Wystąpienie pokontrolne - Dom Pomocy Społecznej w Łubiu

Tarnowskie Góry, dnia 20 grudnia 2012 roku

KN.1711.28.2012

Pan
Stanisław Parkitny
Dyrektor Domu Pomocy Społecznej
w Łubiu

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

     Na podstawie § 26 zarządzenia nr 50/2012 Starosty Tarnogórskiego z dnia 26 czerwca 2012 roku w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu, przesyłam Panu niniejsze wystąpienie pokontrolne.
    W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej”, stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Pana jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1) braku określenia w zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej nr 13/10 z 14 października 2010 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych wraz ze wskazaniem daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co jest niezgodne z art.10 ust.1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) – w trakcie kontroli brak uzupełniono;
2) wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych miesiąca lipca 2012 roku w postaci zapisu zdarzeń gospodarczych, które wystąpiły w miesiącu czerwcu 2012 roku oraz wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych miesiąca sierpnia 2012 roku w postaci zapisu zdarzeń gospodarczych, które wystąpiły w miesiącu lipcu 2012 roku, co narusza art. 20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości;
3) prowadzeniu ewidencji księgowej rozliczeń międzyokresowych kosztów niezgodnie z uproszczeniem przyjętym w zarządzeniu Dyrektora Domu Pomocy Społecznej nr 13/10 z 14 października 2010 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości;
4) przeprowadzaniu kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym oraz formalno – rachunkowym przez tego samego pracownika, co jest niezgodne z §7 ust.3 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu oraz §7 ust.3 i 5 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej; wskutek braku systemu zastępstw w przypadku nieobecności pracownika zapewniającego prawidłowość realizacji zadań, co narusza §7 ust.3 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej oraz art.68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
5) braku powierzenia pracownikom dokonującym kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym oraz formalno – rachunkowym,  obowiązków i odpowiedzialności w tym zakresie, co jest niezgodne z §7 ust.3 oraz §7 ust.5 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej;
6) zawieraniu w dowodach księgowych daty przeprowadzenia ich kontroli pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym oraz wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji, a także wydania dyspozycji wykorzystania środków określonych w planie finansowym, wcześniejszej niż data wpływu dowodów do Domu Pomocy Społecznej, co jest niezgodne z §6 ust.1 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu;
7) braku czytelności podpisów osób dokonujących kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dowodów księgowych, co jest niezgodne z §8 ust.3 oraz §9 ust.3 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu;
8) dokonywaniu zapisów w księgach rachunkowych na podstawie nie wprowadzonych do stosowania dowodów polecenia księgowania, co narusza przepisy zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09.04.2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu - w  trakcie kontroli brak uzupełniono;
9) dokonywaniu zapisów w księgach rachunkowych na podstawie niekompletnych dowodów polecenia księgowania tj. nie zawierających numeru identyfikacyjnego, daty sporządzenia i podpisu wystawcy, a także nie zawierających adnotacji wskazującej na dokonanie ich sprawdzenia i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych, co jest niezgodne z art.21 ust.1 pkt 1, 4, 5  i 6 oraz art. 22 ust.1 ustawy o rachunkowości;
10) dokonywaniu zapisów w księgach rachunkowych na podstawie nierzetelnych dowodów polecenia księgowania tj. zawierających wskazanie daty operacji gospodarczej niezgodnej z jej rzeczywistym przebiegiem, co jest narusza art.22 ust.1 ustawy o rachunkowości, a w konsekwencji braku chronologicznego uporządkowania zdarzeń w księgach rachunkowych, co jest niezgodne z art.14 ust.1, art. 15 ust.2 oraz art.24 ust.4 pkt.2 ustawy o rachunkowości;
11) braku oznaczenia właściwą adnotacją dowodów księgowych dokumentujących tą samą operację gospodarczą, tj. dowodów księgowych będących postawą zapisów w księgach rachunkowych adnotacją „egzemplarz stanowiący podstawę zapisu” i pozostałych dowodów księgowych adnotacją „egzemplarze dodatkowe” oraz braku przechowywania dowodów nie będących podstawą zapisów dokonanych w księgach rachunkowych w odrębnym zbiorze dokumentów, co jest niezgodne z §4 ust.5 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu oraz art.22 ust.4 ustawy o rachunkowości;
12) wystawieniu dowodów przyjęcia towarów na stan magazynu przez innego pracownika niż ten, któremu zostały powierzone obowiązki magazyniera i który w danym przedziale czasowym te obowiązki wykonywał, co jest niezgodne z pkt 18 lit. a i pkt 40 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie zasad prowadzenia i rozliczania magazynów w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu oraz załącznikiem nr 2 do zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu; a także prowadzeniu w tym zakresie niedostatecznej kontroli, co narusza pkt 54 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku;
13) przekazaniu obowiązków magazyniera w formie ustnej, bez ustalenia stanu rzeczywistego materiałów i towarów oraz sporządzenia protokołu zdawczo – odbiorczego, pracownikom, którzy nie przyjęli odpowiedzialności materialnej w zakresie prowadzonej gospodarki magazynowej, co jest niezgodne z pkt. 15, 16, 17, 56 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie zasad prowadzenia i rozliczania magazynów w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu i §7 ust.5 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej; wskutek braku systemu zastępstw w przypadku nieobecności pracownika zapewniającego prawidłowość realizacji zadań, co narusza §7 ust.3 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej oraz art.68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.); a także prowadzeniu w tym zakresie niedostatecznej kontroli, co narusza pkt 54 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku;
14) dokumentowaniu wydania towarów z magazynu dwoma dowodami, co jest niezgodne z  pkt 42 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie zasad prowadzenia i rozliczania magazynów w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu oraz załącznikiem nr 2 do zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo- finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu; a także prowadzeniu w tym zakresie niedostatecznej kontroli, co narusza pkt 54 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku;
15) wprowadzeniu zapisu w §6 ust.2 lit. b zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu, na podstawie którego część dowodów księgowych nie podlega rejestracji oraz oznaczeniu daty wpływu do Domu Pomocy Społecznej, co uniemożliwia efektywną kontrolę obiegu dokumentów oraz prawidłową realizację zadań i jest niezgodne z  art.68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), a także §1 ust.2 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu;
16) sklasyfikowaniu niezgodnie z przepisami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późń. zm.) wydatków z tytułu usługi mającej na celu wykonanie naprawy zepsutej pompy ścieków i usługi związanej z uruchomieniem niedziałającej maszyny pralniczej w rozdziale 85202 paragrafie 4300 - „Zakup usług pozostałych” oraz usługi związanej z odnowieniem certyfikatu kwalifikowanego w rozdziale 85202 paragrafie 4210 - „Zakup materiałów i wyposażenia”;
17) regulowaniu zobowiązań Domu Pomocy Społecznej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, potrącanych z wynagrodzeń pracowników z tytułu zwrotów pożyczek oraz wpływów z ich oprocentowania, a także wydaniu zarządzenia nr 1/01/2012 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej z 26 stycznia 2012 roku Społecznej w Łubiu, wstrzymującego przekazywanie ww. środków na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, co jest niezgodne z art.1 ust.1 ustawy z dnia 04 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2012 roku, nr 592 z późn. zm.) – środki zwrócono na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do dnia 26.09.2012 roku;
18) braku naliczania i potrącania z kwoty podatków pobranych na rzecz budżetu państwa zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu ich terminowego wpłacania, a także braku naliczania i potrącania z należnych od płatnika składek na ubezpieczenie społeczne wynagrodzenia z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłaty, co jest  niezgodne z art.254 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
19) otwarciu i prowadzeniu dwóch rachunków bankowych dla środków budżetowych objętych planem finansowym Domu Pomocy Społecznej w Łubiu, co jest nieprawidłowe w świetle opisu zasad funkcjonowania konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki", zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 roku nr 128, poz.861 z późn. zm.), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 roku, nr 20 poz. 103) oraz art.11, 44 i 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
20) błędnym wydatkowaniu środków budżetowych na świadczenie przyznane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, co jest niezgodne z art.6 ust. 1 oraz art.254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) – środki zwrócono na rachunek bankowy wydatków budżetowych;
21) prowadzeniu ewidencji księgowej niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 roku nr 128, poz.861 z późn. zm.), poprzez:
a) brak ewidencji księgowej rozliczenia zakupu towarów na koncie 300 – „Rozliczenie zakupu”, celem ustalenia wartości towarów w drodze oraz wartości dostaw niefakturowanych,
b) ewidencjonowanie odsetek od środków budżetowych zgromadzonych na rachunkach bankowych na koncie 720 - "Przychody z tytułu dochodów budżetowych",
c) brak ewidencji księgowej naliczenia kwot świadczeń z ubezpieczenia chorobowego na koncie 231 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
d) brak ewidencji księgowej zużycia artykułów spożywczych wydanych z magazynu w części objętej zwrotem wydatków na koncie 401 - ”Zużycie materiałów i energii” – od miesiąca września 2012 roku zaprzestano wydawania artykułów spożywczych objętych zwrotem wydatków,
e) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 130 według rachunków bankowych, a także prowadzenie ewidencji księgowej na koncie 130 – "Rachunek bieżący jednostki" niezgodnie z opisem zasad jego funkcjonowania, z uwagi na istnienie dwóch rachunków bankowych dla środków budżetowych objętych planem finansowym Domu Pomocy Społecznej w Łubiu, co uniemożliwia zachowanie pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem i prezentowanie stanu środków pieniężnych na rachunku bieżącym poprzez saldo Wn konta 130;
22) braku odnotowania daty i godziny dokonania poprawy błędnie wpisanej kwoty rozchodu w raporcie kasowym, co jest niezgodne z  §8 ust.5 Decyzji kierownika jednostki Domu Pomocy Społecznej nr 02/08 z dnia 20 sierpnia 2008 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej;
23) nierzetelnej kontroli merytorycznej faktur VAT, wystawionych z tytułu usług komputerowych oraz przeglądu i konserwacji lokalnego systemu przyzywowego i sygnalizacji pożarowej w budynku Domu Pomocy Społecznej, a także dostawy oleju opałowego, w zakresie zgodności wskazanego w nich terminu płatności z terminem zawartym w umowach, co jest niezgodne §8 ust.2 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu.
24) braku sporządzania wniosków o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia poniżej 1000 euro oraz wprowadzenie regulacji zwalniających z ww. obowiązku w pkt I załącznika nr 3 do zarządzenia nr 23/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 16 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zamówień Publicznych do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu, co jest niezgodne z pkt 4 i 5 Regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 18/102/2011 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 07 lutego 2011 roku);
25) wprowadzeniu regulacji zwalniających z obowiązku prowadzenia rejestru zamówień o wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia od 6 000 euro do 14 000 euro w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 23/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 16 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zamówień Publicznych do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu, co jest niezgodne z pkt 13 Regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 18/102/2011 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 07 lutego 2011 roku);
26) braku ewidencji 5 zamówień, udzielonych w miesiącu lipcu 2012 roku, w rejestrze zamówień, co jest niezgodne z pkt 13 Regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 18/102/2011 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 07 lutego 2011 roku);
27) ustnym powierzaniu zadań związanych z wykonywaniem kontroli dowodów księgowych pod względem zgodności z przepisami ustawy dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 roku nr 113, poz.759 z późn. zm.) i wskazywaniem w nich właściwego wniosku o udzielenie zamówienia, a także związanych z prowadzeniem rejestru zamówień, co jest  niezgodne z §7 ust.5 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej oraz art.68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
28) braku zawarcia w klauzulach zamieszczanych na dowodach księgowych, wskazujących podstawę udzielenia zamówienia i numer wniosku na podstawie którego zamówienie realizowano, daty tego wskazania oraz podpisu pracownika który go dokonał, a także braku wyszczególnienia w nich kwot zamówienia udokumentowanego dowodem w podziale na właściwy wniosek o udzielenie zamówienia, co jest niezgodne z §5 ust.4 pkt 1 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej oraz załącznikiem nr 3 do zarządzenia nr 23/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z 16 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zamówień Publicznych do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu;
29) wskazywaniu w klauzulach zamieszczanych na dowodach księgowych, dokumentujących udzielenie lub realizację zamówień o wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia od 1000 euro do 14 000 euro, niewłaściwego numeru wniosku o udzielenie zamówienia lub brak tego wskazania, co jest niezgodne z przepisami załącznika nr 3 do zarządzenia nr 23/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z 16 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zamówień Publicznych do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu.
    W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: KN.1711.28.2012, zobowiązuję do:
1) wprowadzania do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego w postaci zapisu wszystkich zdarzeń gospodarczych, które tym okresie wystąpiły, zgodnie z art.20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.);
2) prowadzenia ewidencji księgowej rozliczeń międzyokresowych kosztów zgodnie z przepisami zarządzenia Dyrektora Domu Pomocy Społecznej nr 13/10 z 14 października 2010 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości;
3) powierzenia pracownikom dokonującym kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym obowiązków i odpowiedzialności w tym zakresie, zgodnie z §7 ust.3 oraz §7 ust.5 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej oraz ustalenia i wdrożenia systemu zastępstw w przypadku nieobecności pracownika zapewniającego prawidłowość realizacji zadań, zgodnie z §7 ust.3 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej oraz art.68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
4) przeprowadzania kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym oraz formalno – rachunkowym przez dwóch różnych pracowników, zgodnie z §7 ust.3 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu oraz §7 ust.3 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej;
5) zawierania w dowodach księgowych zgodnych ze stanem rzeczywistym dat przeprowadzenia ich kontroli pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym oraz wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji, a także wydania dyspozycji wykorzystania środków określonych w planie finansowym, mając na uwadze §6 ust.1 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu;
6) opatrywania zawieranej w dowodach księgowych adnotacji dokumentującej przeprowadzenie ich kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej, czytelnym podpisem pracownika dokonującego tej kontroli, zgodnie z §8 ust.3 oraz §9 ust.3 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu;
7) dokonywania zapisów w księgach rachunkowych na podstawie kompletnych dowodów polecenia księgowania zawierających wszystkie obligatoryjne elementy określone w art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z art. 22 ust.1 ustawy o rachunkowości;
8) rzetelnego sporządzania dowodów księgowych, tj. zgodnych z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, zgodnie z art.22 ust.1 ustawy o rachunkowości, a tym samym zapewnienia chronologicznego uporządkowania zdarzeń w księgach rachunkowych, zgodnie z art.14 ust.1, art. 15 ust.2 oraz art.24 ust.4 pkt.2 ustawy o rachunkowości;
9) oznaczania dowodów księgowych dokumentujących tą samą operację gospodarczą właściwą adnotacją, tj. dowodów księgowych będących postawą zapisów w księgach rachunkowych adnotacją „egzemplarz stanowiący podstawę zapisu” i pozostałych dowodów księgowych adnotacją „egzemplarze dodatkowe” oraz przechowywania dowodów nie będących podstawą zapisów dokonanych w księgach rachunkowych w odrębnym zbiorze dokumentów, zgodnie z §4 ust.5 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu oraz art.22 ust.4 ustawy o rachunkowości;
10) wystawiania dowodów przyjęcia towarów na stan magazynu przez pracownika wykonującego w danym przedziale czasowym obowiązki magazyniera, zgodnie z pkt 18 lit. a i pkt 40 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie zasad prowadzenia i rozliczania magazynów w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu oraz załącznikiem nr 2 do zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu; a także prowadzenia w tym zakresie kontroli „eliminującej wszelkie niedociągnięcia i błędy” zgodnie z pkt 54 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku, zwracając „szczególną uwagę na to czy dokumenty obrotu materiałowego są pełne i formalne (...)”;
11) przekazywania obowiązków magazyniera na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego po uprzednim ustaleniu w drodze spisu z natury stanu rzeczywistego materiałów i towarów, wyłącznie pracownikom, którzy przyjęli odpowiedzialność materialną w zakresie prowadzonej gospodarki magazynowej, przy „jasnym komunikowaniu obowiązków, zadań i odpowiedzialności” oraz ustalenia
i wdrożenia systemu zastępstw w przypadku nieobecności pracownika zapewniającego prawidłowość realizacji zadań, zgodnie z pkt. 15, 16, 17, 56 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie zasad prowadzenia i rozliczania magazynów w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu, §7 ust.3 i 5 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej oraz art.68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.); a także prowadzenia w tym zakresie kontroli „eliminującej wszelkie niedociągnięcia, błędy, marnotrawstwa, braki  oraz ewentualne nadużycia”, zgodnie z pkt 54 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku;
12) dokumentowania wydania towarów z magazynu jednym dowodem wystawionym przez magazyniera, będącym podstawą „do dokonania zapisów przez magazyniera w kartotece magazynowej ilościowej oraz przez komórkę księgowości w kartotekach materiałowych ilościowo – wartościowych”, zgodnie z pkt 42 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie zasad prowadzenia i rozliczania magazynów w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu oraz załącznikiem nr 2 do zarządzenia nr 04/10 dyrektora DPS w Łubiu z dnia 09.04.2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu; a także prowadzenia w tym zakresie kontroli „eliminującej wszelkie niedociągnięcia i błędy” zgodnie z pkt 54 załącznika do zarządzenia nr 25/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 17 grudnia 2010 roku, zwracając „szczególną uwagę na to czy dokumenty obrotu materiałowego są pełne i formalne (...)”;
13) wprowadzenia do zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu regulacji zapewniających efektywność mechanizmów w zakresie przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej Domu Pomocy Społecznej oraz „umożliwienie prześledzenia dokumentacji każdej operacji finansowej (gospodarczej) wytworzonej lub przyjętej w jednostce na początku, w trakcie jej trwania i po jej zakończeniu”, zgodnie z art.68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz §1 ust.2 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09.04.2010 roku w sprawie zasad kontroli obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu;
14) klasyfikowania wydatków z tytułu usług konserwacyjnych i naprawczych wyrobów przemysłowych w paragrafie 427 – „Zakup usług remontowych” oraz wydatków z tytułu usług związanych z odnowieniem certyfikatu kwalifikowanego w paragrafie 430 – „Zakup usług pozostałych", z odpowiednią czwartą cyfrą dodaną do paragrafów, zgodnie z przepisami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późń. zm.), w tym do prawidłowego zaewidencjonowania niewłaściwe sklasyfikowanych wydatków;
15) zawierania na dowodach księgowych precyzyjnego opisu operacji gospodarczej przez pracownika dokonującego kontroli merytorycznej dowodu, umożliwiającego prawidłową klasyfikację ponoszonego wydatku, zgodnie z przepisami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późń. zm.);
16) przeznaczaniu środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wyłącznie na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, zgodnie z art.1 ust.1 ustawy z dnia 04 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2012 roku, nr 592 z późn. zm.), a także wydawania zarządzeń zgodnych z przepisami tej ustawy;
17) naliczania i potrącania z kwoty podatków pobranych na rzecz budżetu państwa zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu ich terminowego wpłacania, zgodnie z art.28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2012 roku nr 749 z późń.zm.) oraz  §1 ust.1 pkt 1 i §1 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz.U. z 2002 roku nr 240 poz.2065), mając na uwadze art.254 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
18) naliczania i potrącania z należnych od płatnika składek na ubezpieczenie społeczne wynagrodzenia z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłaty, zgodnie art.3 ust.2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U z 2009 roku nr 205 poz.1585z późn. zm.) i §1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w dnia 14 grudnia 1998 roku sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 1998 r., nr 153, poz.1005) mając na uwadze art.254 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
19) prowadzenia jednego rachunku bankowego dla środków budżetowych objętych planem finansowym Domu Pomocy Społecznej w Łubiu, zgodnie z opisem zasad funkcjonowania konta 130 – „Rachunek bieżący jednostki", zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 roku nr 128, poz.861 z późn. zm.), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 roku, nr 20 poz. 103) oraz art.11 i art.254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
20) przeznaczania środków pieniężnych pochodzących z budżetu wyłącznie na wydatki publiczne tj. związane z finansowaniem zadań Domu Pomocy Społecznej, zgodnie z art.6 ust 1 oraz art.254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
21) prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 roku nr 128, poz.861 z późn. zm.) w zakresie:
a) ewidencjonowania rozliczenia zakupu towarów na koncie 300 – „Rozliczenie zakupu”, celem ustalenia wartości towarów w drodze oraz wartości dostaw niefakturowanych,
b) ewidencjonowania odsetek od środków budżetowych zgromadzonych na rachunkach bankowych na  koncie 750 - "Przychody finansowe",
c) ewidencjonowania naliczenia kwot świadczeń z ubezpieczenia chorobowego na koncie 231 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,
d) ewidencjonowania zużycia wszystkich artykułów spożywczych wydanych z magazynu na koncie 401 - ”Zużycie materiałów i energii”,
e) prowadzenia ewidencji na koncie 130 – "Rachunek bieżący jednostki" zgodnie z opisem zasad jego funkcjonowania, a także zaprowadzenia ewidencji szczegółowej dla kont wydatków budżetowych oraz dochodów budżetowych;
22)  dokonywania poprawy błędów w raportach kasowych zgodnie z §8 ust.5 Decyzji kierownika jednostki Domu Pomocy Społecznej nr 02/08 z dnia 20 sierpnia 2008 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej, zwłaszcza w zakresie odnotowania daty i godziny dokonania poprawy;
23) dokonywania rzetelnej kontroli merytorycznej faktur VAT w zakresie ich zgodności z postanowieniami umów, zwłaszcza w odniesieniu do ustalonego w nich terminu płatności, zgodnie z §8 ust.2 zarządzenia nr 04/10 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 kwietnia 2010 roku w sprawie zasad kontroli i obiegu dokumentów księgowo – finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Łubiu; 
24) zawarcia w zarządzeniu nr 23/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 16 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zamówień Publicznych do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w DPS Łubiu, regulacji zgodnych z przepisami pkt 4, 5 i 13 regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 18/102/2011 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 07 lutego 2011 roku);
25) poprzedzania realizacji każdego zamówienia sporządzeniem wniosku o udzielenie tego zamówienia w wysokości zaplanowanych w danym zadaniu w planie środków finansowych, zatwierdzonym przez kierownika zamawiającego lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z pkt 5 regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 18/102/2011 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 07 lutego 2011 roku);
26) ewidencjonowania w prowadzonym rejestrze zamówień wszystkich udzielonych zamówień, zgodnie z pkt 13 regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 18/102/2011 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 07 lutego 2011 roku);
27) powierzenia pracownikom w formie pisemnej obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wykonywania kontroli dowodów księgowych pod względem zgodności z przepisami ustawy dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 roku nr 113, poz.759 z późn. zm.) i wskazania w nich właściwego wniosku o udzielenie zamówienia, a także w zakresie prowadzenia rejestru zamówień, mając na uwadze obowiązek „jasnego komunikowania każdemu z pracowników obowiązków, zadań i odpowiedzialności”, zgodnie z §7 ust.5 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej oraz art.68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
28) zaopatrywania zawartych na dowodach księgowych klauzul wskazujących tryb udzielenia zamówienia publicznego i numer wniosku na podstawie którego zamówienie realizowano, datą oraz podpisem pracownika ich dokonującego, a także wyszczególnienia w nich kwot zamówienia udokumentowanego dowodem w podziale na właściwy wniosek o udzielenie zamówienia, zgodnie z §5 ust.4 pkt 1 zarządzenia nr 19/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z dnia 09 grudnia 2010 roku w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej oraz załącznikiem nr 3 do zarządzenia nr 23/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z 16.12.2010 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zamówień Publicznych do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w DPS Łubiu;
29) wskazywania we wszystkich klauzulach, zamieszczanych na dowodach księgowych dokumentujących udzielenie lub realizację zamówień, właściwego numeru wniosku o udzielenie zamówienia, zgodnie z przepisami załącznika nr 3 do zarządzenia nr 23/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łubiu z 16.12.2010 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zamówień Publicznych do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w DPS Łubiu.
     Jednocześnie oczekuję od Pana w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji wskazującej sposób realizacji zaleceń pokontrolnych.

Dokument sporządził: Naczelnik Wydziału Kontroli Ewa Lukosz
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Lucyna Ekkert