Wystąpienie pokontrolne - Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie

Tarnowskie Góry, dnia 07.08.2014 roku

KN.1711.12.2014

Pani Klaudia Zyśk
Dyrektor Powiatowego
Centrum Pomocy Rodzinie
w Tarnowskich Górach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

       Na podstawie § 26 zarządzenia nr 50/2012 Starosty Tarnogórskiego z dnia 26 czerwca 2012 roku w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach, przesyłam Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne.
       W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej”, stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Panią jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1)niezaewidencjonowaniu w kolejności chronologicznej w dzienniku księgowań Powiatowego Centrum Pomocy Społecznej zdarzeń gospodarczych, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym miesiąca marca 2014 roku, co jest niezgodne z art. 14 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.) oraz § 1 ust 6 Załącznika  nr 1 do Zarządzenia nr 2/2014 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach z dnia 27 stycznia 2014 roku w sprawie Polityki Rachunkowości;
2)nierzetelnym sporządzeniu 9 dowodów księgowych - poleceń księgowania, poprzez zawarcie w nich daty dokonania operacji gospodarczej oraz daty sporządzenia, niezgodnej ze stanem faktycznym wynikającym z dokumentu będącego podstawą ich wystawienia, co niezgodne jest z art. 22 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.);
3)braku klasyfikacji wydatków z tytułu podróży służbowej związanej ze szkoleniami pracowników jako wydatku strukturalnego, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2010 roku, nr 44, poz.255) §11 ust 4 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 2/2014 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Społecznej w Tarnowskich Górach z dnia 27.01.2014 roku w sprawie Polityki Rachunkowości oraz § 3 Załącznika nr 1 do zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora PCPR w Tarnowskich Górach z dnia 16.06.2010 roku w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WSa w zakresie wydatków strukturalnych, a tym samym braku ewidencji księgowej w/w wydatku strukturalnego na koncie 975 – „Wydatki strukturalne”, co jest niezgodne z § 3 załącznika nr 40 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 roku, poz. 119), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2010 roku, nr 44, poz.255);
4)nierzetelnej kontroli merytorycznej faktury VAT o nr 103/14/USLU z 28.02.2014 roku, wystawionej przez Usługi Medyczne „Śródmieście” sp. z o. o. z tytułu świadczonych usług w zakresie zgodności wskazanego w nich terminu płatności z terminem zawartym w umowie, co jest niezgodne z § 2 ust 11 Zarządzenia nr 20/2011 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie z dnia 14 lipca 2011 roku w sprawie ustalenia Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów w PCPRw Tarnowskich Górach;
5)sklasyfikowaniu i zaewidencjonowaniu dochodów z tytułu terminowych  wpłat od rodziców odpłatności za utrzymanie dzieci (wychowanków) w placówkach opiekuńczo – wychowawczych i w rodzinach zastępczych w  § 0970 - „Wpływy z różnych dochodów”, co niezgodne jest z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 ze zm.);
6)braku wprowadzenia do polityki rachunkowości (Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 2/2014 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach z dnia 27 stycznia 2014 roku w sprawie Polityki Rachunkowości) sposobu ewidencji dokumentów wpływających po terminie wyszczególnionym w § 4 ww załącznika a dotyczących miesiąca poprzedniego mając na uwadze art. 20 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), co jest niezgodne z art.10 ust. 2 ww. ustawy.
       W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: KN.1711.12.2014, zobowiązuję do:
1.ewidencjonowania w dzienniku księgowań operacji gospodarczych w kolejności chronologicznej, zgodnie z art. 14 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.);
2.sporządzania dowodów księgowych zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.);
3.klasyfikowania wydatków z tytułu podróży służbowej związanej ze szkoleniami pracowników jako wydatków strukturalnych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2010 roku, nr 44, poz. 255) oraz §11 ust 4 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 2/2014 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach z dnia 27.01.2014 roku w sprawie Polityki Rachunkowości oraz § 3 Załącznika nr 1 do zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora PCPR w Tarnowskich Górach z dnia 16.06.2010 roku w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WSa w zakresie wydatków strukturalnych oraz ujmowania w ewidencji księgowej wydatków strukturalnych należności przysługujących pracownikom w związku z ich szkoleniem na koncie 975 – „Wydatki strukturalne”, zgodne z § 3 załącznika nr 40 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 roku, poz. 119), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2010 roku, nr 44, poz.255), Zakładowym Planem Kont i zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora PCPR w Tarnowskich Górach z dnia 16.06.2010 roku w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WSa w zakresie wydatków strukturalnych, w tym do sklasyfikowania jako wydatku strukturalnego poniesionych wydatków z tytułu wyjazdu służbowego w celu odbycia szkolenia, zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych poleceniem księgowania nr 0001/PK/03/14 oraz poleceniem księgowania nr 0010/PK/03/14 i ujęcia ich w ewidencji księgowej wydatków strukturalnych na koncie 975 – „Wydatki strukturalne”;
4.dokonywania rzetelnej kontroli merytorycznej faktur VAT w zakresie ich zgodności z postanowieniami umowy, zgodnie z § 2 ust 11 Zarządzenia nr 20/2011 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie z dnia 14 lipca 2011 roku w sprawie ustalenia Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów w PCPR w Tarnowskich Górach;
5.klasyfikowania i ewidencjonowania dochodów z tytułu terminowych  wpłat od rodziców odpłatności za utrzymanie dzieci (wychowanków) w placówkach opiekuńczo – wychowawczych i w rodzinach zastępczych w paragrafie 068  - „Wpływy od rodziców z tytułu odpłatności za utrzymanie dzieci (wychowanków) w placówkach opiekuńczo – wychowawczych i w rodzinach zastępczych” z odpowiednią czwartą liczbą zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 ze zm.) w tym do ujęcia ww. sposób dochodów z tytułu terminowych wpłat rodziców za pobyt dziecka w pieczy zastępczej uzyskanych w miesiącu marcu 2014 roku;
6.zaktualizowania polityki rachunkowości (Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 2/2014 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach z dnia 27 stycznia 2014 roku w sprawie Polityki Rachunkowości) w zakresie ewidencji dokumentów wpływających po terminie wyszczególnionym w § 4 ww. załącznika a dotyczących miesiąca poprzedniego mając na uwadze art. 20 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (jednolity tekst Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zgodnie z art.10 ust. 2 ww. ustawy.
       Jednocześnie oczekuję od Pani w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji wskazującej sposób realizacji zaleceń pokontrolnych.

Dokument sporządził: Inspektor w Wydziale Kontroli Bogdan Droś
Autoryzacja: Wicestarosta Tarnogórski Andrzej Elwart