Wystąpienie pokontrolne - Zespół Szkół Gastronomiczno - Hotelarskich w Tarnowskich Górach

Tarnowskie Góry, dnia 22 marca 2011 roku

SKO.0913-02/11

PANI
Katarzyna Adach
Dyrektor Zespołu Szkół Gastronomiczno - Hotelarskich 
w Tarnowskich Górach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

   Na podstawie § 14 ust. 1 - 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 123/06 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 14 grudnia 2006 roku w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Zespole Szkół  Gastronomiczno - Hotelarskich w Tarnowskich Górach, przesyłam Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne.
   W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: "Prawidłowość funkcjonowania", stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Panią jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1) nie ujęciu w zakresach obowiązków pracowników zajmujących się m.in. sprawami związanymi z gospodarką finansową niektórych wykonywanych przez nich czynności tj.:
a) w zakresie pani (...):
- czynności dotyczących  ewidencji faktur w rejestrze faktur,
- dostarczania faktur oraz list płac do Powiatowego Zespołu Obsługi Finansowej Oświaty,
- dokonywania sprawdzania dowodów księgowych pod względem formalno - rachunkowym,
b) w przypadku pani (...) - brak określenia w formie pisemnej zastępstwa pani (...) w zakresie wykonywania czynności związanych z gospodarką finansową,
c) w zakresach pań: (...) oraz (...):
- czynności dotyczących dostarczania faktur do Powiatowego Zespołu Obsługi Finansowej Oświaty,
d) w zakresach pani  (...):
- czynności dotyczących dostarczania faktur oraz list płac do Powiatowego Zespołu Obsługi Finansowej Oświaty;
powyższe jest niezgodne z art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych stanowiącymi załącznik do komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009r.; 
2) zawieraniu w niektórych zapisach księgowych numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu niezgodnych z tym dowodem, co jest niezgodne z art.23 ust.2 pkt 2  ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), oraz niezgodne z przepisami rozdziału 2.1. Zasad (Polityki) Rachunkowości w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty oraz w szkołach i placówkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (zarządzenie Dyrektora Zespołu Szkół Gastronomiczno - Hotelarskich w Tarnowskich Górach nr 8/2/2009 z 16 lutego 2009 z późn. zm.);
3) nie umieszczeniu na fakturze VAT nr 1913/KB/11/2010 z dnia 13.11.2010r pieczęci z datą wpływu do Zespołu Szkół Gastronomiczno - Hotelarskich w Tarnowskich Górach, co jest niezgodne z § 19 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała nr 185/897/2009 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 16 lutego 2009 roku z późn. zm.);
4) dokonaniu zapłaty za fakturę VAT nr 1093/11/10 z 15.11.2010r.  przed wykonaniem jej kontroli pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym, co jest niezgodne  z przepisami rozdziału 2.2. Zasad (Polityki) Rachunkowości w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty oraz w szkołach i placówkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (zarządzenie Dyrektora Zespołu Szkół Gastronomiczno - Hotelarskich w Tarnowskich Górach nr 8/2/2009 z 16 lutego 2009 z późn. zm.) oraz z § 27 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała nr 185/897/2009 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 16 lutego 2009 roku z późn. zm.);
5) nierzetelnej kontroli formalno - rachunkowej oraz dokonaniu zwrotu kosztów przejazdu pani (...) z tytułu podróży służbowej (polecenie wyjazdu służbowego nr 156/2010 z dnia 17.11.2010r) w kwocie o 1,00 zł wyższej niż wartość załączonych biletów potwierdzających poniesiony przez pracownika wydatek, co jest niezgodne z  §5 ust.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz.1990 z późń. zm.), oraz art.44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 roku nr 157, poz.1240 z późń. zm.), a także przepisami rozdziału 2.2. Zasad (Polityki) Rachunkowości w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty oraz w szkołach i placówkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (zarządzenie Dyrektora Zespołu Szkół Gastronomiczno - Hotelarskich w Tarnowskich Górach nr 8/2/2009 z 16 lutego 2009 z późn. zm.), jak również sprzeczne z § 26 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała nr 185/897/2009 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 16 lutego 2009 roku z późn. zm.);
6) nierzetelnym prowadzeniu karty ewidencji czasu pracy pani (...) w miesiącu listopadzie 2010 roku poprzez błędne zaewidencjonowanie w niej  przyczyny nieobecności, co jest niezgodne z art. 149 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (j.t Dz.U. z 1998 roku, nr 21, poz. 94 z późn. zm.)
7) nierzetelnym sporządzeniu listy obecności pracowników administracji za miesiąc listopad poprzez błędne zaznaczenie w niej dnia roboczego jako dnia wolnego od pracy oraz nierzetelnej kontroli ww. listy obecności zawierającej brak potwierdzenia przez 3 pracowników obecności w pracy własnoręcznym podpisem a także braku zawarcia na liście obecności symbolu potwierdzającego przyczynę nieobecności pracownika w pracy; jak również nierzetelnej kontroli  listy obecności pracowników obsługi zawierającej potwierdzenie podpisem pracownika obecności w pracy w dniu wolnym, co jest niezgodne z  art. 149 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (j.t Dz.U. z 1998 roku, nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
   W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: SKO.0913-02/11, zobowiązuję do:
1) ujmowania w zakresach obowiązków, uprawnień, odpowiedzialności oraz  podległości służbowej pracowników wykonujących czynności związane z prowadzeniem gospodarki finansowej wszystkich wykonywanych przez nich czynności w tym zakresie, a w szczególności do uzupełnienia zgodnie z powyższym zakresów obowiązków pani (...), (...), (...), (...), (...), zgodnie z art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) mając na uwadze standard kontroli zarządczej określony w rozdziale Środowisko Wewnętrzne pkt 3 - Struktura Organizacyjna zawarty w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009r.;
2) zawierania w zapisach księgowych właściwych numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu, zgodnie z  art.23 ust.2 pkt 2  ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), oraz zgodnie z przepisami rozdziału 2.1. Zasad (Polityki) Rachunkowości w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty oraz w szkołach i placówkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (zarządzenie Dyrektora Zespołu Szkół Gastronomiczno - Hotelarskich w Tarnowskich Górach nr 8/2/2009 z 16 lutego 2009 z późn. zm.);
3) umieszczania na fakturach wpływających od kontrahentów pieczęci z datą wpływu do Zespołu Szkół Gastronomiczno - Hotelarskich zgodnie z § 19 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała nr 185/897/2009 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 16 lutego 2009 roku z późn. zm.);
4) dokonywania zapłaty za faktury VAT po dokonaniu ich kontroli pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym oraz zatwierdzeniu do wypłaty przez Dyrektora lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie  z przepisami rozdziału 2.2. Zasad (Polityki) Rachunkowości w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty oraz w szkołach i placówkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (zarządzenie Dyrektora Zespołu Szkół Gastronomiczno - Hotelarskich w Tarnowskich Górach nr 8/2/2009 z 16 lutego 2009 z późn. zm.) oraz z § 27 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała nr 185/897/2009 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 16 lutego 2009 roku z późn. zm.);
5) dokonywania zwrotu kosztów przejazdu pracownikom z tytułu podróży służbowej  w kwotach odpowiadających faktycznym, udokumentowanym wydatkom tj. obejmującym cenę biletu określonego środka transportu z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu tj. zgodnie z  §5 ust.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz.1990 z późń. zm.), oraz art.44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 roku nr 157, poz.1240 z późń. zm.);
6) przeprowadzania rzetelnej kontroli formalno - rachunkowej poleceń wyjazdu służbowego zgodnie z  przepisami rozdziału 2.2. Zasad (Polityki) Rachunkowości w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty oraz w szkołach i placówkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (zarządzenie Dyrektora Zespołu Szkół Gastronomiczno - Hotelarskich w Tarnowskich Górach nr 8/2/2009 z 16 lutego 2009 z późn. zm.) , jak również zgodnie z § 26 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała nr 185/897/2009 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 16 lutego 2009 roku z późn. zm.), mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz.1990 z późn. zm.);
7) podjęcia działań zmierzających do zwrotu przez panią (...) kwoty w wysokości 1,00zł nadpłaconej jej niesłusznie jako zwrot kosztów podróży służbowej nr 156/2010 z dnia 17.11.2010r., mając na uwadze art.  44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 roku nr 157, poz.1240 z późń. zm.) oraz art. 91 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (j.t Dz.U. z 1998 roku, nr 21, poz. 94 z późn. zm.);
8) rzetelnego prowadzenia oraz rzetelnej kontroli  list obecności i kart ewidencji czasu pracy pracowników samorządowych zatrudnionych w Zespole Szkół  Gastronomiczno - Hotelarskich zgodnie z art. 149  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (j.t Dz.U. z 1998 roku, nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz   § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z późn. zm.) ;
   Jednocześnie oczekuję od Pani w terminie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2011-03-22)
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Lucyna Ekkert