Wystąpienie pokontrolne - Zespół Szkół Chemiczno - Medycznych i Ogólnokształcących

Tarnowskie Góry, dnia 6 grudnia 2006 roku

SKO.0913-30/06

SZANOWNY  PAN
mgr Ryszard Mitręga
Dyrektor Zespołu
Szkół Chemiczno – Medycznych i Ogólnokształcących

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

    Na podstawie §14 ust.1-3 załącznika nr 1 do Zarządzenia Starosty Powiatu Tarnogórskiego w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym oraz powiatowych jednostkach organizacyjnych (zarządzenie nr 16/2004 z dnia 10 lutego 2004 roku ze zmianami), w związku z przeprowadzoną kontrolą w Zespole Szkół Chemiczno – Medycznych i Ogólnokształcących im. Marii Skłodowskiej – Curie, przesyłam Panu niniejsze wystąpienie pokontrolne.

W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej” stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą tj. w listopadzie 2005 roku w kierowanej przez Pana placówce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:

- ewidencjonowaniu zobowiązań wobec pracowników z tytułu ekwiwalentu za przysługującą im odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
- ewidencjonowaniu zwrotu poniesionych kosztów technicznym zapisem ujemnym po stronie Wn konta 400 „koszty według rodzajów”,
- ewidencjonowaniu wpływu na rachunek bankowy środków z tytułu zwrotu kosztów technicznym zapisem ujemnym po stronie Ma konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, a tym samym braku zgodności zapisów księgowych na koncie 130 pomiędzy jednostką a bankiem,
- nie wystawianiu not z tytułu obciążenia kontrahentów kosztami zużycia mediów oraz nie wykazywaniu w ewidencji księgowej powstałych z tego tytułu należności, 
- ewidencjonowaniu zobowiązań z tytułu wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
- dokonywaniu zapisów księgowych w księgach rachunkowych w sposób nie pozwalający na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu, co jest niezgodne z przepisami art.14 ust.4 ustawy o rachunkowości,
- nieprawidłowym opisywaniu części dowodów źródłowych pod względem legalności poniesionego wydatku poprzez wskazanie niewłaściwej podstawy prawnej udzielenia danego zamówienia publicznego,
- nieprawidłowym sklasyfikowaniu wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji  tj. abonamentu telefonicznego w § 4350 oraz zakupu materiałów remontowo - budowlanych w § 4270,
- braku na poleceniach wyjazdu służbowego wskazania daty przedłożenia przez delegowanego pracownika rachunku kosztów podróży do rozliczenia, 
- braku w przypadku delegacji nr 407/2005 umowy cywilno – prawnej na użycie do celów służbowych samochodu osobowego nie będącego własnością pracodawcy,
- nieprawidłowym rozliczeniu rachunku kosztów podróży (delegacja nr 402/2005) poprzez zwrot pracownikowi kosztów nie związanych z jego podróżą służbową,
- naruszeniu, w przypadku rozliczania kosztów podróży służbowych, zasady współmierności poprzez ujmowanie kosztów jednego okresu sprawozdawczego (tj. miesiąca) w kolejnym okresie sprawozdawczym (tj. w miesiącu następnym po miesiącu, w którym koszt został faktycznie poniesiony),
- nieterminowym regulowaniu zobowiązań z tytułu dostaw i usług w wyniku czego jednostka zapłaciła odsetki za zwłokę,
- nieterminowym odprowadzaniu składek z tytułu ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego oraz składki na Fundusz Pracy w wyniku czego jednostka zapłaciła odsetki,
- nieterminowym dokonywaniu wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
- nie prowadzeniu ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych,
- nie wystąpieniu z wnioskami o przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę energii cieplnej oraz elektrycznej, a także dostawę wody i usługi telekomunikacyjne,

Ponadto stwierdzono nieprawidłowości w zakresie gospodarki środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2005 roku polegające na:

- zawarciu w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych postanowień sprzecznych z art.1 ust.1 i art.2 pkt.1 oraz uniemożliwiających właściwą realizację art.8 ust.1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 nr 70 poz.335 ze zm.),
- nie odprowadzeniu do dnia 31 maja na rachunek bankowy Funduszu kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisu,
- przeznaczeniu środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na opłaty związane z prowadzeniem rachunku bankowego funduszu oraz zakup kwiatów i artykułów spożywczych na cele nie związane z prowadzeniem działalności socjalnej,
- odprowadzeniu na rachunek budżetu powiatu odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
- dokonywaniu na rachunku bankowym zakładowego funduszu świadczeń socjalnych operacji gospodarczych związanych z realizacją programu SOCRATES,
- zaniechaniu dokumentowania w formie pisemnej wszystkich decyzji zakładowej komisji świadczeń socjalnych w sprawie przeznaczenia środków Funduszu lub braku tych decyzji, 
- nieprawidłowym udokumentowaniu decyzji zakładowej komisji świadczeń socjalnych z dnia 21.11.2005 roku poprzez brak w protokole z posiedzenia komisji podpisów jej członków, a także decyzji z dnia 11.10.2005 roku poprzez nierzetelne określenie kwoty przyznanego dofinansowania do „zielonej szkoły”, 
- podjęciu decyzji w sprawie zwiększenia kwoty pożyczki oraz przyznania dofinansowania do „zielonej szkoły” na podstawie wniosku złożonego w formie ustnej,
- przyznaniu świadczeń z ZFŚS z tytułu dofinansowania do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie oraz  zapomóg z naruszeniem przepisu art.8 ust.1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych poprzez uzależnienie ich wysokości od wymiaru zatrudnienia osoby uprawnionej,
- udokumentowaniu decyzji zakładowej komisji świadczeń socjalnych w sprawie przyznania pracownikom dofinansowania do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie po wypłaceniu ww. świadczeń, 
- braku pisemnej zmiany umów pożyczek w związku ze zwiększeniem kwoty przyznanej pożyczki,
- braku opisu faktur dokumentujących wydatki poniesione ze środków ZFŚS pod względem legalności przeprowadzonej operacji gospodarczej, a więc wskazania trybu w jakim dane zamówienie publiczne zostało udzielone,
- braku ewidencji księgowej na koncie 225 – „Rozrachunki z budżetami” naliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłaconych pracownikom świadczeń z ZFŚS.

W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: SKO.0913-30/06, zobowiązuję do:

- prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z rozporządzeniem z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 roku, nr 142, poz.1020), a zwłaszcza do:
* ewidencjonowania zobowiązań wobec pracowników z tytułu ekwiwalentu za przysługującą im odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
* ewidencjonowania zwrotu poniesionych kosztów po stronie Ma konta 400 „Koszty według rodzajów”,
* przestrzegania zasad dokonywania zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” na podstawie wyciągów bankowych, w celu zachowania pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem. W przypadku wystąpienia operacji zwrotu na rachunek bankowy uprzednio poniesionych wydatków, zapisów w księgach rachunkowych dokonywać zgodnie z wyciągiem bankowym oraz dodatkowo wprowadzać techniczny zapis ujemny dla zachowania zasady czystości obrotów,
* ewidencjonowaniu zobowiązań z tytułu wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,
- prowadzenia ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych,
- prawidłowego klasyfikowania poniesionych wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, zwłaszcza związanych z zakupem materiałów remontowo - budowlanych oraz abonamentu telefonicznego,
- dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych w sposób pozwalający na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu,
- prawidłowego opisywania wszystkich dowodów źródłowych pod względem legalności poniesionego wydatku tj. każdorazowego wskazywania właściwej podstawy prawnej udzielenia zamówienia publicznego,
- terminowego regulowania zobowiązań z tytułu dostaw i usług,
- odprowadzania w ustawowym terminie pełnej wysokości naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy, a także wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
- przestrzegania przepisów regulaminu udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne, wprowadzonego uchwałą Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 93/655/2004 z 14.06.2004 roku ze zm., zwłaszcza w zakresie składania wniosków o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- obciążania kontrahentów nota księgową z tytułu zużycia mediów oraz prowadzenia ewidencji księgowej powstałych z tego tytułu należności,
- oraz prowadzenia ewidencji księgowej kwot należności z ww. tytułu,
- zobowiązania podległych pracowników do wskazywania daty przedłożenia przez nich do rozliczenia rachunków kosztów podróży służbowej,
- zawierania umowy cywilno – prawnej z pracownikiem w sytuacji wyrażenia zgody na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy,
- rozliczania kosztów podróży służbowej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 roku, nr 236 poz.1990 ze zm.),
- ujmowania w księgach rachunkowych każdego zdarzenia, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym.

Natomiast w zakresie gospodarki środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zobowiązuję do:

- dostosowania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- odprowadzania na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych środków z tytułu naliczonego odpisu w terminach i kwotach określonych w art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- wydatkowania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wyłącznie na działalność socjalną,
- zwiększania środków funduszu o odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zgodnie z art.7 ust.1 pkt.4 ustawy zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- dokonywania na rachunku bankowym zakładowego funduszu świadczeń socjalnych operacji gospodarczych związanych wyłącznie z gospodarowaniem środkami Funduszu zgodnie z ustawą i regulaminem,
- prawidłowego dokumentowania w formie pisemnej wszystkich decyzji zakładowej komisji świadczeń socjalnych w sprawie przeznaczenia środków Funduszu,
- wydatkowania środków ZFŚS wyłącznie po podjęciu decyzji w sprawie ich przyznania przez zakładową komisję świadczeń socjalnych, 
- przyznawania świadczeń socjalnych zgodnie z regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wyłącznie na podstawie kompletnych wniosków osób uprawnionych,
- przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zgodnie z art.8 ust.1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- dokonywania w formie pisemnej zmian umów pożyczek udzielonych ze środków ZFŚS w przypadku jakichkolwiek zmian w ich postanowieniach, 
- opisywania dowodów źródłowych pod względem legalności poniesionego wydatku poprzez wskazanie trybu udzielenia danego zamówienia publicznego,
- prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 225 – „Rozrachunki z budżetami” naliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Jednocześnie oczekuję od Pana, w okresie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2006-12-06)
Autoryzacja : Starosta Powiatu Tarnogórskiego Józef Korpak