Wystąpienie pokontrolne - Samodzielne Stanowisko ds. BHP

Tarnowskie Góry, dnia 20.11.2020 r. 

KNT.1712.3.2020

Pan
Leszek Drozdowski 
Specjalista ds. bhp
Starostwa Powiatowego 
w Tarnowskich Górach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Na podstawie § 26 ust. 1 Zasad i trybu przeprowadzania kontroli wewnętrznych (zarządzenie nr 97/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 2.10.2018 r.), w związku z przeprowadzoną kontrolą samodzielnego stanowiska ds. BHP Starostwa Powiatowego ul. Karłuszowiec 5, 42-600 Tarnowskie Góry w temacie „Prawidłowość realizacji zadań związanych z refundacją kosztów zakupu okularów korygujących wzrok pracownikom zatrudnionym na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe” przesyłam niniejsze wystąpienie pokontrolne.
W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w okresie od 01.10.2020 roku do 23.10.2020 roku stwierdzono następujące nieprawidłowości: 
1) brak oznaczenia, rejestracji wniosków pracowników o częściową refundację przez pracodawcę kosztów związanych z zakupem przez pracowników zatrudnionych przy obsłudze monitorów ekranowych okularów korygujących wzrok, oraz łączenia dokumentacji w akta sprawy na samodzielnym stanowisku ds. BHP, 
co jest niezgodne z § 4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. nr 14 poz. 67),
2) rozpatrywanie wniosków pracowników o dofinansowanie kosztu zakupu okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego w oparciu o dokumenty lekarskie lub ich kserokopie inne niż zaświadczenie o potrzebie stosowania okularów/soczewek korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, wydane przez lekarza w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, co niezgodne jest z §3 ust. 2 pkt 1 Zarządzenia nr 15/2017 Starosty Tarnogórskiego z dnia 09.02.2017 roku w sprawie wysokości częściowej refundacji przez pracodawcę kosztów związanych z zakupem przez pracowników zatrudnionych przy obsłudze monitorów ekranowych okularów korygujących wzrok,
3) rozpatrywanie wniosków pracowników o dofinansowanie kosztu zakupu okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego w oparciu o kserokopie lub kopie faktur dokumentujących zakup okularów/soczewek korygujących wzrok, co niezgodne jest z §3 ust. 2 pkt 2 Zarządzenia nr 15/2017 Starosty Tarnogórskiego z dnia 09.02.2017 roku w sprawie wysokości częściowej refundacji przez pracodawcę kosztów związanych z zakupem przez pracowników zatrudnionych przy obsłudze monitorów ekranowych okularów korygujących wzrok,
4) ustalenie w 2019 roku wysokości dofinansowania kosztu zakupów okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego czterem pracownikom w kwocie niższej niż kwota należna zgodnie z Zarządzeniem nr 31/2019 Starosty Tarnogórskiego z dnia 31 maja 2019 roku w sprawie zmiany Zarządzenia nr 15/2017 Starosty  Tarnogórskiego z dnia 9 lutego 2017 roku w sprawie częściowej refundacji przez pracodawcę kosztów związanych z zakupem przez pracowników zatrudnionych przy obsłudze monitorów ekranowych okularów korygujących wzrok,
5) dofinansowanie jednemu pracownikowi kosztu zakupów okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego przed upływem dwóch lat co jest niezgodne z § 4 ust. 2 zarządzenia nr 15/2017 Starosty Tarnogórskiego z dnia 9 lutego 2017 roku w sprawie częściowej refundacji przez pracodawcę kosztów związanych z zakupem przez pracowników zatrudnionych przy obsłudze monitorów ekranowych okularów korygujących wzrok. 
W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: KNT.1712.3.2020, wnoszę o:
1) oznaczanie, rejestrację wniosków pracowników o częściową refundację przez pracodawcę kosztów związanych z zakupem przez pracowników zatrudnionych przy obsłudze monitorów ekranowych okularów korygujących wzrok oraz łączenie dokumentacji w akta sprawy na samodzielnym stanowisku ds. BHP zgodnie z § 4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. nr 14 poz. 67),
2) rozpatrywanie wniosków pracowników o dofinansowanie kosztu zakupu okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego w oparciu o dokumenty, których rodzaj oraz sposób przedstawienia wymaga doprecyzowania w unormowaniu zasad i szczegółowego trybu przyznawania częściowej refundacji przez pracodawcę kosztów związanych z zakupem przez pracowników zatrudnionych przy obsłudze monitorów ekranowych okularów korygujących wzrok w celu wyeliminowania pojawiających się w praktyce rozbieżności interpretacyjnych, 
3) ponowne ustalenie wysokości wraz z dopłatą należnej kwoty dofinansowania kosztu zakupów okularów korygujących wzrok przy obsłudze monitorów ekranowych czterem pracownikom zgodnie z Zarządzeniem nr 31/2019 Starosty Tarnogórskiego z dnia 31 maja 2019 roku w sprawie zmiany Zarządzenia nr 15/2017 Starosty Tarnogórskiego z dnia 9 lutego 2017 roku w sprawie częściowej refundacji przez pracodawcę kosztów związanych z zakupem przez pracowników zatrudnionych przy obsłudze monitorów ekranowych okularów korygujących wzrok,
4) dofinansowywanie pracownikom kosztu zakupów okularów korygujących wzrok przy obsłudze monitorów ekranowych nie częściej niż co dwa lata zgodnie z §4 ust. 2 zarządzenia nr 15/2017 Starosty Tarnogórskiego z dnia 9 lutego 2017 roku w sprawie częściowej refundacji przez pracodawcę kosztów związanych z zakupem przez pracowników zatrudnionych przy obsłudze monitorów ekranowych okularów korygujących wzrok. 
Na podstawie § 26 ust. 6 Zasad i trybu przeprowadzania kontroli wewnętrznych (zarządzenie nr 97/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 2.10.2018 r.), proszę o udzielenie w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji wskazującej sposób realizacji zaleceń pokontrolnych.

Dokument sporządzili:
Główny specjalista w Wydziale Kontroli Jolanta Sorn-Tomczewska,
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Krystyna Kosmala