» STRONA GŁÓWNA » MENU PRZEDMIOTOWE » Zarządzenia Starosty » 2007 rok

Zarządzenie Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 10/2007 z dnia 6 luty 2007 r. ws. systemu obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach



Symbol: EO.0716-6/2/07

ZARZĄDZENIE Nr 10/2007
STAROSTY POWIATU TARNOGÓRSKIEGO
Z DNIA 6 lutego 2007 r.

w sprawie systemu obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach.

Na podstawie art. 34 ust 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym
(tj. DZ.U. nr 142,poz. 1592 z 2001 r. z późn. zm.), § 55 ust 1 Statutu Powiatu Tarnogórskiego oraz § 54 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160, poz. 1074 z późn. zm.).

zarządzam co następuje:

§ 1

Z dniem 12 lutego 2007 roku wprowadza się elektroniczny system obiegu spraw
i dokumentów.

I. REJESTRACJA I OBIEG DOKUMENTÓW

§ 2

Przez użyte w zarządzeniu określenia rozumie się:
1. szef pionu – właściwy członek zarządu, sekretarz lub skarbnik,
2. korespondencja – każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd.

§ 3

1. Wpływająca do urzędu korespondencja rejestrowana jest przez pracowników Kancelarii Starostwa w elektronicznym rejestrze kancelaryjnym, wprowadzana
do systemu elektronicznego i kierowana do szefów pionów.
2. Korespondencja wpływająca bezpośrednio do Powiatowego Zespołu ds. Orzekania
o Niepełnosprawności, Wydziału Gospodarki Nieruchomościami oraz do Geodety Powiatowego wprowadzana jest do systemu elektronicznego przez pracownika tej komórki organizacyjnej, posiadającego uprawnienia pracownika kancelarii.
3. Wpływające do urzędu dokumenty księgowe rejestrowane są w osobnym rejestrze.
4. Rejestracji w elektronicznym systemie nie wymagają:
a) zwolnienia lekarskie,
b) zwroty potwierdzenia odbioru,
c) korespondencja o charakterze informacyjnym.

§ 4

Wpływająca do urzędu korespondencja kierowana jest na następujące piony:

1. Pion Starosty:
a) Wydział Transportu i Dróg Publicznych,
b) Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych,
c) Wydział Kontroli
d) Biuro ds. Audytu,
e) Biuro Rzecznika Prasowego,
f) Biuro Bezpieczeństwa Publicznego,
g) Geodeta Powiatowy,
h) Specjalista ds. BHP.

2. Pion Wicestarosty:
a) Wydział Kultury, Promocji i Integracji Europejskiej,
b) Wydział Budownictwa i Architektury,
c) Powiatowy Konserwator Zabytków,
d) Biuro Strategii i Funduszy Zewnętrznych.

3. Pion Członka Zarządu:
a) Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa,
b) Wydział Gospodarki Nieruchomościami,
c) Wydział Gospodarki Mieniem,
d) Biuro ds. Inwestycji.

4. Pion Członka Zarządu:
a) Wydział Edukacji i Kultury Fizycznej,
b) Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności,
c) Pełnomocnik ds. Osób Niepełnosprawnych.

5. Pion Skarbnika:
a) Wydział Budżetu i Finansów.

6. Pion Sekretarza:
a) Wydział Organizacyjny,
b) Biuro Rady Powiatu,
c) Wydział Komunikacji,
d) Biuro Kadr,
e) Powiatowy Rzecznik Konsumentów,

§ 5

1. Szefowie pionów, po zadekretowaniu przyjętej korespondencji, przesyłają ją
do wskazanych w dekrecie naczelników i kierowników komórek organizacyjnych.
2. Wyznaczeni pracownicy komórek organizacyjnych, na podstawie elektronicznego rejestru dla danej komórki organizacyjnej i dekretacji szefów pionu odbierają oryginały dokumentów z Kancelarii Starostwa, potwierdzając ten fakt w wydrukowanym rejestrze
i przekazują je do wskazanych w dekretacji szefa pionu pracowników komórek organizacyjnych.
3. Korespondencja przeznaczona do obiegu wewnętrznego może być przesyłana bezpośrednio do poszczególnych komórek organizacyjnych.

§ 6

1. W uzasadnionych przypadkach odbioru oryginałów korespondencji dla danej komórki organizacyjnej może dokonać pracownik wyznaczony do odbioru korespondencji dla innej komórki organizacyjnej.
2. Naczelnicy lub kierownicy zobowiązani są do bieżącego kontrolowania sposobu
i terminowości odbioru oryginałów korespondencji z Kancelarii Starostwa oraz właściwego załatwiania spraw skierowanych do podporządkowanych im pracowników.

II. PRZEKAZYWANIE KORESPONDENCJI DO PODPISU STAROSTY I WYSYŁKA KORESPONDENCJI

§ 7

1. Korespondencję przeznaczoną do wysłania, po zaakceptowaniu przez naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej, właściwego szefa pionu i Starosty, komórka organizacyjna, która ją przygotowała dokonuje wydruku i przedkłada w formie papierowej do podpisu Starosty.
2. Korespondencja ta jest składana w Sekretariacie Starosty a po jej podpisaniu
i opieczętowaniu Sekretariat Starosty przekazuje ją z powrotem do właściwych komórek organizacyjnych celem przygotowania do wysyłki.
3. Korespondencję opatrzoną podpisami szefów pionów lub pozostałych osób upoważnionych do podpisywania pism wychodzących na zewnątrz, po wcześniejszym opieczętowaniu ich przez sekretarki pionów, u których znajdują się pieczęcie imienne szefów, należy składać w Kancelarii Starostwa.
4. Korespondencję przeznaczoną do wysłania drogą elektroniczną, po zaakceptowaniu przez naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej, właściwego szefa pionu i Starosty, komórka organizacyjna, która ją przygotowała wysyła drogą elektroniczną do odbiorcy.

§ 8

1. Wysyłki korespondencji dokonuje Kancelaria Starostwa, opatrując kopię pisma pozostającego w aktach datą jej wysłania oraz parafą pracownika urzędu odpowiedzialnego za wysyłkę korespondencji.
2. Do korespondencji, o której mowa w § 7, przeznaczonej do wysyłki, komórka składająca ją dołącza prawidłowo zaadresowaną kopertę (koperty) i, w razie konieczności, wypisane potwierdzenie odbioru.
3. Korespondencja przeznaczona do wysyłki winna zostać złożona w Kancelarii Starostwa do godz. 1400.

§ 9

Zarządzenie obowiązuje wszystkie komórki organizacyjne.

§ 10

W sprawach nie objętych zarządzeniem ma zastosowanie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.12.1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160, poz. 1074 z późn. zm.).

§ 11

Uchyla się zarządzenie Starosty Powiatu nr 130/2006 z dnia 28 grudnia 2006 r. w sprawie systemu obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach

§ 12

Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.

§ 13

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Dokument utworzono: Wydział Organizacyjny
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego - Józef Korpak


Osoba wprowadzająca dokument: Krzysztof Dudek

Data wprowadzenia: 2007-02-08

Wyświetleń: 1232

Załączniki:
Brak załączników w dokumencie.

Rejestr zmian:
Utworzenie dokumentu: Krzysztof Dudek, dnia: 2007-02-08

« POWRÓT

WYDRUK