» STRONA GŁÓWNA » MENU PODMIOTOWE » Przeprowadzane kontrole » Kontrole wewnętrzne » Kontrole powiatowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek nadzorowanych » Rok 2006

Wystąpienie pokontrolne - Zespół Szkół Budowlano - Architektonicznych



Symbol: SKO.0913-8/06

Tarnowskie Góry, dnia 8 maja 2006

SKO.0913-8/06

SZANOWNA  PANI
mgr Irena Kulisz
Dyrektor Zespołu Szkół
Budowlano - Architektonicznych

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

    Na podstawie §14 ust.1-3 załącznika nr 1 do Zarządzenia Starosty Powiatu Tarnogórskiego w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym oraz powiatowych jednostkach organizacyjnych (zarządzenie nr 16/2004 z dnia 10 lutego 2004 roku ze zmianami), w związku z przeprowadzoną kontrolą w Zespole Szkół Budowlano - Architektonicznych, przesyłam Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne.

    W wyniku kontroli, przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: "Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej" stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą tj. w ostatnim kwartale 2005 roku w kierowanej przez Panią Dyrektor placówce wystąpiły następujące nieprawidłowości:
- niekompletne oraz nieprawidłowe określenie w 2005 roku zasad prowadzenia przez jednostkę gospodarki finansowej polegające na braku opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, nie wprowadzeniu do zakładowego planu kont wszystkich kont służących do ujęcia operacji gospodarczych występujących w jednostce, a także na braku zarządzenia wewnętrznego dyrektora jednostki wprowadzającego do stosowania instrukcję kasową,
- utworzenie i prowadzenie ewidencji księgowej na kontach syntetycznych niezgodnych z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r, w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2001r., nr 153 poz.1752 ze zm.),
- prowadzenie niewłaściwej ewidencji księgowej środków dotyczących stypendiów unijnych,
- nieodprowadzenie na rachunek budżetu powiatu uzyskanych dochodów oraz przeznaczenie ich części na wydatki ZSB-A, a także ich nieprawidłowe ewidencjonowanie,
- księgowanie w 2005 roku składek z tytułu dobrowolnego ubezpieczenia potrąconych z wynagrodzeń na koncie 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne" oraz ujmowanie na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki" przeznaczonych do wypłaty wynagrodzeń netto,
- wprowadzenie do ksiąg rachunkowych 2005 roku bilansu otwarcia pod datą 18 luty 2005 roku,
- zaniechanie sporządzania zestawień obrotów i sald,
- nieprawidłowe dokumentowanie oraz rozliczanie kosztów podróży służbowej polegające na braku wskazania na poleceniach wyjazdu służbowego środka transportu właściwego do odbycia podróży, a w delegacji nr 504 daty przedłożenia rachunku kosztów podróży przez delegowanego pracownika do rozliczenia, a także na zwrocie pracownikowi kosztu dojazdu środkiem komunikacji miejscowej z jednoczesnym wypłaceniem z ww. tytułu ryczałtu w kwocie niezgodnej z §6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 roku nr 236 poz.1990 ze zm.)
- naruszenie zasady współmierności poprzez ujmowanie kosztów jednego okresu sprawozdawczego (tj. miesiąca) w kolejnym okresie sprawozdawczym (tj. w miesiącach następnych po miesiącu, w którym koszt został faktycznie poniesiony),
- wypłacenie wynagrodzeń nauczycieli za miesiąc październik 2005 roku przed zatwierdzeniem listy wypłat,
- dokonanie zapisu w księgach rachunkowych na podstawie dokumentu źródłowego, nie zawierającego wszystkich wymaganych elementów, jakie powinien spełniać dowód księgowy,
- nieprawidłowe dokumentowanie obrotu gotówkowego polegające na braku dowodów kasowych "KP" potwierdzających dokonanie wpłaty do kasy pobranej z banku gotówki oraz na braku potwierdzenia w przypadku faktur płatnych gotówką wypłaty środków finansowych osobie przedstawiającej dokument,
- nieterminowe uregulowanie zobowiązania z tytułu faktury VAT nr 33048/05 z 05.10.2005r.,
- brak zgodności wysokości składek z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego wykazanej w deklaracjach rozliczeniowych ZUS P DRA z kwotą składek wynikającą ze zbiorczych list płac, a tym samym regulowanie zobowiązań w kwotach niezgodnych ze sporządzanymi deklaracjami,
- zaniechanie opisywania dowodów źródłowych pod względem legalności poniesionego wydatku poprzez wskazanie trybu udzielenia danego zamówienia publicznego,
- zaniechanie prowadzenia rejestru zamówień publicznych oraz nie wystąpienie w 2005 roku do Starosty Powiatu z wnioskami o przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę wody, ciepła oraz energii elektrycznej,
- brak potwierdzenia w niektórych fakturach przeprowadzenia kontroli bieżącej formalno-rachunkowej oraz bieżącej kontroli merytorycznej operacji gospodarczej, a także podpisu osoby zatwierdzającej, czyli kierownika jednostki.

Ponadto stwierdzono nieprawidłowości w zakresie gospodarki środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych polegające na:
- wprowadzeniu do regulaminu ZFŚS możliwości przeznaczania środków funduszu na zakup upominków okolicznościowych,
- nie zachowaniu terminów i wysokości odprowadzenia na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych środków z tytułu naliczonego odpisu,
- zaniechaniu prowadzenia ewidencji księgowej do konta 201 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami" w zakresie ujmowania wszystkich powstałych należności i zobowiązań w sposób umożliwiający ustalenie pełnego zakresu stanu należności i zobowiązań wymagalnych i nie wymagalnych na koniec okresu sprawozdawczego,
- nieprawidłowym dokumentowaniu decyzji Zakładowej Komisji Świadczeń Socjalnych poprzez wskazywanie niewłaściwych dat podjęcia decyzji oraz brak zachowania kompletności dokumentacji poprzez pominięcie w niej wszystkich podjętych decyzji.

   W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: SKO.0913-8/06, zobowiązuję do:
- prawidłowego tj. zgodnego z art.10 ustawy z dnia 29.09.1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002r., nr 76 poz.694 ze zm.) opracowania dokumentacji opisującej zasady prowadzenia przez jednostkę gospodarki finansowej, a zwłaszcza do sporządzenia opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów oraz wprowadzenia do zakładowego planu kont wszystkich kont służących do ujęcia operacji gospodarczych występujących w jednostce, a także do wprowadzenia do stosowania instrukcji kasowej na podstawie zarządzenia wewnętrznego dyrektora jednostki,
- prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych  (Dz.U. z 2001r., nr 153, poz.1752 ze zm.),
- sporządzania zestawień obrotów i sald zgodnie z art.18 ustawy z dnia 29.09.1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002r., nr 76 poz.694 ze zm.),
- przestrzegania art.20 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005r., nr 249  poz.2104 ze zm.) poprzez odprowadzanie na rachunek budżetu powiatu wszystkich pobranych dochodów,
- otwierania ksiąg rachunkowych zgodnie z art.12 ustawy o rachunkowości,
- prawidłowego opisywania wszystkich dowodów źródłowych pod względem legalności poniesionego wydatku tj. każdorazowego wskazywania podstawy prawnej udzielenia zamówienia publicznego,przestrzegania przepisów regulaminu udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 93/655/2004 z 14.06.2004 roku ze zmianami) zwłaszcza w zakresie składania wniosków o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz prowadzenia rejestru zamówień publicznych,
- dokumentowania oraz rozliczania kosztów podróży służbowej zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 roku nr 236 poz.1990 ze zm.), a zwłaszcza wskazywania w delegacjach środka transportu właściwego do odbycia podróży, odnotowywania daty przedłożenia rachunku kosztów podróży przez delegowanego pracownika do rozliczenia oraz przestrzegania zasad określonych w §6 rozporządzenia,
- terminowego regulowania zobowiązań wobec kontrahentów ZSB-A,
- ujmowania w księgach rachunkowych każdego zdarzenia, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym,
- dokonywania zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów spełniających wszystkie wymagania, jakie powinien spełniać dowód księgowy,
- sporządzania dowodów kasowych KP potwierdzających wpłatę do kasy pobranej z banku gotówki oraz potwierdzania w przypadku faktur płatnych gotówką wypłaty środków finansowych osobie przedstawiającej dokument,
- zapewnienia zgodności kwot składek z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego wykazanych w deklaracji rozliczeniowej ZUS P DRA z kwotami wynikającymi z list płac,
- potwierdzania we wszystkich dokumentach źródłowych przeprowadzenia kontroli bieżącej formalno-rachunkowej oraz bieżącej kontroli merytorycznej operacji gospodarczej oraz dokonywania wypłat wyłącznie po zatwierdzeniu dokumentu przez kierownika jednostki
- zapewnienia zgodności zakładowego regulaminu świadczeń socjalnych z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996r., nr 70, poz. 335 ze zm.),
- odprowadzania na rachunek bankowy ZFŚS środków z tytułu naliczonego odpisu w terminach i kwotach określonych w art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- prowadzenia ewidencji księgowej do konta 201 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami" w zakresie ujmowania wszystkich powstałych należności i zobowiązań w sposób umożliwiający ustalenie pełnego zakresu stanu należności i zobowiązań wymagalnych i nie wymagalnych na koniec okresu sprawozdawczego,
- rzetelnego dokumentowania decyzji podejmowanych przez Komisję Socjalną w celu wyeliminowania występujących w tym zakresie nieprawidłowości.

Jednocześnie oczekuję od Pani Dyrektor, w okresie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

 

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2006-05-08)
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego Józef Korpak


Osoba wprowadzająca dokument: Ewa Lukosz

Data wprowadzenia: 2006-06-05

Wyświetleń: 1722

Załączniki:
Brak załączników w dokumencie.

Rejestr zmian:
Utworzenie dokumentu: Ewa Lukosz, dnia: 2006-06-05

« POWRÓT

WYDRUK