Wystąpienie pokontrolne - Zespół Szkół Technicznych i Ogólnokształcących w Tarnowskich Górach

Tarnowskie Góry, dnia 06.10.2008

SKO.0913-16/08

SZANOWNA  PANI
mgr Aleksandra Dawid
Dyrektor
Zespołu Szkół
Technicznych i Ogólnokształcących
w Tarnowskich Górach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

    Na podstawie § 14 ust. 1 - 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 123/06 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 14 grudnia 2006 roku w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Zespole Szkół Technicznych i Ogólnokształcących, przesyłam Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne.
    W wyniku kontroli, przeprowadzonej przez pracowników Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: "Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej" stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą, tj. od listopada 2007 do czerwca 2008 roku, w kierowanej przez Panią Dyrektor placówce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1) braku w księgach rachunkowych daty dokonania operacji gospodarczej, którą powinien zawierać zapis księgowy, co narusza przepis art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.);
2) nieprowadzeniu ewidencji szczegółowej do konta 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" z podziałem na subkonta dochodów i wydatków budżetowych, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r., nr 142 poz. 1020 ze zm.);
3) niezgodnym z wyciągiem bankowym ujęciu w księgach rachunkowych zdarzenia związanego z anulowaną przez bank prowizją (wpływ kwoty na rachunek bankowy), tj. nie zachowano zgodności zapisów na koncie 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" pomiędzy jednostką a bankiem w skutek dokonania ewidencji wpływu kwoty zapisem ujemnych po stronie Ma konta 130, czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
4) niezachowaniu zasady czystości obrotów na koncie 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" przy błędnych zapisach, zwrotach nadpłat, korektach poprzez niezastosowanie dodatkowego technicznego zapisu ujemnego, w myśl przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
5) ujmowaniu w księgach rachunkowych dowodów księgowych w innym okresie sprawozdawczym, niż dane zdarzenia gospodarcze nastąpiły, naruszając postanowienia art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości;
6) nieterminowym uregulowaniu zobowiązań z tytułu dostaw i usług, co naruszyło przepis art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104 ze zm.);
7) ewidencjonowaniu na koncie 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" wydatków nie objętych planem finansowym, co jest niezgodne z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
8) niesporządzaniu dowodów przychodowych KP "Kasa przyjmie" na podjętą z banku gotówkę do kasy szkoły, co jest niezgodne z obowiązującą w szkole "Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów";
9) niestosowaniu zasad rachunkowości w sposób ciągły, naruszając art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. poprzez dokonanie ewidencji przyjęcia gotówki do kasy szkoły
z banku z pominięciem ewidencji na koncie 140 "Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne";
10) stosowaniu dodatkowego zapisu ujemnego na koncie 400 "Koszty według rodzajów" przy wpłatach od kontrahentów z tytułu opłat za media, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
11) niezamieszczeniu stwierdzenia zakwalifikowania dowodu księgowego do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) na dowodzie księgowym bądź braku pełnej adnotacji dotyczącej sposobu ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych, tj.  niewskazaniu drugiej strony konta, na którym należy dokonać ewidencji, co jest niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości;
12) nierzetelnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:
- ewidencjonowanie zdarzeń na koncie 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" w kwotach niezgodnych z wyciągiem bankowym;
- zaewidencjonowaniu zobowiązań wobec kontrahentów w kwocie niezgodnej z kwotą widniejącą na fakturze;
- zaewidencjonowaniu zobowiązań wobec pracowników w kwocie niezgodnej z kwotą wyszczególnioną w liście płac;
- zaewidencjonowaniu zobowiązań z tyt. ubezpieczeń społecznych oraz Funduszu Pracy w kwotach niezgodnych z dokumentem źródłowym;
co naruszyło przepisy art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a także rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
13) nieudokumentowaniu poniesienia wydatków w związku z odbyciem podróży służbowych, czym naruszono § 8a ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r., nr 236, poz. 1990 ze zm.);
14) nierzetelnym dokonaniu kontroli poniesionych kosztów podróży służbowej poprzez wskazanie w rachunku kosztów podróży ceny biletu niezgodnej z obowiązującym w dniu odbycia podróży służbowej cennikiem opłat;
15) nieterminowym rozliczeniu kosztów wyjazdów służbowych, naruszając tym obowiązujące w szkole regulacje wewnętrzne, gdzie jako termin rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego wskazano 7 dni;
16) nie dokonaniu kontroli merytorycznych na rozliczeniach rachunków kosztów podróży służbowych, co jest niezgodne z obowiązującymi w szkole regulacjami wewnętrznymi;
17) ujmowaniu w dzienniku zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym w sposób niechronologiczny, co narusza przepis art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości;
18) bezpodstawnym wyksięgowaniu z konta 400 "Koszty według rodzajów" umorzenia oraz z konta 760 "Pozostałe przychody i koszty" przychodów uzyskanych wcześniej w związku z nieodpłatnym otrzymaniem od osób fizycznych (czytelników, nauczycieli) oraz od osoby prawnej książek do biblioteki, jak również nieodpłatnym otrzymaniem środków dydaktycznych od Samorządu Słuchaczy w łącznej kwocie 7 547,10 zł, naruszając tym przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
19) niezaewidencjonowaniu do danego roku obrotowego wystawionych przez szkołę not obciążeniowych dot. opłat za media za miesiąc grudzień 2007 r., naruszając tym przepis art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości;
20) niezaewidencjonowaniu kwot dotyczących zwrotów za media z roku poprzedniego, które to kwoty wpłynęły do szkoły w roku następnym, jako dochody budżetowe, czym naruszono przepis § 10 ust. 1 Uchwały nr XIX/187/2007 Rady Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 27 grudnia 2007 roku w sprawie budżetu Powiatu Tarnogórskiego na rok 2008;
21) wskazywaniu w notach obciążeniowych wystawianych dla kontrahentów terminu zapłaty niezgodnego z terminem wskazanym w umowie z danym kontrahentem;
22) nieprzeksięgowaniu w roku następnym - z datą przyjęcia sprawozdania finansowego salda konta 860 "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy" na konto 800 "Fundusz jednostki", czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
23) niezachowaniu ciągłości bilansowej w zakresie konta 860 "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy", czym naruszono przepis art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości;
24) nieprawidłowym klasyfikowaniu wydatków:
- na zakup papieru kserograficznego w paragrafie 4210 "Zakup materiałów i wyposażenia";
- związanych z zakupem dyskietek komputerowych i płyt DVD w paragrafie 4210 "Zakup materiałów i wyposażenia";
- na szkolenia pracowników w paragrafie 4300 "Zakup usług pozostałych",
- na zakup usług dostępu do sieci Internet w paragrafie 4300 "Zakup usług pozostałych";
- poniesionych na wypłatę wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło w paragrafie 4010 "Wynagrodzenia osobowe pracowników";
co naruszyło przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2006 r., nr 107, poz. 726 ze zm.);
25) sporządzeniu sprawozdania budżetowego Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 30.04.2008 roku w dziale 801 "Oświata i wychowanie", rozdziale 80130 "Szkoły zawodowe", paragrafie 4750 "Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji" niezgodnie z ewidencją księgową, czym naruszono § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2006 r., nr 115, poz. 781 ze zm.).

    W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: SKO.0913-16/08, zobowiązuję do:
1) dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.);
2) prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" z podziałem na subkonto dochodów i wydatków budżetowych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r., nr 142 poz. 1020 ze zm.);
3) ujmowania w księgach rachunkowych zdarzeń związanych m.in. ze zwrotem opłat za prowadzenie rachunku bankowego (wpływ kwoty na rachunek bankowy) po stronie Wn konta 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" zachowując zgodność zapisów między jednostką a bankiem, w myśl rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
4) stosowania na koncie 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny, w myśl przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
5) wprowadzania w księgach rachunkowych danego okresu sprawozdawczego w postaci zapisu każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości;
6) terminowego regulowania zobowiązań z tytułu dostaw i usług, zgodnie z art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104 ze zm.);
7) ewidencjonowania na koncie 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym, w myśl przepisów
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
8) przestrzegania obowiązującej w szkole "Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów" zwłaszcza w zakresie sporządzania dowodów przychodowych KP "Kasa przyjmie" na podjętą z banku gotówkę do kasy szkoły;
9) stosowania zasad rachunkowości w sposób ciągły zgodnie art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości;
10) dokonywania zmniejszeń kosztów po stronie Ma konta 400 "Koszty według rodzajów", zgodnie z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
11) zamieszczania na dowodach księgowych pełnej adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, w myśl przepisu z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości;
12) rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:
- ewidencjonowanie zdarzeń na koncie 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" w kwotach zgodnych z wyciągiem bankowym;
- ewidencjonowanie zobowiązań wobec kontrahentów w kwotach zgodnych z kwotami widniejącymi na fakturach;
- ewidencjonowanie zobowiązań wobec pracowników w kwotach zgodnych z kwotami wyszczególnionymi w listach płac;
- ewidencjonowaniu zobowiązań z tyt. ubezpieczeń społecznych oraz Funduszu Pracy w kwotach zgodnych z dokumentami źródłowymi;
w myśl przepisu art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a także mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
13) dokumentowania poniesionych wydatków związanych z odbyciem podróży służbowych, mając na uwadze § 8a ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r., nr 236, poz. 1990 ze zm.);
14) przestrzegania obowiązującej w szkole "Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów" w zakresie rzetelnego dokonywania kontroli poniesionych kosztów podróży służbowych oraz terminowego rozliczania kosztów wyjazdów służbowych;
15) ujmowania w dzienniku zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym w sposób chronologiczny, w myśl przepisu art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości;
16) ewidencjonowania darowizn otrzymanych od osób fizycznych i prawnych
na koncie 760 "Pozostałe przychody i koszty", mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
17) ewidencjonowania w księgach rachunkowych jednostki wszystkich osiągniętych, przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami, a dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, zgodnie z przepisem art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości;
18) ewidencjonowania kwot dotyczących zwrotów za media z roku poprzedniego, które wpłynęły do szkoły w roku następnym, jako dochody budżetowe, w myśl postanowień § 10 ust. 1 Uchwały nr XIX/187/2007 Rady Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 27 grudnia 2007 roku w sprawie budżetu Powiatu Tarnogórskiego na rok 2008;
19) sporządzania not obciążeniowych zgodnie z zawartymi przez Zespół Szkół umowami;
20) przeksięgowania na koniec roku obrotowego salda konta 860 "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy" w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, na konto 800 "Fundusz jednostki";
21) zachowania ciągłości bilansowej w zakresie konta 860 "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy", zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości;
22) prawidłowego klasyfikowania poniesionych wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2006 r., nr 107, poz. 726 ze zm.), a zwłaszcza do ujmowania wydatków związanych:
- z zakupem papieru kserograficznego w paragrafie 474 "Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych";
- z zakupem dyskietek komputerowych i płyt DVD w paragrafie 475 "Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji";
- ze szkoleniami pracowników w paragrafie 470 "Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej";
- z zakupem usług dostępu do sieci Internet w paragrafie 435 "Zakup usług dostępu do sieci Internet";
- z wynagrodzeniem z tytułu umowy o dzieło w paragrafie 417 "Wynagrodzenia bezosobowe" z odpowiednią czwartą cyfrą;
23)sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-28S zgodnie z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2006 r., nr 115, poz. 781 ze zm.).

Jednocześnie oczekuję od Pani Dyrektor, w okresie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2008-10-06)
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego Józef Korpak