Wystąpienie pokontrolne - Rodzinny Dom Dziecka w Świerklańcu

Tarnowskie Góry, dnia 4 września 2006 r.

SKO.0913-19/06

SZANOWNA  PANI
Anna Pałczyńska
Dyrektor Rodzinnego Domu Dziecka
w Świerklańcu

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

    Na podstawie §14 ust.1-3 załącznika nr 1 do Zarządzenia Starosty Powiatu Tarnogórskiego w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym oraz powiatowych jednostkach organizacyjnych (zarządzenie nr 16/2004 z dnia 10 lutego 2004 roku ze zmianami), w związku  z przeprowadzoną kontrolą w Rodzinnym Domu Dziecka w Świerklańcu, przesyłam Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne.

W wyniku kontroli, przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej” stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą tj. w miesiącu grudniu 2005 roku w kierowanej przez Panią Dyrektor placówce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
– ewidencjonowaniu zwrotu poniesionych kosztów zapisem ujemnym po stronie Wn konta 400 „koszty według rodzajów”,
– braku zgodności zapisów księgowych na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” pomiędzy jednostką a bankiem,
– ewidencjonowaniu odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym budżetu na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”,
– ewidencjonowaniu zryczałtowanej kwoty na utrzymanie dziecka na koncie 853 – „Fundusze pozabudżetowe”,
– nie wprowadzeniu do obowiązującego w 2005 roku zakładowego planu kont oraz ksiąg rachunkowych wszystkich kont służących do ujęcia operacji gospodarczych występujących w jednostce,
– wprowadzeniu do zakładowego planu kont konta 200 służącego ewidencji księgowej rozrachunków z odbiorcami i dostawcami,
– braku w polityce rachunkowości opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń,
– nie sporządzaniu zestawień obrotów i sald,
– prowadzeniu kont ksiąg pomocniczych niezgodnie z art.17 ust.1 ustawy o rachunkowości,
– nie prowadzeniu ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych,
– prowadzeniu ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów budżetowych objętych planem   finansowym na kontach syntetycznych niezgodnych z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2001r., nr 153 poz.1752 ze zm.),
– niedotrzymaniu obowiązku zamykania ksiąg rachunkowych,
– nieprawidłowym poprawianiu błędów w zapisach w księgach rachunkowych,
– wydatkowaniu środków otrzymanej zaliczki niezgodnie z jej przeznaczeniem,
– braku w sprawozdaniach finansowych imiennej pieczęci Dyrektora Rodzinnego Domu Dziecka,
– nie prowadzeniu w 2005 roku rejestru zamówień publicznych,
– braku na dowodach księgowych podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,
– braku na raporcie kasowym z 05.12.2005 roku podpisu osoby dokonującej kontroli dokumentu,
– braku na wniosku o zaliczkę, wypłaconej w dniu 12.12.2005 roku, podpisu osoby zatwierdzającej kwotę do wypłaty,
– nie sporządzaniu raportów kasowych oraz dowodów kasowych dla niektórych operacji gotówkowych,
– nie przedstawieniu przez osobę fizyczną dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków na rzecz Rodzinnego Domu Dziecka z tytułu zapłaty energii elektrycznej,
– ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych RDD operacji gospodarczych prowadzonych na rachunku bankowym którego posiadaczem jest PCPR,
- dokonywaniu zapisów księgowych w księgach rachunkowych Rodzinnego Domu Dziecka na podstawie uwierzytelnionych kserokopii wyciągów bankowych, których oryginały nie są przechowywane wraz z pozostałą dokumentacją źródłową RDD.

W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak: SKO.0913-19/06, zobowiązuję do:
- prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 sierpnia 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 roku, nr 142, poz.1020), 
- zawierania w dokumentacji opisującej przyjęte w Rodzinnym Domu Dziecka zasady rachunkowości wszystkich elementów określonych w art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości oraz ustalania zakładowego planu kont zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- sporządzania zestawień obrotów i sald zgodnie z art.18 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002r., nr 76 poz.694 ze zm.),
- prowadzenia kont ksiąg pomocniczych zgodnie z art.17 ust.1 ustawy o rachunkowości,
- prowadzenia ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych,
- zamykania ksiąg rachunkowych zgodnie z art.12 ust.2-5 ustawy o rachunkowości,
- poprawiania błędów w zapisach w księgach rachunkowych zgodnie z art.25 ustawy o rachunkowości,
- wydatkowania środków otrzymanych zaliczek zgodnie z przeznaczeniem określonym we wniosku o ich udzielenie,
- umieszczania w sprawozdaniach finansowych pod podpisem dyrektora RDD jego pieczęci imiennej, 
- prowadzenia rejestru zamówień publicznych,
- podpisywania zawartego na dowodzie księgowym wskazania sposobu jego ujęcia w księgach rachunkowych przez osobę odpowiedzialną za to wskazanie, zgodnie z art.21 ust.1 pkt.6 ustawy o rachunkowości,
- podpisywania raportów kasowych przez osobę dokonującą ich kontroli,
- zatwierdzania przez osobę uprawnioną kwot przyznanych zaliczek do wypłaty, 
- prawidłowego dokumentowania obrotu gotówkowego tj. sporządzania raportów kasowych oraz dowodów kasowych,
- przestrzegania przepisu §6 ust.10 zarządzenia nr 83/2005 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z 27.10.2005 roku w sprawie szczegółowych procedur prowadzenia obsługi finansowo – księgowej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach, w tym obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowe dla Rodzinnych Domów Dziecka, 
- prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” operacji gospodarczych przeprowadzanych na rachunku bankowym, którego posiadaczem jest RDD,   
- dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych Rodzinnego Domu Dziecka na podstawie oryginałów wyciągów bankowych i ich przechowywania  zgodnie z art.73 ust.1 ustawy o rachunkowości.

Jednocześnie oczekuję od Pani Dyrektor w okresie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2006-09-04)
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego Józef Korpak