Wystąpienie pokontrolne - Powiatowy Urząd Pracy w Tarnowskich Górach

Tarnowskie Góry, dnia 10.11.2006

SKO.0913-28/06

                                                                   SZANOWNA PANI
                                                                    mgr Ewa Brachaczek
                                                                      Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

      Na podstawie §14 ust.1-3 załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 16/2004 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 10 lutego 2004 roku w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym oraz powiatowych jednostkach organizacyjnych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowskich Górach, przesyłam Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne.

W wyniku kontroli, przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej” stwierdzono, iż w kierowanej przez Panią Dyrektor jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
– nieokreśleniu w dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, zasad klasyfikacji zdarzeń gospodarczych,
– dokonaniu zapisów w księdze głównej ołówkiem tj. w sposób nietrwały,
– pozostawieniu w księdze głównej wolnych miejsc umożliwiających dokonanie późniejszych dopisków,
– księgowaniu dowodów źródłowych ZFŚS w księdze głównej bez zachowania chronologii zapisów,
– zaniechaniu opisywania faktur, rachunków pod względem wstępnej oceny celowości zaciągniętych zobowiązań oraz zasadności dokonania wydatku (brak opisów merytorycznych),
– braku wskazania w opisie dowodów źródłowych podstawy prawnej na podstawie, której udzielono zamówienia publicznego,
– nieprawidłowej konstrukcji rejestru zamówień publicznych,
– nie zaewidencjonowaniu w 2005 roku w rejestrze zamówień publicznych wszystkich udzielonych przez jednostkę zamówień,
– ujmowaniu na koncie 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne" składek z tytułu dobrowolnego ubezpieczenia pracowników,
– ewidencjonowaniu odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym budżetu na koncie 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami",
– nie zaksięgowaniu dwóch wyciągów bankowych z ZFŚS,
–nieprawidłowym księgowaniu na poszczególnych kontach wypłat i spłat pożyczek mieszkaniowych przyznanych pracownikom Urzędu z ZFŚS,
– nie prowadzeniu ewidencji księgowej zaangażowania środków budżetowych,
– braku potwierdzenia przez niektórych pracowników Powiatowego Urzędu Pracy, odbioru pism zmieniających m. in. wysokość wynagrodzenia,
– nie skorygowaniu na koniec roku wysokości odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych do faktycznie przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie.

W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt SKO.0913-28/06, zobowiązuję do:
1) Uzupełnienia dokumentacji wewnętrznej opisującej przyjęte do stosowania przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości o brakujące zasady klasyfikacji zdarzeń.
2) Dokonywania zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 roku , nr 76, poz. 694 ze zm.).
3) Ujmowania w księgach rachunkowych poszczególnych zdarzeń w kolejności chronologicznej.
4) Opisywania wszystkich dowodów źródłowych pod względem merytorycznym.
5) Opisywania wszystkich dowodów źródłowych pod względem legalności poniesionego wydatku tj. każdorazowego wskazywania właściwej podstawy prawnej udzielenia zamówienia publicznego.
6) Prowadzenia rejestru zamówień publicznych w sposób umożliwiający bieżącą kontrolę sposobu realizacji procedury wydatkowania środków publicznych oraz prawidłowości zaciągania zobowiązań finansowych.
7) Ewidencjonowaniu w rejestrze zamówień publicznych wszystkich udzielonych przez jednostkę zamówień.
8) Prowadzenia ewidencji księgowej, zgodnie z rozporządzeniem z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych Dz.U. z 2006 roku, nr 142, poz.1020, a zwłaszcza do:
    • ewidencjonowania odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym budżetu na koncie 750 "Przychody i koszty finansowe",
   • ewidencjonowania potrąconych z wynagrodzeń składek z tytułu dobrowolnego ubezpieczenia na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki".
9) Wprowadzania w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, tj. zgodnie z art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 3 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości Dz.U. z 2002 roku , nr 76, poz. 694 ze zm.
10) Prawidłowego księgowania na poszczególnych kontach wypłat i spłat pożyczek mieszkaniowych przyznanych pracownikom Urzędu z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
11) Prowadzenia ewidencji księgowej zaangażowania środków budżetowych.
12) Potwierdzania przez pracowników Powiatowego Urzędu Pracy, odbioru pism zmieniających warunki pracy i płacy.
13) Przestrzegania § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Dz.U. nr 43, poz. 148 z późn. zm., poprzez dokonanie na koniec roku korekty kwoty odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń             socjalnych do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych.

Jednocześnie oczekuję od Pani Dyrektor, w okresie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2006-11-10)
Autoryzacja : Wicestarosta Powiatu Tarnogórskiego Maria Rogocz