Kompetencje Wydziału Administracji i Zarządzania

1. Do zadań Wydziału Administracji i Zarządzania należą kompetencje w zakresie obsługi kancelaryjnej i merytorycznej Starosty i Zarządu, a w szczególności:

1) prowadzenie Sekretariatów Starosty, Wicestarosty, Członków Zarządu i Sekretarza,
2) obsługa posiedzeń Zarządu ich protokołowanie oraz sporządzanie protokołów z posiedzeń Zarządu,
3) opracowywanie i gromadzenie materiałów dla potrzeb Zarządu i Starosty,
4) prowadzenie dokumentacji związanej z korespondencją pomiędzy Zarządem a Radą w zakresie opiniowania projektów uchwał Rady, przedkładania projektów uchwał Rady przygotowywanych przez Zarząd,
5) koordynowanie prac związanych z udzielaniem odpowiedzi na wnioski Komisji Rady oraz interpelacje i zapytania radnych kierowane do starosty lub zarządu, a także innych spraw związanych ze współpracą Zarządu i Rady,
6) opracowywanie sprawozdań z działalności Zarządu, w tym z wykonania uchwał podjętych przez Radę,
7) sporządzanie raportu o stanie Powiatu,
8) opracowywanie procedur wewnętrznych dotyczących działalności Zarządu
9) organizowanie i czuwanie nad terminowością uzgodnienia przez Członków Zarządu projektów aktów prawnych wnoszonych na posiedzenia Zarządu,
10) doręczanie uchwał Zarządu Wydziałom merytorycznym zobowiązanym do ich terminowego załatwiania oraz przekazywanie zainteresowanym decyzji, rozstrzygnięć i poleceń Zarządu,
11) udostępnianie informacji i dokumentów z posiedzeń Zarządu na wniosek osoby zainteresowanej, o ile nie narusza to przepisów odrębnych,
12) publikowanie uchwał Zarządu oraz innych informacji dotyczących prac Zarządu na stronach Biuletynu Informacji Publicznej,
13) prowadzenie rejestru aktów prawnych Starosty,
14) prowadzenie rejestru uchwał Zarządu,
15) prowadzenie rejestru udzielanych przez Starostę oraz Zarząd upoważnień i pełnomocnictw, a także przygotowywanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzenie ich ewidencji,
16) prowadzenie korespondencji bieżącej i okolicznościowej Starosty i Zarządu Powiatu,
17) kalendarium rocznic i uroczystości związanych z życiem społeczno-gospodarczym i kulturalnym mieszkańców Powiatu,
18) przygotowaniem spotkań organizowanych przez Starostę i Członków Zarządu Powiatu.

2. Kompetencje o charakterze ogólnym związane z doskonaleniem organizacji wewnętrznej i koordynowanie prac Wydziałów, w szczególności:

1) opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Starostwa, innych wewnętrznych aktów prawnych oraz ich aktualizacja,
2) opracowywanie i wdrażanie procedur wewnętrznych w Starostwie,
3) prowadzenie rejestru skarg, rejestru wniosków i rejestru petycji, koordynowanie w zakresie terminowości udzielania odpowiedzi oraz sporządzanie dla potrzeb Rady, Zarządu i Starosty analiz rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i petycji,
4) prowadzenie dokumentacji i opracowywanie odpowiedzi na skargi na Naczelników Wydziałów,
5) prowadzenie rejestru umów i porozumień zawartych w celu realizacji zadań Powiatu z wyłączeniem umów ze stosunku pracy, umów o organizację praktyk, wolontariat itp.
 
3. Kompetencje w zakresie obsługi kancelaryjnej Starostwa:

1) prowadzenie Kancelarii ogólnej Starostwa,
2) przyjmowanie, rozdzielanie oraz wysyłanie korespondencji i przesyłek,
3) obsługa tablic ogłoszeń,
4) prowadzenie rejestru rachunków wpływających do Starostwa, rejestru osób poszukiwanych, rejestru obwieszczeń i ogłoszeń,
5) udzielanie informacji w zakresie dotyczącym załatwiania spraw w wydziałach i komórkach organizacyjnych Starostwa.

4. Kompetencje w zakresie zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej, w tym udzielanie odpowiedzi na informację publiczną zgodnie z przyjętymi regulacjami w tym zakresie.

5. Kompetencje w zakresie organizacji spraw porządkowych:

1) zamawianie, prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych nagłówkowych i imiennych oraz ich bieżąca likwidacja i wymiana,
2) prowadzenie na zasadach obowiązujących w Starostwie spraw związanych z prenumeratą prasy, czasopism, dzienników urzędowych, fachowych publikacji, itp.,
3) prowadzenie ewidencji ogłoszeń prasowych oraz zamawianie ogłoszeń w prasie,
4) prowadzenie badań jakości obsługi klienta.

6. Kompetencje w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego Starostwa, w tym przyjmowanie akt z Wydziałów, dokumentacji zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.

7. Kompetencje w zakresie zamówień publicznych, określone w ustawie Prawo zamówień publicznych oraz innych ustaw i przepisów wykonawczych, w szczególności:

1) uczestniczenie w pracach komisji przetargowych powołanych do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych,
2) prowadzenie czynności doradczych w zakresie zgodności z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi udzielania zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych,
3) opracowywanie rocznego planu zamówień publicznych,
4) sporządzanie planu postępowań o udzielenie zamówień oraz jego aktualizacja,
5) przygotowywaniem sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych,
6) prowadzenie rejestru postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
7) kompletowanie materiałów źródłowych Wydziałów stanowiących podstawę do wszczęcia procedur określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych,
8) udzielanie wyjaśnień Wydziałom przy opracowywaniu materiałów źródłowych stanowiących podstawę udzielenia zamówień na dostawy, roboty i usługi,
9) przygotowywanie projektów regulaminów i innych przepisów wewnętrznych regulujących udzielanie zamówień publicznych.

8. Kompetencje dotyczące realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej:

1) wypłata świadczeń pieniężnych wynikających z ustawy o repatriacji,
2) współdziałanie z organizacjami społecznymi oraz stowarzyszeniami kombatantów i osób represjonowanych,
3) wypłata świadczeń pieniężnych posiadaczom Karty Polaka,
4) organizowanie na terenie Powiatu nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej, w tym zawieranie stosownych umów i porozumień oraz organizowanie otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych z zakresu nieodpłatnej pomocy prawnej.
 
9. Do zadań Wydziału należy organizowanie obsługi prawnej Starostwa, w tym rozliczanie umów związanych z powierzeniem obsługi prawnej podmiotom zewnętrznym uprawnionym do świadczenia usług prawnych, koordynowanie realizacji spraw przekazanych do realizacji tym podmiotom oraz wykonywanie zadań o charakterze administracyjnym dotyczących prowadzenia rejestru spraw prowadzonych przez te podmioty w elektronicznym systemie obsługi spraw i dokumentów.

10. Do pozostałych zadań Wydziału należy:

1) wydawanie zezwoleń na sprowadzanie zwłok i szczątków z obcego państwa w porozumieniu z właściwym inspektorem sanitarnym oraz wydawanie decyzji w sprawie przekazania zwłok do celów naukowych,
2) wykonywanie czynności związanych z bieżącym nadzorem nad Powiatowym Urzędem Pracy w Tarnowskich Górach,
3) przeprowadzenie oraz nadzorowanie procedury budżetu partycypacyjnego Powiatu,
4) obsługa techniczna Kapituły Nagrody „Orła i Róży”,
5) odbieranie ustnego oświadczenia ostatniej woli w obecności starosty lub sekretarza,
6) wdrożenie i realizacja procedury zgłaszania nieprawidłowości związanych z naruszeniem prawa oraz ochrony osób je zgłaszających.