Wystąpienie pokontrolne - Dom Pomocy Społecznej "Przyjaźń"

Tarnowskie Góry, dnia 20.06.2013

KN.1711.7.2013

Pani
Izabela Szeliga
Dyrektor
Domu Pomocy Społecznej
„Przyjaźń”

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

       Na podstawie § 26 zarządzenia nr 50/2012 Starosty Tarnogórskiego z dnia 26 czerwca 2012 roku w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach, przesyłam Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne.
       W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej”, stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Panią jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1)wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych miesiąca lutego 2013 roku zdarzenia gospodarczego, które wystąpiło w miesiącu styczniu 2013 roku, co niezgodne jest z art. 20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. (j.t. Dz. U. z 2013 roku, poz. 330) oraz § 2 ust 14 Przyjętych zasad rachunkowości (załącznik nr 1 do zarządzenia nr 26/12/2011 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach z dnia 30.12.2011 roku ze zm.);
2)zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych 51 dowodów księgowych (faktur VAT) przed dokonaniem ich kontroli formalno – rachunkowej, co niezgodne jest z  art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy  z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. (j.t. Dz. U. z 2013 roku, poz. 330);
3)otwarciu i prowadzeniu dwóch rachunków bankowych dla środków budżetowych objętych planem finansowym Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń”, co jest nieprawidłowe w świetle opisu zasad funkcjonowania konta 130 - "Rachunek bieżący jednostki", zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 roku nr 128, poz.861 z późn. zm.),rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 roku, nr 20 poz. 103) oraz art.11, 44 i 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
4)sklasyfikowaniu niezgodnie z przepisami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późń. zm.) wydatku z tytułu usługi  naprawy samochodu i zakupu części zamiennych w paragrafie 4300 „Zakup usług pozostałych”;
5)nie sporządzeniu przez pracownika Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń”,  w Tarnowskich Górach wniosku o udzielenie zamówienia publicznego, co niezgodne jest z zapisami pkt 5 załącznika nr 1 do uchwały nr 18/102/2011 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 7 lutego 2011 roku w sprawie Regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne oraz  § 3 ust 2 Załącznika do zarządzenia nr 27/08/2009 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach z dnia 25 sierpnia 2009 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu wewnętrznego udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty 14 000 euro,
6)zawarciu w 9 dowodach źródłowych (fakturach VAT) nieprawidłowego opisu w zakresie zastosowanego przepisu ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w jednym dowodzie źródłowym niewłaściwej daty zawarcia umowy, co niezgodne jest z § 12 ust 3 Instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych (załącznik nr 2 do zarządzenia nr 26/12/2011 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach z dnia 30.12.2011 roku),
7)nie ujęciu w księgach rachunkowych 21 not księgowych wystawionych w dniu 08.02.2013 roku, , co niezgodne jest z art. 20 ust. 1 oraz art. 24 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. (j.t. Dz. U. z 2013 roku, poz. 330),
8)niedopełnieniu obowiązku wynikającego z § 5 ust. 2 uchwały nr 179/886/2012 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 10 lipca 2012 roku w sprawie przyjęcia zasad przeprowadzania likwidacji ruchomości zbędnych do realizacji zadań w jednostkach organizacyjnych Powiatu Tarnogórskiego oraz § 4 ust 9 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 23/10/2012 z 11.10.2012 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach z dnia 11 października 2012 roku w sprawie powołania komisji likwidacyjnej oraz wprowadzenia regulaminu Pracy Komisji Likwidacyjnej w Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach w zakresie przesyłania informacji o przeprowadzonej likwidacji ruchomości zbędnych do realizacji zadań do Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach.
       W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: KN.1711.7.2013, zobowiązuję do:
1)wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. (j.t. Dz. U. z 2013 roku, poz. 330) oraz § 2 ust 14 Przyjętych zasad rachunkowości (załącznik nr 1 do zarządzenia nr 26/12/2011 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach z dnia 30.12.2011 roku ze zm.);
2)Ewidencjonowania w księgach rachunkowych dowodów księgowych po dokonaniu ich kontroli formalno – rachunkowej, zgodnie z  art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy  z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. (j.t. Dz. U. z 2013 roku, poz. 330);
3)prowadzenia jednego rachunku bankowego dla środków budżetowych objętych planem finansowym Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach, zgodnie z opisem zasad funkcjonowania konta 130 – „Rachunek bieżący jednostki", zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j Dz. U. z 2013 roku, poz.289), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 roku, nr 20 poz. 103) oraz art.11 i art.254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
4)klasyfikowania wydatków z tytułu usługi naprawy samochodu w paragrafie 427„Zakup usług remontowych” z odpowiednią czwartą cyfrą, natomiast wydatku z tytułu zakupu części w paragrafie 421 „Zakup materiałów i wyposażenia” z odpowiednią czwartą cyfrą, zgodnie z przepisami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późń. zm.), w tym do prawidłowego zaewidencjonowania niewłaściwe sklasyfikowanych wydatków;
5)sporządzania każdorazowo wniosku  o udzielenie zamówienia publicznego przed realizacją zadań w drodze zamówienia publicznego, zgodnie z zapisami pkt 5 załącznika nr 1 do uchwały nr 18/102/2011 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 7 lutego 2011 roku w sprawie Regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne oraz  § 3 ust 2 Załącznika do zarządzenia nr 27/08/2009 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach z dnia 25 sierpnia 2009 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu wewnętrznego udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty 14 000 euro;
6)zawierania w dowodach księgowych prawidłowego opisu w zakresie zastosowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego oraz daty zawarcia umowy zgodnie z § 12 ust 3 Instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych ( załącznik nr 2 do zarządzenia nr 26/12/2011 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach z dnia z dnia 30.12.2011 roku);
7)ujmowania  w księgach rachunkowych jednostki not księgowych przekazywanych w oryginale kontrahentom, zgodnie z art. 20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. (j.t. Dz. U. z 2013 roku, poz. 330) oraz § 9 ust 1 pkt c w Instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych (Załącznik nr 2 do Zarządzenia Dyrektora Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach z dnia 30.12.2011 roku), mając na uwadze art. 24 ust 1 ww.ustawy o rachunkowości;
8)przesyłania do Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach właściwej informacji o przeprowadzonej fizycznej likwidacji lub dokonaniu sprzedaży składnika majątku ruchomego zgodnie z § 5 ust. 2 u chwały nr 179/886/2012 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 10 lipca 2012 roku w sprawie przyjęcia zasad przeprowadzania likwidacji ruchomości zbędnych do realizacji zadań w jednostkach organizacyjnych Powiatu Tarnogórskiego oraz § 4 ust 9 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 23/10/2012 z 11.10.2012 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach z dnia 11 października 2012 roku w sprawie powołania komisji likwidacyjnej oraz wprowadzenia regulaminu Pracy Komisji Likwidacyjnej w Domu Pomocy Społecznej „Przyjaźń” w Tarnowskich Górach, celem dokonania korekty polisy ubezpieczeniowej, w tym do niezwłocznego przekazania takiej informacji w zakresie przeprowadzonej likwidacji  ruchomości zbędnych do realizacji zadań ujętych w Protokole likwidacyjnym nr 2/2012 .
       Jednocześnie oczekuję od Pani w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji wskazującej sposób realizacji zaleceń pokontrolnych.

Dokument sporządził: Inspektor w Wydziale Kontroli Bogdan Droś
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Lucyna Ekkert