Wystąpienie pokontrolne - Zespół Szkół Agroekonomicznych i Ogólnokształcących im.1000-lecia Państwa Polskiego w Nakle Śląskim

Tarnowskie Góry, dnia 28 czerwca 2006 roku

SKO.0913-11/06

SZANOWNA  PANI
mgr Henryka Pawlik
Dyrektor Zespołu Szkół Agroekonomicznych
i Ogólnokształcących
im. 1000-lecia Państwa Polskiego
w Nakle Śląskim  

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

    Na podstawie §14 ust.1-3 załącznika nr 1 do Zarządzenia Starosty Powiatu Tarnogórskiego w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym oraz powiatowych jednostkach organizacyjnych (zarządzenie nr 16/2004 z dnia 10 lutego 2004 roku ze zmianami), w związku z przeprowadzoną kontrolą w Zespole Szkół Agroekonomicznych i Ogólnokształcących im. 1000-lecia Państwa Polskiego w Nakle Śląskim, przesyłam Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne.

W wyniku kontroli, przeprowadzonej przez pracowników Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej” stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą tj. w miesiącu maju 2005 roku w kierowanej przez Panią Dyrektor placówce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:

- dopuszczeniu zarządzeniem Dyrektora nr 0/5/2005 z dnia 01.04.2005 r. w sprawie utworzenia rachunku dochodów własnych oraz ustalenia źródła przychodów i rozchodów dochodów własnych, możliwości gromadzenia na tym rachunku dochodów ze źródeł nie wskazanych w ustawie
o finansach publicznych oraz uchwale Rady Powiatu  w  Tarnowskich  Górach nr XXXIV/321/2005 z 31.03.2005 roku w sprawie utworzenia rachunków dochodów własnych w jednostkach organizacyjnych Powiatu Tarnogórskiego,
-  naruszeniu przepisu art.13 ust.6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm. ) poprzez zaniechanie drukowania ksiąg rachunkowych na koniec roku obrotowego bądź przeniesienia ich treści na komputerowy nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji,
-    prowadzeniu konta analitycznego do konta rozrachunkowego 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” dla kilku kontrahentów jednocześnie,
-     braku sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych w zestawieniach obrotów i sald,
-    dokonywaniu zapisów księgowych w księgach rachunkowych w sposób nie pozwalający na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu,
-    ewidencjonowaniu na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” wynagrodzeń z tytułu umów zleceń oraz umów o dzieło,
-    ewidencjonowaniu zwrotu poniesionych kosztów zapisem ujemnym po stronie Wn konta 400 „koszty według rodzajów”,
-    ewidencjonowaniu odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym budżetu na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”,
-  braku zgodności zapisów księgowych na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” oraz 131 „Rachunek bieżący” pomiędzy jednostką a bankiem,
- ujmowaniu w księgach rachunkowych dowodów księgowych po upływie okresu sprawozdawczego, w którym nastąpiły dane zdarzenia gospodarcze,
-  braku opisywania niektórych dowodów źródłowych pod względem merytorycznym potwierdzającym celowość i zasadność dokonywanych wydatków,
-   nierzetelnym przeprowadzeniu kontroli formalnej dowodu źródłowego, a tym samym zapłaceniu ze środków rachunku dochodów własnych faktury wystawionej pomyłkowo dla Komitetu Rodzicielskiego przy Zespole Szkół Agroekonomicznych i Ogólnokształcących w Nakle,
-   dokonywaniu niektórych zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów źródłowych nie zawierających wszystkich wymaganych elementów, jakie powinien spełniać dowód księgowy,
-   braku wskazywania na poleceniach wyjazdu służbowego środka transportu właściwego do odbycia podróży, a także zastępowania podpisu osoby zlecającej wyjazd pieczęcią z odręcznym podpisem kierownika jednostki tzw. faksymilą,
-   nadawaniu kilku dowodom księgowym tego samego numeru identyfikacyjnego, co utrudnia powiązanie danego zapisu w dzienniku z właściwym mu dowodem księgowym,
-    nieprawidłowym poprawianiu błędów we własnych dowodach księgowych,
-    nieprawidłowym klasyfikowaniu wpływów z tytułu opłat egzaminacyjnych w paragrafie 0830 – wpływy z usług,
-    nieterminowym regulowaniu zobowiązań z tytułu dostaw i usług,
-  nie odprowadzaniu w ustawowym terminie pełnej wysokości naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy,
-    nierzetelnym prowadzeniu dokumentacji kadrowo - płacowej poprzez:
  * wypłacanie wynagrodzeń na podstawie pism ustalających wysokość wynagrodzenia podpisanych przez osobą nieupoważnioną,
    *   brak potwierdzenia odbioru pism ustalających wysokość wynagrodzenia przez pracowników,
   *  wypłacaniu pracownikom wynagrodzeń w kwotach ustalonych w ww. pismach przed ich sporządzeniem,
-   wykazaniu w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.05.2005 r. w dziale 801 rozdziale 80130 w paragrafie 4210, 4260, 4580, 4218 kwot zobowiązań niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej,
-   nie wystąpieniu w 2005 roku z wnioskami o przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę energii elektrycznej, wody oraz usługi telekomunikacyjne,
-   braku sporządzenia regulaminu pracy komisji przetargowej oraz powierzenia obowiązków związanych z prowadzeniem zamówień publicznych w formie pisemnej.

Ponadto stwierdzono nieprawidłowości w zakresie gospodarki środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2005 roku polegające na:

-    nie dokonaniu w końcu 2005 roku skorygowania kwoty podstawowego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych, 
-    przeznaczeniu środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na cele nie związane z prowadzeniem działalności socjalnej tj. na wypłatę wynagrodzeń, zapłatę składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy oraz na prowizję bankową za wypłatę gotówki,
-    przyznaniu dniu 20.09.2005 roku świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych bez uzależnienia ich wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób, którym je przyznano,
-   braku wskazania w niektórych umowach pożyczek przyznanych ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych daty jej zawarcia oraz zastępowaniu odręcznego podpisu kierownika jednostki jego pieczęcią tj. faksymilą,
-    braku w dokumentacji jednostki oryginałów dwóch umów pożyczek,
-   przekazywaniu na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwot potrąconych z wynagrodzeń pracowników miesięcznych rat z tytułu udzielonych im pożyczek z opóźnieniem,
-   braku udokumentowania wszystkich decyzji w sprawie przeznaczenia środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych podjętych przez  Komisję Świadczeń Socjalnych,
-   zaniechanie opisywania dowodów źródłowych pod względem legalności poniesionego wydatku poprzez wskazanie trybu udzielenia danego zamówienia publicznego,
-   braku we wniosku o zaliczkę z dnia 13.10.2005 daty i podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę merytoryczną dokumentu oraz jej nieterminowym rozliczeniu,
-   wypłaceniu świadczeń przyznanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ze środków rachunku dochodów własnych.

W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak: SKO.0913-11/06, zobowiązuję do:

-   dostosowania treści zarządzenia Dyrektora nr 0/5/2005 z dnia 01.04.2005 r. w sprawie utworzenia rachunku dochodów własnych oraz ustalenia źródła przychodów i rozchodów dochodów własnych do przepisów ustawy o finansach publicznych oraz uchwały Rady Powiatu w Tarnowskich Górach nr XXXIV/321/2005 z 31.03.2005 roku w sprawie utworzenia rachunków dochodów własnych w jednostkach organizacyjnych Powiatu Tarnogórskiego,
-   przestrzegania przepisu art.13 ust.6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz.694 z późn. zm.) poprzez drukowanie ksiąg rachunkowych na koniec roku obrotowego bądź przeniesienie ich treści na komputerowy nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji,
-   sporządzania zestawień obrotów i sald zgodnie z art.18 ustawy z dnia 29.09.1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r., nr 76 poz. 694 ze zm.),
-  dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych w sposób pozwalający na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu,
-   prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2001 r., nr 153, poz.1752 ze zm.), a zwłaszcza do:
     * prowadzenia ewidencji księgowej do konta 201 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami" w zakresie ujmowania wszystkich powstałych należności i zobowiązań w sposób umożliwiający ustalenie pełnego zakresu stanu należności i zobowiązań wymagalnych i nie wymagalnych na koniec okresu sprawozdawczego,
     * prawidłowego ujmowania na poszczególnych kontach wynagrodzenia z tytułu umów zleceń oraz umów o dzieło,
     * ewidencjonowania zwrotu poniesionych kosztów po stronie Ma konta 400 „koszty według rodzajów”,
     *  ewidencjonowania odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym budżetu na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe”,
     * zachowywania zgodności zapisów księgowych na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” pomiędzy jednostką a bankiem,
-   ujmowania w księgach rachunkowych każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym,
-   opisywania wszystkich dowodów źródłowych pod względem zasadności i celowości poniesionego wydatku (opis merytoryczny), a także pod względem legalności poniesionego wydatku tj. każdorazowego wskazywania podstawy prawnej udzielenia zamówienia publicznego,
-   przeprowadzania rzetelnej kontroli formalnej dowodów źródłowych,
-  dokonywania zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów zawierających wszystkie elementy które winien posiadać dowód księgowy,
-  wskazywania na poleceniach wyjazdu służbowego środka transportu właściwego do odbycia podróży oraz ich odręcznego podpisywania przez osobę zlecającą wyjazd,
-  stosowania numeracji dowodów księgowych umożliwiającej powiązanie danego zapisu w dzienniku z właściwym mu dowodem księgowym,
-   poprawiania błędów we własnych dowodach księgowych zgodnie z art.22 ust.3 ustawy z dnia 29 września1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.),
-   klasyfikowania wpływów z tytułu opłat egzaminacyjnych w paragrafie 0690 – wpływy z różnych opłat, zgodnie z  rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2004 r., nr 209 poz. 2132 z późn. zm.),
-   terminowego regulowania zobowiązań z tytułu dostaw i usług,
-   odprowadzania w ustawowym terminie pełnej wysokości naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy,
-   uporządkowania oraz rzetelnego prowadzenia dokumentacji kadrowo – płacowej,
-  przestrzegania przepisów regulaminu udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 93/655/2004 z 14.06.2004 roku ze zmianami) zwłaszcza w zakresie składania wniosków o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- wykazywania w sprawozdaniach budżetowych kwot zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej,
-  sporządzenia regulaminu pracy komisji przetargowej zgodnie z art.21 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2004 r. nr 19 poz.177 ze zm.) oraz powierzenia pracownikowi obowiązków związanych z prowadzeniem zamówień publicznych w formie pisemnej,
-  przestrzegania §1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 148 z późn. zm.) poprzez dokonywanie w końcu roku skorygowania kwoty podstawowego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych, 
-  przeznaczania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wyłącznie na działalność socjalną,
- uzależniania wysokości świadczeń przyznawanych ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z Funduszu,
-  prawidłowego sporządzania umów pożyczek przyznawanych ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w celu wyeliminowania występujących w tym zakresie nieprawidłowości,
- niezwłocznego przekazywania na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwot miesięcznych rat potrąconych z wynagrodzeń pracowników z tytułu udzielonych im pożyczek,
-  dokumentowania w formie pisemnej wszystkich decyzji w sprawie przeznaczenia środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych podejmowanych przez  Komisję Świadczeń Socjalnych,
-  zobowiązania pracowników do terminowego rozliczania udzielonych im zaliczek, zgodnie z przepisami zakładowego regulaminu sporządzania i obiegu dokumentów,
-  wypłacania świadczeń przyznanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ze środków tego funduszu.

Jednocześnie oczekuję od Pani Dyrektor w okresie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2006-06-28)
Autoryzacja : Starosta Powiatu Tarnogórskiego Józef Korpak