. Zapisy pkt 8, 9 i 10 dotyczą także jednostek organizacyjnych i ich kierowników, nadzorujących realizacje umów podpisanych przez osoby reprezentujące Powiat.

§ 2

Umowy sporządzone na podstawie wzorów stanowiących załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie wymagają sporządzania projektu.

§ 3

1. W celu usprawnienia i skrócenia czasu uzgadniania umów i porozumień, zarówno na etapie projektu jak i dokumentu ostatecznego, wprowadza się kartę obiegową umowy i porozumienia (wzór karty zawiera załącznik do niniejszego Zarządzenia).
2. Karta obiegowa umowy lub porozumienia jest sporządzana i dołączana do dokumentu przez komórkę organizacyjną sporządzającą dany dokument.
3. Umowy i porozumienia, zaparafowane przez naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej sporządzającej je, z załączoną kartą obiegową, są składane w komórce organizacyjnej, która jako pierwsza figuruje na karcie obiegowej. Dalej dokumenty te są przekazywane zgodnie z załączoną kartą obiegową kolejnym komórkom organizacyjnym. Po zakończeniu obiegu dokumenty są przekazywane do właściwych komórek organizacyjnych.
4. Osoby dokonujące uzgodnień umów i porozumień oraz podpisujące je zobowiązane są do umieszczenia na karcie obiegowej odpowiednich adnotacji zawierających: datę przyjęcia, datę przekazania do kolejnej komórki organizacyjnej, podpisy, uwagi.
5. Karty obiegowe przechowywane są w komórce sporządzającej daną umowę i porozumienie wraz z projektem dokumentu, zgodnie z § 1 Zarządzenia.

§ 4

Tracą moc obowiązującą Zarządzenia Starosty Powiatu Tarnogórskiego:
1. Nr 44/2006 z dnia 4 kwietnia 2006 r.
2. Nr 66/2007 z dnia 18 września 2007 r.

§ 5

Za wykonanie Zarządzenia odpowiedzialni są naczelnicy i kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach.

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Dokument utworzono: Wydział Organizacyjny
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego - Józef Korpak