Wystąpienie pokontrolne - Powiatowa Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczna w Tarnowskich Górach

Tarnowskie Góry, dnia 16 września 2013 roku

KN.1711.18.2013

Pani
Elżbieta Kanas – Kiczka
Dyrektor Powiatowej Poradni
Psychologiczno – Pedagogicznej
w Tarnowskich Górach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

      Na podstawie § 26 zarządzenia nr 50/2012 Starosty Tarnogórskiego z dnia 26 czerwca 2012 roku w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Tarnowskich Górach, przesyłam Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne.
     W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej”, stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Panią jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1) dokonaniu poprawy błędu w rachunku kosztów podróży służbowej poprzez wymazanie błędnej treści, co jest niezgodne z art. 22 ust.1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (test jednolity Dz. U. z 2013 poz.330),  przepisami rozdziału 2.1 zasad (polityki) rachunkowości (zarządzenie dyrektora Powiatowej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Tarnowskich Górach nr 4A-2010/2011 z 31.12.2010 roku z późn. zm.) oraz w §13 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 185/897/2009  z 16 lutego 2009 roku z późn. zm.);
2) nie zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji wpływu wszystkich zewnętrznych dowodów księgowych oraz braku wskazania na fakturze VAT nr 00331/12/13 z dnia 31.05.2013 roku daty jej wpływu do Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Tarnowskich Górach wraz z parafą osoby ją przyjmującej, co jest  niezgodne z §19 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego oraz przepisami rozdziału II pkt 1 i 6 Instrukcji obiegu dokumentów w Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej  w Tarnowskich Górach (zarządzenie dyrektora Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Tarnowskich Górach nr 3-11/12 z 12.10.2011 roku w sprawie wprowadzenia do użytku Instrukcji obiegu dokumentów w Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Tarnowskich Górach);
3) nierzetelnej kontroli merytorycznej faktur VAT wystawionych przez P.H.U. „Prima” S.C. J.E. Świerkot z tytułu świadczonych usług oraz przez Konsorcjum Firm Ochrony KFO 3 Sp. z o.o. z tytułu opłat za monitorowanie pomieszczeń, w zakresie zgodności wskazanego w nich terminu płatności z terminem zawartym w umowie, co jest niezgodne z przepisami rozdziału 2.2 zasad (polityki) rachunkowości oraz §20 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
4) wskazaniu w nocie księgowej nr 01/PP/05/12 z 21.05.2012 roku oraz nr 02/PP/11/12 z 21.11.2012 roku terminu płatności niezgodnego z §3 ust. 4 umowy najmu nr GM 70/2010 z 20.10.2010 roku, na skutek niesprawnego funkcjonowania mechanizmów komunikacji wewnętrznej pomiędzy Powiatową Poradnią Psychologiczno – Pedagogiczną w Tarnowskich Górach a Powiatowym Zespołem Obsługi Finansowej Oświaty w Tarnowskich Górach, co jest niezgodne z art.68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 885);
5) naliczeniu i zaewidencjonowaniu odsetek od nieterminowej płatności noty księgowej nr 01/PP/05/12 z 21.05.2012 roku, nr 02/PP/11/12 z 21.11.2012 roku i nr 01/PP/01/13 z 28.01.2013 w terminie niezgodnym z art. 40 ust.2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych oraz przepisami rozdziału 3.1 zasad (polityki) rachunkowości;
6) braku ewidencji wysyłki noty księgowej nr 01/PP/05/12 z 21.05.2012 roku, nr 02/PP/11/12 z 21.11.2012 roku, nr 01/PP/01/13 z 28.01.2013 roku, nr 01/K/PP/05/13 z 20.05.2013 roku oraz nr 01/PP/05/13 z 24.05.2013 roku, co jest niezgodne z rozdziałem II pkt 1 Instrukcji obiegu dokumentów w Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Tarnowskich Górach oraz przekazaniu ww. not księgowych bez udokumentowania terminu ich doręczenia, co stanowi nieprawidłową realizację §3 ust. 4 umowy najmu nr GM 70/2010 z 20.10.2010 roku, uniemożliwiając ustalenie terminu płatności not, a tym samym okresu za jaki należało dokonać wyliczenia odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania wynikających z nich należności,  co jest niezgodne z art. 42 ust. 5 i art.254 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
       W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: KN.1711.18.2013, zobowiązuję do:
1) poprawiania błędów w wewnętrznych dowodach księgowych zgodnie z art. 22 ust.1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz.330),  przepisami rozdziału 2.1 zasad (polityki) rachunkowości (zarządzenie dyrektora Powiatowej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Tarnowskich Górach nr 4A-2010/2011 z 31.12.2010 roku z późn. zm.) oraz w §13 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 185/897/2009  z 16 lutego 2009 roku z późn. zm.);
2) rejestrowania wpływu wszystkich zewnętrznych dowodów księgowych do Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Tarnowskich Górach oraz wskazywania w nich daty wpływu wraz z parafą osoby je przyjmującej, zgodnie z § 19 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego oraz przepisami rozdziału II pkt 1 i 6 Instrukcji obiegu dokumentów w Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Tarnowskich Górach (zarządzenie dyrektora Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Tarnowskich Górach nr 3-11/12 z 12.10.2011 roku w sprawie wprowadzenia do użytku Instrukcji  obiegu dokumentów w Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Tarnowskich Górach);
3) dokonywania rzetelnej kontroli merytorycznej faktur VAT w zakresie ich zgodności z postanowieniami umowy, zgodnie z przepisami rozdziału 2.2 zasad (polityki) rachunkowości oraz §20 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
4) wskazywania w notach księgowych terminów płatności wynikających z umów będących podstawą ich wystawienia oraz zapewnienia funkcjonowania efektywnych mechanizmów przekazywania ważnych dokumentów pomiędzy Powiatową Poradnią Psychologiczno – Pedagogiczną w Tarnowskich Górach a Powiatowym Zespołem Obsługi Finansowej Oświaty w Tarnowskich Górach, celem zapewnienia pracownikom dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, zgodnie z art. 68 ustawy o finansach publicznych;
5) naliczania i ewidencjonowania odsetek od nieterminowych płatności należności wynikających z not księgowych wystawianych przez Powiatową Poradnię Psychologiczno – Pedagogiczną w Tarnowskich Górach w terminach określonych w art. 40 ust.2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych oraz rozdziale 3.1 zasad (polityki) rachunkowości;
6) ewidencjonowania wysyłki wszystkich not księgowych wystawianych przez Powiatową Poradnię Psychologiczno – Pedagogiczną w Tarnowskich Górach zgodnie z rozdziałem II pkt 1 Instrukcji obiegu dokumentów w Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Tarnowskich Górach, a także ich doręczania w sposób umożliwiający ustalenie terminu płatności, zgodnie z postanowieniami zawartych umów, mając na celu prawidłową realizację obowiązku określonego w art. 42 ust. 5 i art.254 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
       Jednocześnie oczekuję od Pani w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji wskazującej sposób realizacji zaleceń pokontrolnych

Dokument sporządził: Naczelnik Wydziału Kontroli Ewa Lukosz
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Lucyna Ekkert