Wystąpienie pokontrolne - Komenda Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Tarnowskich Górach

                                     Tarnowskie Góry, dnia 18 października 2012 roku

KN.1711.24.2012

Pan
Ryszard Świderski 
Komendant Powiatowy Państwowej Straży Pożarnej w Tarnowskich Górach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

   Na podstawie § 14 ust. 1 - 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 123/06 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 14 grudnia 2006 roku w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Tarnowskich Górach, przesyłam Panu niniejsze wystąpienie pokontrolne.
   W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej”, stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Pana jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1) umieszczaniu na fakturach VAT wpływających do jednostki dat: przeprowadzenia kontroli pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym, zatwierdzenia do wypłaty, klasyfikacji pod względem wydatków strukturalnych niezgodnych ze stanem faktycznym, co jest niezgodne z przepisami rozdziału III pkt 2 „Procedury dotyczącej kontroli finansowej stosowanej dla zagadnień związanych z zamówieniami publicznymi w Komendzie Powiatowej PSP w Tarnowskich Górach” stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 4/PF/2006 Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w Tarnowskich Górach z dnia 15 maja 2006 roku w sprawie nadzoru nad gospodarowaniem środkami publicznymi oraz procedur kontrolnych;
2) nie umieszczaniu na niektórych fakturach VAT daty wpływu do Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Tarnowskich Górach, co jest niezgodne z przepisami rozdziału IV pkt 14 i15 Decyzji nr 113 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 03 czerwca 2008 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej (Dz.Urz.KGPSP z 2008 roku nr 1, poz. 19);
3) nie umieszczaniu na większości faktur VAT poświadczonego podpisem i datą potwierdzenia przeprowadzenia kontroli pod względem zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych udokumentowanych na fakturach operacji gospodarczych, co jest niezgodne z rozdz. III pkt 1 ppkt j „Procedury dotyczącej kontroli finansowej stosowanej dla zagadnień związanych z zamówieniami publicznymi w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Tarnowskich Górach” stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 4/PF/2006 Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w Tarnowskich Górach z dnia 15 maja 2006 roku w sprawie nadzoru nad gospodarowaniem środkami publicznymi oraz procedur kontrolnych;
4) braku stosowania przepisów zawartych w pkt 4, 5, 13 Regulaminu udzielania  zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne wprowadzonego uchwałą Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 18/102/2011 z 07 lutego 2011 roku w sprawie Regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne, poprzez:
- nie ustalenie przez kierownika jednostki zasad wewnętrznych (regulaminu), według których będzie realizowane każde zamówienie;
- brak sporządzania wniosku o udzielenie zamówienia przy realizacji każdego zamówienia;
- brak ewidencjonowania wszystkich udzielonych zamówień w rejestrze zamówień.
   W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: KN.1711.24.2012,zobowiązuję do:
1) umieszczania na fakturach VAT wpływających do jednostki dat: przeprowadzenia kontroli pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym, zatwierdzenia do wypłaty, klasyfikacji pod względem wydatków strukturalnych, zgodnych z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń mając na uwadze przepisy rozdziału III pkt 2 „Procedury dotyczącej kontroli finansowej stosowanej dla zagadnień związanych z zamówieniami publicznymi w Komendzie Powiatowej PSP w Tarnowskich Górach” stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 4/PF/2006 Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w Tarnowskich Górach z dnia 15 maja 2006 roku w sprawie: nadzoru nad gospodarowaniem środkami publicznymi oraz procedur kontrolnych oraz mając na uwadze przepisy rozdziału IV pkt 14 i15 Decyzji nr 113 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 03 czerwca 2008 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej (Dz.Urz.KGPSP z 2008 roku nr 1, poz. 19);
2) umieszczania na wszystkich fakturach VAT daty wpływu do Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Tarnowskich Górach, zgodnie z przepisami rozdziału IV pkt 14 i15 Decyzji nr 113 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 03 czerwca 2008 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej (Dz.Urz.KGPSP z 2008 roku nr 1, poz. 19);
3) umieszczania na wszystkich fakturach VAT poświadczonego podpisem i datą potwierdzenia przeprowadzenia kontroli pod względem zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych udokumentowanych na fakturach operacji gospodarczych, zgodnie z rozdz. III pkt 1 ppkt j „Procedury dotyczącej kontroli finansowej stosowanej dla zagadnień związanych z zamówieniami publicznymi w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Tarnowskich Górach” stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 4/PF/2006 Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w Tarnowskich Górach z dnia 15 maja 2006 roku w sprawie nadzoru nad   gospodarowaniem środkami publicznymi oraz procedur kontrolnych;
4) stosowania przepisów zawartych w pkt 4, 5, 13 Regulaminu udzielania  zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne wprowadzonego uchwałą Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 18/102/2011 z 07 lutego 2011 roku w sprawie Regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne, tj.:
- ustalenia przez kierownika jednostki zasad wewnętrznych (regulaminu), według których będzie realizowane każde zamówienie;
- sporządzania wniosków o udzielenie zamówienia przy realizacji każdego zamówienia;
- ewidencjonowania w prowadzonym rejestrze zamówień wszystkich udzielanych  zamówień.
   Jednocześnie oczekuję od Pana w terminie 14 dni od daty doręczenia niniejszeg wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych,bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządził: Inspektor Wydziału Kontroli Jacek Odziomek
Autoryzacja: Wicestarosta Tarnogórski Andrzej Pilot