Wystąpienie pokontrolne - Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy

Tarnowskie Góry, dnia 26.06.2012

KN.1711.15.2012

Pani
Brygida Bochenek
p. o. Dyrektora Specjalnego Ośrodka
Szkolno-Wychowawczego 
w Tarnowskich Górach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

     Na podstawie § 14 ust. 1 - 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 123/06 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 14 grudnia 2006 roku w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Tarnowskich Górach, przesyłam Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne.
     W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej”, stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Panią jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1)ustaleniu czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocy kuchennej oraz kucharki niezgodnie z opracowanym harmonogramem ustalonym z dniem 1 września 2011 roku w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Tarnowskich Górach, co narusza art. 150 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 roku, nr 21, poz. 94 ze zm.);
2)zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego stwierdzonej w fakturze VAT nr 5302995/068 (typ faktury : prognoza) wystawionej w dniu 20.06.2011 roku przez Górnośląski Oddział Obrotu Gazem Gazownia Zabrzańska BOK w Piekarach Śląskich operacji gospodarczej:
-w innym okresie sprawozdawczym, niż okres, którego ona dotyczyła, co jest niezgodne z art. 20. ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz przepisami § 5 ust b Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała nr 185/897/2009 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 16 lutego 2009 roku z późn. zm.),
-pod datą niezgodną z przepisami określonymi w rozdziale 1.3 zasad (polityki) rachunkowości w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty w Tarnowskich Górach oraz w szkołach i placówkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego
3)dokonaniu wydatku przed przeprowadzeniem kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dowodu źródłowego będącego podstawą dokonania tego wydatku oraz przed wydaniem dyspozycji wykorzystania środków przez dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Tarnowskich Górach, co jest niezgodne z przepisami art. 53 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157 poz. 1240 z póżn. zm.) mając na uwadze art. 39 ust 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (j.t. Dz. U. z 2004 roku, nr 256 poz. 2572 ze zm.) oraz § 7  pkt 9 Instrukcji Dotyczącej Gospodarki Kasowej (Zarządzenie Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego nr 3/XII/2010 z dnia 31.12.2010 roku);
4)ujmowaniu w raportach kasowych operacji wypłaty gotówki pod datą inną niż data faktycznie przeprowadzonej operacji gospodarczej wynikająca z dowodu kasowego, co narusza przepisy art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t Dz. U. z 2009 roku nr 152 poz. 1223 ze zm.) oraz § 7  pkt 16 Instrukcji Dotyczącej Gospodarki Kasowej (Zarządzenie Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego nr 3/XII/2010 z dnia 31.12.2010 roku), a także art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157 poz. 1240 z póżn. zm.);
5)braku  potwierdzenia na dowodzie kasowym (faktura VAT o nr 51/2012 wystawionej przez Przedsiębiorstwo Komunikacji Miejskiej Świerklaniec w dniu 09.02.2012 roku) odbioru gotówki przez pracownika, co niezgodne jest z art. 21 ust.1 pkt 5 ustawy o rachunkowości (j.t Dz. U. z 2009 roku nr 152 poz. 1223 ze zm.) oraz § 7  pkt 10 Instrukcji Dotyczącej Gospodarki Kasowej (Zarządzenie Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego nr 3/XII/2010 z dnia 31.12.2010 roku), a także art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157 poz. 1240 z póżn. zm.);
6)braku rejestracji wszystkich  poleceń wyjazdów służbowych oraz adnotacji wskazującej miejsce docelowe podróży służbowej w „Księdze ewidencji delegacji”, co niezgodne jest z § 1 pkt 4 Instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Tarnowskich Górach” (Zarządzenie Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego nr 1/XII/2011 z dnia 15.12.2011 roku);
7)braku ustalenia należnych odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania należności wynikających z noty księgowej wystawionej przez Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy, a tym samym nie podjęcia działań mających na celu ich wyegzekwowanie, co jest niezgodne z art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157 poz. 1240 z póżn. zm.).     
     W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: KN.1711.15.2012, zobowiązuję do:
1)ustalania czasu pracy pracownikom zgodnie z opracowanym harmonogramem ustalonym z dniem 1 września 2011 roku w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Tarnowskich Górach mając na uwadze art. 150 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 roku, nr 21, poz. 94 ze zm.);
2)ewidencjonowania w księgach rachunkowych Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego:
-operacji gospodarczych w okresie sprawozdawczym którego dotyczą zgodnie z art. 20ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz przepisami § 5 ust b Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała nr 185/897/2009 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 16 lutego 2009 roku z późn. zm.),
-dowodów źródłowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, które wpłynęły do Powiatowego Zespołu Obsługi Finansowej Oświaty z datą zgodną z przepisami określonymi w rozdziale 1.3 zasad (polityki) rachunkowości w TarnowskichGórach oraz  w szkołach i placówkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (zarządzenie Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego nr 3/XII/2010 z dnia 31 grudnia 2010 roku ze zm.);
3)zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zakresie gospodarki kasowej, zgodnie z art. 68 ust. 1 oraz ust 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157 poz. 1240 z póżn. zm.) w zakresie:
-dokonywania wydatków wyłącznie na podstawie dowodów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby, zgodnie z przepisami art. 53 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157 poz. 1240 z póżn. zm.) mając na uwadze art. 39 ust 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (j.t. Dz. U. z 2004 roku, nr 256 poz. 2572 ze zm.) oraz § 7  pkt 9 Instrukcji Dotyczącej Gospodarki Kasowej (Zarządzenie Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego nr 3/XII/2010 z dnia 31.12.2010 roku);
-rzetelnego sporządzania raportów kasowych w zakresie ujmowania w nim dowodów kasowych w terminie zgodnym z datą faktycznie przeprowadzonej operacji gospodarczej, zgodnie przepisami art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 roku nr 152 poz. 1223 ze zm.) oraz § 7  pkt 16 Instrukcji Dotyczącej Gospodarki Kasowej,
-potwierdzania podpisem na dowodach kasowych odbioru gotówki przez pracownika zgodnie z art. 21 ust.1 pkt 5 ustawy o rachunkowości (j.t Dz. U. z 2009 roku nr 152 poz. 1223 ze zm.) oraz § 7  pkt 10 Instrukcji Dotyczącej Gospodarki Kasowej;
4)rejestrowania wszystkich poleceń wyjazdów służbowych w „Księdze ewidencji delegacji” wraz z adnotacją wskazującą miejsce docelowe podróży służbowej zgodne z § 1 pkt 4 obowiązującej w jednostce Instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Tarnowskich Górach”;
5)ustalania przypadających należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania, zgodnie z art.42 ust.5 ustawy  z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157 poz.1240 z późn. zm.), w tym do ustalenia należnych odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania należności wynikających z noty księgowej wystawionej w lutym 2012 roku przez Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy.  
     Ponadto zobowiązuję do przeanalizowania postanowień Instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Tarnowskich Górach (Zarządzenie Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego nr 1/XII/2011 z dnia 15.12.2011 roku) pod kątem wyeliminowania zapisu ujętego § 1 pkt 4  „W przypadku wystawiania kilku delegacji pracownikowi pedagogicznemu na dojazdy celem nauczania indywidualnego lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, wszystkie polecenia wyjazdu służbowego wystawiane na dany miesiąc są rejestrowane pod jednym nr ewidencyjnym” mając na celu zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, zgodnie z art. 69 ust 1 pkt.3 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157 poz.1240 z późn. zm.).
     Jednocześnie oczekuję od Pani w terminie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządził: Inspektor w Wydziale Kontroli Bogdan Droś
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Lucyna Ekkert