Wystąpienie pokontrolne - II Liceum Ogólnokształcące im. S. Staszica w Tarnowskich Górach

Tarnowskie Góry, dnia 30 grudnia 2014 roku

KN.1711.24.2014

Pan
Kazimierz Sporoń
Dyrektor II Liceum Ogólnokształcącego
im. Stanisława Staszica
w Tarnowskich Górach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

    Na podstawie §31 zarządzenia nr 34/2014 Starosty Tarnogórskiego z dnia 16 czerwca 2014 roku w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz w powiatowych służbach, inspekcjach i strażach związanych z budżetem Powiatu Tarnogórskiego, w związku z przeprowadzoną kontrolą w II Liceum Ogólnokształcącym im. Stanisława Staszica w Tarnowskich Górach, przesyłam Panu niniejsze wystąpienie pokontrolne.
    W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej”, stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Pana jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1) poprawieniu błędów w dowodach księgowych poprzez przerobienie pierwotnego zapisu bez zachowania jego czytelności oraz umieszczenia daty poprawki i podpisu osoby ją dokonującej, co jest niezgodne z art.22 ust.1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz.330 z późn. zm.), §11 i §13 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 185/897/2009  z 16 lutego 2009 roku z późn. zm.) oraz z przepisami rozdziału 2.1 zasad (polityki) rachunkowości (zarządzenie Dyrektora II Liceum Ogólnokształcącego im. Stanisława Staszica nr 21/2010 z 31.12.2010 roku w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad (polityki) rachunkowości z późn. zm.);
2) wskazaniu umowy dotyczącej dostarczania energii cieplnej w klauzuli potwierdzającej wystawienie faktury VAT z tytułu usuwania odpadów komunalnych zgodnie z umową, co jest niezgodne z §21 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
3) dokonywaniu wypłat gotówki na podstawie niezatwierdzonych do wypłaty faktur VAT, co jest niezgodne z §7 ust.5 i 9 Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej (załącznik do zasad (polityki) rachunkowości – zarządzenie Dyrektora II Liceum Ogólnokształcącego im. Stanisława Staszica nr 21/2010 z 31.12.2010 roku w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad (polityki) rachunkowości z późn. zm.) oraz art.53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. nr 885 z późn. zm.) i art.39 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r., nr 256, poz.2572 ze zm.);
4) nierzetelnej kontroli merytorycznej dwóch faktur VAT, wystawionych przez Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. z tytułu świadczonych usług wodociągowych i kanalizacyjnych, w zakresie zgodności wskazanego w nich terminu płatności z terminem zawartym w umowie, a także potwierdzeniu w klauzulach zmieszczonych na fakturach VAT ich wystawienia zgodnie z umową, co jest niezgodne z przepisami rozdziału 2.2 zasad (polityki) rachunkowości oraz §20 i §21 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
5) obniżeniu wysokości opłaty czynszowej z tytułu zawartej umowy najmu z (…) za miesiąc wrzesień 2014 roku oraz odroczeniu terminu spłaty pozostałej kwoty opłaty czynszowej za miesiąc wrzesień 2014 roku z przekroczeniem upoważnienia do podejmowana decyzji o obniżeniu opłat w zakresie udostępnienia składników majątkowych oraz bez zastosowania procedury określonej w uchwale nr LVII/526/2010 Rady Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 28 września 2010 roku w sprawie określenia zasad umarzania oraz udzielania innych ulg w spłacaniu wierzytelności Powiatu Tarnogórskiego i jednostek podległych z tytułu należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny i uchwale nr 194/973/2012 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 3 września 2012 roku w sprawie udzielenia kierownikom powiatowych jednostek organizacyjnych upoważnienia do umarzania, rozkładania na raty i odraczania terminu spłaty wierzytelności, co jest niezgodne z §12 ust.7 uchwały nr 46/219/2011 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 23 maja 2011 roku w sprawie ustalenia stawek czynszu na najem nieruchomości lub ich części, dzierżawy gruntu rolnego oraz opłat za udostępnienie pomieszczeń w budynkach, w tym dydaktycznych oraz terenów niezabudowanych i placów utwardzonych, wchodzących w skład powiatowego zasobu nieruchomości z późn. zm.
     W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: KN.1711.24.2014, zobowiązuję do:
1) poprawiania błędów w dowodach księgowych zgodnie z art.22 ust.3 ustawy o rachunkowości, §13 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego i przepisami rozdziału 2.1 zasad (polityki) rachunkowości tj. przez skreślenie błędnej treści lub kwoty (nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr), z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej;
2) wskazywania w zamieszczanych na dowodach księgowych klauzulach potwierdzających wykonanie usługi, roboty lub dostarczenie towaru, prawidłowej umowy stanowiącej podstawę dokonania wydatku, zgodnie z §21 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
3) dokonywania wypłaty gotówki na podstawie faktur VAT zatwierdzonych do wypłaty przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z §7 ust.5 i 9 Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej oraz art.53 ust.1 ustawy o finansach publicznych i art.39 pkt 5 ustawy o systemie oświaty;
4) dokonywania rzetelnej kontroli merytorycznej faktur VAT w zakresie ich zgodności z postanowieniami umowy oraz potwierdzania w zamieszczanych na nich klauzulach wykonania usługi, roboty lub dostarczenia towaru zgodnie z umową, zgodnie z przepisami rozdziału 2.2 zasad (polityki) rachunkowości oraz §20 i § 21 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
5) przestrzegania przy podejmowaniu decyzji o obniżeniu opłat w zakresie udostępnienia składników majątkowych oraz o odroczeniu terminu spłaty należności przepisów uchwały nr LVII/526/2010 Rady Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 28 września 2010 roku w sprawie określenia zasad umarzania oraz udzielania innych ulg w spłacaniu wierzytelności Powiatu Tarnogórskiego i jednostek podległych z tytułu należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny oraz uchwały nr 194/973/2012 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 3 września 2012 roku w sprawie udzielenia kierownikom powiatowych jednostek organizacyjnych upoważnienia do umarzania, rozkładania na raty i odraczania terminu spłaty wierzytelności, zgodnie z §12 ust.7 uchwały nr 46/219/2011 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 23 maja 2011 roku w sprawie ustalenia stawek czynszu na najem nieruchomości lub ich części, dzierżawy gruntu rolnego oraz opłat za udostępnienie pomieszczeń w budynkach, w tym dydaktycznych oraz terenów niezabudowanych i placów utwardzonych, wchodzących w skład powiatowego zasobu nieruchomości z późn. zm.;
6) obciążenia (…) pełną kwotą opłaty czynszowej za miesiąc wrzesień 2014 roku zgodnie z §3 ust.1 umowy najmu z dnia 01.07.2009 roku, bądź też podjęcia działań mających na celu podjęcie decyzji o obniżeniu tej opłaty zgodnie z zasadami i procedurą określoną w uchwale nr LVII/526/2010 Rady Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 28 września 2010 roku w sprawie określenia zasad umarzania oraz udzielania innych ulg w spłacaniu wierzytelności Powiatu Tarnogórskiego i jednostek podległych z tytułu należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przy zastosowaniu przepisów uchwały nr 194/973/2012 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 3 września 2012 roku w sprawie udzielenia kierownikom powiatowych jednostek organizacyjnych upoważnienia do umarzania, rozkładania na raty i odraczania terminu spłaty wierzytelności.
     Niezależnie od powyższego, w związku z dostarczeniem do Powiatowego Zespołu Obsługi Finansowej Oświaty w Tarnowskich Górach po dniu 05 września 2014 roku dowodów księgowych dokumentujących operacje gospodarcze, które miały miejsce w miesiącu sierpniu 2014 roku, a które wpłynęły do II Liceum Ogólnokształcącego im. Stanisława Staszica w Tarnowskich Górach w terminie umożliwiającym ich dostarczenie do dnia 05 września 2014 roku, proszę o zwrócenie uwagi na dostarczanie dokumentów księgowych, potwierdzających zajście zdarzenia gospodarczego w danym miesiącu, w miarę możliwości najpóźniej do 5 dnia następnego miesiąca, mając na względzie art. 20 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz.330).
    Jednocześnie oczekuję od Pana w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji wskazującej sposób realizacji zaleceń pokontrolnych.

Dokument sporządził: Naczelnik Wydziału Kontroli Ewa Lukosz
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Józef Burdziak