Wystąpienie pokontrolne - Zespół Szkół Technicznych i Ogólnokształcących

Tarnowskie Góry, dnia 2 stycznia 2007 roku

SKO.0913-34/06

SZANOWNA PANI
mgr Aleksandra Dawid
Dyrektor Zespołu
Szkół Technicznych i Ogólnokształcących

 
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Na podstawie §14 ust.1-3 załącznika nr 1 do Zarządzenia Starosty Powiatu Tarnogórskiego w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym oraz powiatowych jednostkach organizacyjnych (zarządzenie nr 16/2004 z dnia 10 lutego 2004 roku ze zmianami), w związku z przeprowadzoną kontrolą w Zespole Szkół Technicznych i Ogólnokształcących, przesyłam Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne.

W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej” stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą tj. w listopadzie 2005 roku w kierowanej przez Panią placówce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:

- braku w zakładowym planie kont, wprowadzonego do ksiąg rachunkowych, konta 139 „Inne rachunki bankowe”, 
- braku opisu zasad klasyfikacji zdarzeń do konta 014 „Zbiory biblioteczne”,
- zapisywaniu treści ksiąg rachunkowych na dyskietkach komputerowych,
- braku możliwości uzyskiwania w każdym czasie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych 2005 roku,
- ewidencjonowaniu na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” przeznaczonych do wypłaty wynagrodzeń netto oraz odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym budżetu,
- braku ewidencji księgowej naliczenia wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,
- ewidencjonowaniu zwrotu poniesionych kosztów technicznym zapisem ujemnym po stronie Wn konta 400 „koszty według rodzajów”,
- ewidencjonowaniu wpływu na rachunek bankowy środków z tytułu zwrotu kosztów technicznym zapisem ujemnym po stronie Ma konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, a tym samym braku zgodności zapisów księgowych na koncie 130 pomiędzy jednostką a bankiem,
- wystawianiu przez ZSTiO, nie będącego podatnikiem podatku od towarów i usług, faktur VAT z tytułu obciążenia kontrahentów kosztami zużycia mediów oraz nie wykazywaniu w ewidencji księgowej powstałych z tego tytułu należności,
- braku opisywania większości dowodów źródłowych pod względem merytorycznym potwierdzającym celowość i zasadność dokonywanych wydatków,
- braku opisywania bądź nieprawidłowym opisywaniu części dowodów źródłowych pod względem legalności poniesionego wydatku poprzez wskazanie niewłaściwej podstawy prawnej udzielenia danego zamówienia publicznego,
- wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych 2005 roku bilansu otwarcia pod datą 17 marca 2005 roku,
- nieprawidłowym sklasyfikowaniu wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji tj. wydatków związanych z zakupem usług dostępu do sieci Internet oraz wydatków związanych z badaniami lekarskimi z zakresu medycyny pracy w § 4300 - "Zakup usług pozostałych", a także wydatków związanych z zapłatą odsetek w związku z nieterminowym regulowaniem zobowiązań z tytułu dostaw i usług,
- nieterminowym regulowaniu zobowiązań z tytułu dostaw i usług w wyniku czego jednostka zapłaciła odsetki,
- nieterminowym odprowadzeniu składki na Fundusz Pracy oraz części składek z tytułu ubezpieczenia społecznego za miesiąc listopad 2005 roku,
- wypłaceniu w miesiącu listopadzie 2005 roku wynagrodzenia jednego z pracowników ZSTiO innemu pracownikowi,
- braku dowodów kasowych "KP" potwierdzających przyjęcie gotówki do kasy,
- braku na raportach kasowych podpisu osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli dokumentu,
- sporządzeniu raportu kasowego nr 16/2005 z dnia 30.11.2005 roku niezgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją kasową poprzez brak szczegółowej ewidencji załączonych do niego faktur VAT,
- nie prowadzeniu ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych,
- nie wystąpieniu z wnioskami o przeprowadzenie  postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawę energii elektrycznej, wody, gazu i usługi telekomunikacyjne,
- nie zaewidencjonowaniu w rejestrze zamówień publicznych wszystkich udzielonych w 2005 roku zamówień.

Oprócz powyższego w zakresie gospodarki środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2005 roku stwierdzono dodatkowo nieprawidłowości polegające na:

- zawarciu w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń Socjalnych postanowienia sprzecznego z art.1 ust.1 i art.2 pkt.1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 nr 70 poz.335 ze zm.),
- dokonaniu przelewu środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na rachunek bankowy budżetu w celu uregulowania zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,  
- przeznaczeniu środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na opłaty związane z prowadzeniem rachunku bankowego funduszu oraz zakup kwiatów na cele nie związane z prowadzeniem działalności socjalnej,
- odprowadzeniu na rachunek budżetu powiatu odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- przyznaniu świadczeń z tytułu „wczasów pod gruszą” oraz „dofinansowania do wzmożonych wydatków przedświątecznych” z naruszeniem przepisu art.8 ust.1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- naruszaniu postanowień regulaminu ZFŚS poprzez przyznanie byłym pracownikom dofinansowania do „wzmożonych wydatków przedświątecznych” pomimo braku ich wniosków o przyznanie świadczenia oraz oświadczeń o wysokości osiąganego dochodu,
- nie przyznaniu „dofinansowania do wzmożonych wydatków przedświątecznych” osobie spełniającej wymogi formalne do jego uzyskania, 
- braku dowodów źródłowych oraz ewidencji księgowej dotyczącej wpłat pobieranych od osób korzystających z działalności socjalnej.

W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: SKO.0913-34/06, zobowiązuję do:

- uzupełnienia zakładowego planu kont o konta służące do księgowania operacji gospodarczych występujących w jednostce wraz z opisem przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zgodnie z art.10 ust.ust.1 pkt.3 a) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 roku, nr 76, poz.694 ze zm.),
- przestrzegania przepisu art.13 ust.6 ustawy o rachunkowości poprzez drukowanie ksiąg rachunkowych na koniec roku obrotowego bądź przeniesienie ich treści na komputerowy nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji,
- zapewnienia możliwości uzyskiwania w każdym czasie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych oraz podjęcia działań w celu odtworzenia treści ksiąg rachunkowych z 2005 roku,
- prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z rozporządzeniem z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 roku, nr 142, poz.1020), a zwłaszcza do:
* ewidencjonowania zwrotu poniesionych kosztów po stronie Ma konta 400 „Koszty według rodzajów”,
* przestrzegania zasad dokonywania zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” na podstawie wyciągów bankowych, w celu zachowania pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem. W przypadku wystąpienia operacji zwrotu na rachunek bankowy uprzednio poniesionych wydatków, zapisów w księgach rachunkowych dokonywać zgodnie z wyciągiem bankowym oraz dodatkowo wprowadzać techniczny zapis ujemny dla zachowania zasady czystości obrotów,
* ewidencjonowaniu zobowiązań z tytułu wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,
* ewidencjonowania odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym budżetu na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe”,
- prowadzenia ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych,
- obciążania kontrahentów notą księgową z tytułu zużycia mediów oraz prowadzenia ewidencji księgowej powstałych z tego tytułu należności,
- prawidłowego opisywania wszystkich dowodów źródłowych pod względem merytorycznym oraz legalności poniesionego wydatku tj. każdorazowego wskazywania właściwej podstawy prawnej udzielenia zamówienia publicznego,
- otwierania ksiąg rachunkowych zgodnie z art.12 ustawy o rachunkowości,
- prawidłowego klasyfikowania poniesionych wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2006 r., nr 107, poz.726),
- terminowego regulowania zobowiązań z tytułu dostaw i usług,
- odprowadzania w ustawowym terminie pełnej wysokości naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy, 
- wypłacania wynagrodzeń zgodnie z zatwierdzoną listą płac,
- prawidłowego sporządzania raportów kasowych,
- podpisywania raportów kasowych przez osobę dokonującą kontroli dokumentów,
- sporządzania dowodów kasowych "KP" potwierdzających przyjęcie gotówki do kasy,
- przestrzegania przepisów regulaminu udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne, wprowadzonego uchwałą Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 93/655/2004 z 14.06.2004 roku ze zm., zwłaszcza w zakresie składania wniosków o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz ewidencjonowania w prowadzonym rejestrze zamówień publicznych wszystkich udzielanych zamówień.

Natomiast w zakresie gospodarki środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zobowiązuję do:

- dostosowania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- dokonywania na rachunku bankowym zakładowego funduszu świadczeń socjalnych operacji gospodarczych związanych wyłącznie z gospodarowaniem środkami funduszu zgodnie z ustawą o zakładowych funduszu świadczeń socjalnych oraz regulaminem,
- wydatkowania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wyłącznie na działalność socjalną,
- zwiększania środków funduszu o odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zgodnie z art.7 ust.1 ustawy zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zgodnie z art.8 ust.1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- przyznawania świadczeń socjalnych zgodnie z regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wyłącznie na podstawie kompletnych wniosków osób uprawnionych oraz uzyskanego od nich oświadczenia o wysokości osiąganego przez nich dochodu,
- dokumentowania oraz ewidencjonowania wpłat pobieranych od osób korzystających z działalności socjalnej.

Jednocześnie oczekuję od Pani, w okresie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2007-01-02)
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego Józef Korpak